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组织管理能力

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1.什么是组织管理能力[1]

组织管理能力是指管理者按照既定目标任务和决策要求,进行统筹安排,组建一套科学合理的组织机构和团队,把各种资源有效地组合起来,协调一致地保证领导决策顺利实施的能力

2.组织管理能力的内容[2]

组织管理能力主要包括善于经营、善于管理、善于用人、善于理财这四个方面。

1.善于经营

成功的经营者,不仅要有果敢的开拓创新精神,还必须精通经营之道,熟悉市场行情。要了解和掌握生产经营活动内容,学会生产经营的策略和手段,掌握信息要及时准确,对比选优要多设方案,不同意见要兼收并蓄。要懂得市场经营策略、销售策略、市场定价策略,熟悉生产经营的组织和管理。

经营之道,没有固定的模式,但从许多成功经营的理念和经验中可以总结、归纳出一些特点。如美国创业家协会把经营管理归纳为这样几点:力求创新,追求成长,确保合理和利润,以消费者为出发点,倾听消费者的意见,掌握良机,发挥特色等。

善于经营一般表现为以下几方面:

(1)慧识天时地利

在激烈的市场竞争中,取胜往往是通过经营来实现的。经营时,首先要考虑的是开业所在地的地理位置,考虑什么时候是消费者购买商品的最佳时间带。英国有位名叫查尔斯·福特的年轻人,为开设一家奶品店,看了三个店址,最后选择了要价最高且年久失修的一处。卖方问他原因何在,福特毫不隐讳地告诉他:自己带了秒表在每一处店址外面站了半天,计算来往的人数,结果,此处来往的人流量最大。对商品销售来说,利润取决于消费者的数量。

(2)形成自我风格

现代经营不可能动辄花大钱做广告,或搞有奖销售等形式来促销,而是要用新的风格和吸引力来扩大影响。科学的经营技巧是在熟悉社会消费心理的前提下产生的。

1989年,《人民日报》发表了一则消息:乔治·布什应邀在中国驻美大使馆作客时,指着手腕上的手表说:这是中国制造的“海鸥”表,是一位中国友人送给他的,已经戴了三年,走时准确。他曾戴着这块表去迈阿密海滩钓鱼,海水把他浑身打湿了,但手表走时毫无影响。当时的天津手表厂厂长见到这则报道后,立即通过美国驻华大使馆转赠布什夫妇一对新型“海鸥”双日历石英电子表,并向这对忠实用户致意。之后,各报纷纷报道或转登这则消息,“海鸥”手表名声大噪,生意兴旺。

(3)掌握经营诀窍

大凡善于经营的人,一般都有其经营成功的诀窍。这些诀窍因人而异,因事而异,可根据情况灵活应用。这里有两个事例值得借鉴。

1915年,巴拿马万国博览会开幕时,我国的茅台酒因包装“土气”而受到冷遇。展出时,茅台酒的经销人员灵机一动,故意摔破一瓶。顿时,香气四溢,使博览会的参观者为之倾倒。茅台酒从此名声大振。

日本西铁城钟表商为了在澳大利亚打开市场,提高手表的知名度和销售率,竟出人意料地采用直升飞机空投的方式,从高空把手表扔下来,落到指定的广场上,谁能拾到手表就送给谁。这一招果然引起轰动,因为手表从天空落下居然完好无恙,足见手表的防震性能很好。西铁城从此名声大振,很快就打开了销售市场。这是采用了“轰动效应”的经营技巧。

2.善于管理

经济核算的结果表明,即使是生产条件和资源投入相同,生产效率也会有差异。对个体产品来说,这种差异取决于劳动者的熟练程度,而对有赖于群体分工合作的产品来说,这种差异则取决于管理,且产品越复杂,参与劳动协作的越多,管理对效率的影响就越大。所谓管理,就是根据企业的内在活动规律,综合运用企业中的人力资源及其他资源,从而有效地实现企业目标的过程。善于管理,必须了解生产环节,掌握管理的窍门,精通经营核算,做好生产过程的组织、生产计划的编制、生产的调度、产品的质量控制等工作。

善于管理者一般具有如下特征:

(1)智于决策,即既能根据实际情况对生产经营中的有关问题及时作出正确有效的眼前决策,又能高瞻远瞩,作出富有远见的长期决策

(2)巧于组织,即能充分发挥全体成员的聪明才智,并且善于使用各类人才。

(3)精于授权,即能抓住关键,慎重决断,把琐细的日常事务工作分给下属处理。

(4)善于应变,即能够审时度势,随机应变,不抱残守缺,墨守成规。

(5)敏于求新,即对新事物、新环境、新观念、新技术、新方法具有极敏锐的感受力。

(6)敢于负责,即对本企业、对员工、对消费者以及对整个社会都抱有高度的责任感。

3.善于用人

在生产的诸要素中,人是最活跃的、起决定作用的因素,是企业能否发展的决定因素。成功的企业家无不讲究爱才、惜才、选才、用才之道。没有优秀的人才,也就没有优秀的企业。善于用人,就能调动人的积极性,使人尽其能,人尽其才,使个人的长处得到充分的发挥。要做到善于用人,必须统一指挥,权责相配,建立规章,管理民主,还必须论功晋升,按劳分配。美国管理学家布兰奇说过,一种市场经济活动能否取得辉煌业绩,归根结蒂就在于这一活动的组织者中是否有了不起的人才,也就是企业重用了人才没有。以人才来衡量企业的财富,要比用金钱来衡量企业的财富更有长远的意义。用人要会育人,用人要会留人,要知人善任,安排恰当,“好钢用在刀刃上”,做到用人不疑,让员工大胆施展才华。谨防任人唯亲、盲目培养自己的小集团,挫伤员工的积极性。

我国历史上因为善于用人而成就大业的典型事例数不胜数。刘邦能用人,成为汉朝的开国皇帝,项羽则因为不善用人,先后失去了韩信、陈平、范增等人,结果自刎乌江。刘邦在总结自己之所以能战胜项羽的原因时说:运筹于帷幄之中,决胜于千里之外,我不如张良;治国安民,供应军需,我不如萧何;统帅百万大军,战必胜,攻必克,我不如韩信。此三人乃人中豪杰,但我能用之,故我能得天下!人无完人,金无足赤。创业者个人的才能总是有限的,要在创业这个复杂的社会活动中获取成功,就必须有刘邦式的善于用人的才能。

4.善干理财

创业者要从事生产经营,获得利润,就必须善于理财。善于理财的实质就是使资金增值,它是事业成功的一个重要保证。理财是对资金运动过程进行正确的组织、指挥和调节,从而保证生产活动的顺利进行,减少劳动和物质资源的耗损,从而降低产品成本,提高资金利润率的过程。不言而喻,善于理财,能使资金增值,经济效益提高。俗话说:“吃不穷,穿不穷,算计不着必受穷。”“算计”即指理财。在商品经济条件下,创业者必须心中时刻装有一把算盘,每做一事,都要掂量一下是否有利于企业发展,有没有效益。大凡善于理财的经营者,不仅钱财用度节俭,出入谨慎,账目清明,而且有极强的盈利观念和资金时间、价值观念。

3.组织管理能力的特点[3]

(一)随机性

管理艺术的特点,在于它的弹性,它是管理者在处理随机事件中的一种变通能力。它不拘泥于规范化的程序去办事,而是按具体情况进行具体分析并善于随机应变,因地、因时、因人、因事、因势灵活机动去处理问题。当然,组织管理包含着原则性和灵活性,而不是放弃原则的随意性。无原则的所谓灵活,超过原则的让步和妥协,是错误的,如果把让步和妥协当成随机性,绝对不能称之为管理艺术

(二)经验性

管理艺术直接来源于管理者个人的阅历和通过实践积累得到的经验,来源于不同实践者不同的实践,它并非按照逻辑顺序和逻辑规则从理性的东西中推论而得出来的,而是每个人由自己所提炼、升华而成的。实践越多,积累的经验也就越多。

(三)多样性

在具体的实践过程中,我们常常可以看到,不同的人在处理相同的事情中,都有自己不同的办事技巧,而取得的效果往往是相同的或者是截然相反的,这说明组织管理具有多样性,不可能只是某一特定形式。

(四)创造性

组织管理能力体现了实践者正确地发挥主观能动性,更表现出他们积极的创新精神。不墨守成规,不因循守旧,在处理问题过程中的方法新颖、风格独特。一个才华出众、思想积极开拓的学生,在实践过程中常常会比别人有更大的创造性,敢于走前人未走过的路,大胆探索。

4.组织管理能力的作用[4]

组织管理能力的作用主要有以下三个方面:

(1)制定出适合本地区、本部门和本企事业单位的正确决策。决策是工作的指导方针,正确的决策决定企业的发展方向和前景,有着强大的吸引力和凝聚力,能调动下属的积极性。

(2)设计、建立和维持合理的组织结构,制定和执行一套必要的规章制度,把各方面的成员组织起来,发挥组织管理的职能

(3)实现决策目标。实施决策的过程中,需要领导者随时注意检查、监督、控制、反馈,不断完善决策方案,排除一切干扰。

5.组织管理能力的表现[5]

组织管理能力是一种综合能力,具体而言,主要表现为以下几种能力:

一、总揽全局的能力

领导者是不同行业部门的领导,他们在考虑问题、作出决策时必须从本单位全局出发。总揽全局就是眼观天下,胸怀全局。领导者应具有广阔的视野,能够统筹全局,善于掌握和驾驭全局的发展规律。

总揽全局就是在谋划、决策、管理时高屋建瓴。既能从事业工作的大局出发,又能结合自己单位的具体实际。总揽全局就是能把本单位事物的各个方面联系起来,从各种联系中把握事物本质,形成整体性的决策,保证整个领导活动有序地进行。

二、多谋善断的能力

领导者应多谋善断。“多谋”就是要多出主意、多出点子。“善断”就是要有战略头脑,能够在错综复杂的情况下正确、果敢地决定问题。

多谋善断体现在:

(1)能用创造性的思维方式看待事物。看到矛盾的一般性、普遍性和矛盾的具体性。透过现象看到本质,抓住事物的核心,作出新的判断。

(2)能通过多种方案的对比,选择最佳方案。

(3)能当机立断。不是谋而不断,优柔寡断,也不是轻率鲁莽,马虎从事,而是对看准的问题果断决策。

三、扬长避短的能力

领导者个人的能力非常重要,但个人的能力是有限的,领导者应具备扬长避短的人事组织能力,注意发挥领导集团的智能。

人的天赋、实践地位的不同和人的一生精力、时间的限制,造成了人皆有所长,亦皆有所短,有其所能,亦有所不能。领导者要多看各人的长处、优势,看每个成员能干什么,在分工授权时从各人的长处考虑,巧妙地调节领导集团中性格不同、志趣不同、风格各异、思路不一的状况,以达到相互弥补、协调一致,形成合力,从而保证领导集团的智力劳动得到高水平发挥。

四、果断指挥的能力

果断指挥能力是领导者在组织指挥中体现出来的一种随机决断能力。主要体现在:

(1)迅速制定阶段性计划。要求领导者能根据总的决策目标尽快提出切实可行的阶段性方案。

(2)有效地组织下属实施决策。领导者能够根据工作任务的要求和下属不同特长,分派任务、布置工作,最大限度调动下属的积极性,发挥整体效能。

(3)随机解决问题。领导者不仅能随时解决决策过程中出现的各种问题,而且能够追踪原来的决策目标进行不断调整和修改,这要求领导者必须具有随机决断的能力。

五、处理突发事件的能力

领导者处理突发事件的能力主要表现在:

(1)勇于面对突发事件。领导者不能惊慌失措,要临危不惧,处乱不惊,顶住压力,在这样的思想基础和精神准备下,冷静思考,谨慎果断地决策。

(2)迅速查明事件的原因。要求领导者在理智的基础上迅速查明事件的真正原因,准确地弄清事件的性质,趋势及发展后果,在此基础上提出解决办法。

(3)采取超常规程序办法。突发事件原因错综复杂,随机性大,决策具有很大的不确定性和风险性,这就要求领导者在现场根据情况决策,其决策要留有余地。

6.组织管理能力的建设[1]

组织管理能力的高低,取决于两个方面:一是管理者要建立一个合理的组织机构,有一个高效和谐的团队,这是组织管理的基础,也是组织管理能力的重要内容。二是管理者个人的能力与水平。所以,要提高组织管理能力,加强组织管理能力建设,就必须从这两个方面入手。

一、管理者要建立合理的组织机构与培育高效和谐团队

管理者能否建立合理的组织机构与培育高效和谐团队,是组织管理能力发挥的重要基础,也是组织管理能力的第一体现。

(一)建立合理组织的基本原理

1.目标一致性

组织结构的设计和组织形式的选择必须有利于组织目标的实现。任何一个组织,都是由它的特定目标决定的,组织中的每一部分应该都与既定的组织目标有关系,否则,它就没有存在的意义。同时,每一个机构又有自己的分目标来支持总目标的实现,则这些分目标就成为组织机构进一步细分的依据。为此,目标层层分解,机构层层建下去,直到每一个人都了解自己在总目标的实现中应完成的任务,这样建立起来的组织机构才是一个有机的整体,才能成为保证组织目标的实现奠定组织基础。

这一基本原理要求管理者在组织设计中要以事为中心,因事设置机构、设置职务,做到人与事高度配合,避免出现因人设事、因人设职的现象。

2.分工协调

按照提高管理专业化程度和工作效率的要求,把组织的目标分解成各级、各部门、各个人的目标和任务,使组织的各个层次、各个部门、每一个人都了解自己在实现目标中应承担的责任职权。有分工必然有协调,协调包括部门之间、部门内部的协调。分工协调原理可以这样来表述:组织结构的设计和组织形式的选择越是能反映目标所必需的各项任务和工作的分工,以及彼此之间的协调,委派的职务越是能适合于担任这一职务的人的能力与动机,其组织结构和形式就越是有效。组织结构中的管理层次的分工、部门的分工及职权的分工,各种分工之间的协调就是分工协调原理的具体体现。

3.管理宽度

管理宽度原理可以表述为:管理者有效地监督、指挥其直接下属的人数是有限的。管理宽度的限度取决于多方面的因素,例如工作的类型、主管人员以及下属的能力大小等等。因此,管理宽度是因组织、因人而定的。由于管理宽度的大小决定和影响着组织的层次,以及管理人员的数量等一系列重要的组织问题,所以,每一个管理者都应根据影响自身管理宽度的因素来慎重地确定自己的理想宽度。

4.权责一致

权责一致原理可以表述为:职权与职责必须相等。在进行组织设计时,既要明确规定每一管理层和各个部门的职责范围,又要赋予完成职责所必需的管理权限。职责与职权必须协调一致,要履行一定的职责,就应该有相应的职权,这就是权责一致原理的要求。只有职责、没有职权、或权限太小,则职责承担者的积极性、主动性会受到束缚,实际上也不可能承担起应有的责任;相反,只有职权而无任何责任,或责任程度小于职权,将会导致滥用权力,产生官僚主义等等。因此,在实际组织设计中要尽量避免这两种倾向。

5.统一指挥

统一指挥原理可以表述为:组织的各级机构和个人必须服从一个上级的指挥和命令,只有这样才能保证指挥和命令的统一,避免多头领导和多头指挥,使组织决策得以贯彻执行。根据这一原理,上级指示从上到下逐级下达,不许发生越级指挥的现象,下级只能接受一个上级的领导,只能向一个上级汇报并向他负责,这样就形成一个“指挥链”。在这个指挥链上,上级既能了解下属的情况,下属也容易理解上级的意图。就可以做到政令畅通,提高管理的有效性,而多头领导、政出多门,必然造成混乱。

6.集权与分权相结合

这一原理可以表述为:为了保证有效管理,必须实行集权与分权相结合的领导方式。工作中该集中的权力集中起来,该下放的权力就下放给下级,这样才能加强组织的灵活性和适应性。如果事无巨细,把所有权力都集中在自己手上,不仅会使管理者淹没于事务之中,顾此失彼,而且还会助长官僚主义、命令主义,忽视组织战略性、方向性的大问题。因此,管理者必须将与下属所承担职责相应的职权授予他们,使下属有职、有权、有责,这样可以充分发挥下属的聪明才智,调动他们的积极性,保证管理效率的提高,也可以减轻管理者的负担,集中精力抓大事。

作为管理者,应当根据以上原理建立合理的组织机构,确保组织目标的有效实现。

(二)重视非正式组织

随着组织结构的建立,一个正式组织就形成了,为组织管理提供了组织基础。但是任何正式组织中都伴随着非正式组织。非正式组织是在组织成员之间感情相投的基础上,由于现实观点、爱好、兴趣、习惯、志向等一致而自发形成的结伙关系。它对于正式组织目标实现有着重要影响作用,能否有效地利用非正式组织为正式组织实现目标服务,是组织管理能力的重要内容。所以,组织能力建设的重要内容之一,就是要求管理者能够正确认识非正式组织,能够有效的掌控非正式组织。

要有效的掌控非正式组织,使之为正式组织实现目标服务,必须充分了解非正式组织的两大特点:

(1)非正式组织在满足组织成员个人心理和感情需要上,比正式组织更具有优越性。所以应该发挥非正式组织比正式组织具有更强的凝聚力的作用。

(2)非正式组织形式灵活,稳定性差,覆盖面广,几乎所的正式组织成员都介入到某种类型的非正式组织之中。

根据以上特点,管理者在组织工作中应有意识、有计划地促进某些具有较多积极意义的非正式组织的形成、发展,使其成为正式组织的辅助。在时机成熟和条件许可的情况下,也可将其中一些转化为正式组织,使其成为组织工作中所设计和保持的组织结构的有机组成部分。

(三)培育高效和谐团队

建立了正式组织,也重视了非正式组织,但要将团队建成高效和谐团队,还应遵循以下原则:

1.核心能力培育的原则。团队是能力放大机制,而能力放大需要具有相应的核心能力,没有核心能力,团队不过是一个散乱的“群体”而已。

2.规模适当原则。构造团队时,要使它形成核心能力的单位规范,以增强复合组织中的可匹配性。团队之间也需要在功能上的互补,不能失衡。

3.工作责任制。一个科学合理的团队,需要制定和执行一套严密的、科学的规章制度,使人们的行为规范化、制度化。

4.人本主义原则。建设团队,必须把人放在中心地位,人既是考虑组织活动的出发点,又是考虑组织活动的立脚点,而不能压抑人性。

二、提高管理者的组织管理能力

管理者的组织管理能力,除了体现在建立机构、团队建设之外,还充分体现在个人的综合素质与综合能力之上。个人组织管理能力是管理者学习能力、判断能力、决策能力、实施能力、协调能力等的集合,不是单一的某种能力的体现。所以,提高管理者的组织管理能力,必须从多方面努力,从多种能力的提高人手。这里就主要的几个方面进行讨论,探索提高组织管理能力的途径。

(一)增强学习能力是提高组织管理能力的基础

管理者的组织管理能力来自于学习,从书本上学习,从实践中学习。学习能力的强弱,直接决定着管理者组织管理能力的强弱。要想提高组织管理能力,首先是提高管理者的学习能力。

学习能力的提高既是在不断学习中自然而然的过程,也是一个有意识的培养过程。作为管理者可采取以下方法来提高自己的学习能力:

1.制订好学习计划、专心致志

作为管理人员应当根据工作要求及个人情况,制订出学习内容、目标、进度等。有所选择,有所规划,有的放矢。“百学须先立志”,要树立志向、志气、志趣,长期坚持,学有所为。

2.善挤时间、讲究方法

作为管理人员工作与学习的矛盾是非常突出的,能否善于利用时间,挤出时间来学习,是学习能否取得成效的关键。在有限的、宝贵的时间中,还必须讲究学习方法,学习方法是到达知识彼岸的桥梁。学习方法科学,事半功倍;方法不当,事倍功半甚至无功而返。长期以来,人们总结出了许多学习方法和经验,如循环学习法、纲要学习法、发现学习法、程序学习法、模仿学习法、比较学习法等。我们可以从中选择适合的方法加以运用。

3.提高效率、学以致用

学习要讲求效率,其衡量标准有时间标准、数量标准、结构标准等。学习的目的是用,所以要重视从实践中去学,借鉴别人的经验,善于从中总结提高领导水平。

(二)增强判断能力是提高组织管理能力前提

判断能力强,意味着把握了更清晰和更广泛的理解与判断事物的标准,也就能更快地作出准确无误的判断。判断能力是组织管理能力的前提条件,当不能正确判断事物的时候,就无法决策,也就根本谈不上管理了。所以,提高判断能力是提高组织管理能力的前提。提高判断能力既需要理论上加以训练,又需要在工作实践中不断提高。

1.掌握正确运用各种类型的判断逻辑形式的必要知识是提高判断能力的理性途径

判断是逻辑学中的一个重要内容,学习和掌握各种类型逻辑形式的知识,是培养和提高判断能力不可缺少的条件。熟悉逻辑并善于应用的人,在判断时必定思路清晰,是非分明,从而作出最佳选择。

2.加强个人思想修养是提高判断能力的重要途径

判断能力与个人品质紧密相连,不唯书、不唯上、有自信、敢创新,是判断能力的基本要求。无私、无畏,才能作准确的判断。

3.努力参与社会实践是提高判断能力的根本途径

参与各种社会实践,可以从中学习和总结许多提高判断能力的方式方法。如借“定势”判断、细心观察法、宏观判断与微观判断相结合的方法。

4.不要轻易判断他人,正确判断自己

在管理工作中不能以貌取人,仅凭第一印象就对一个人下判断。要听其言,观其行。而对待自己,则要有自知之明,不能过于自信,自我欣赏。也不能过于悲观,缺乏自信。

(三)增强决策能力是提高组织管理能力的核心

决策能力是组织管理能力的核心,提高组织管理能力最重要的就是要提高决策能力。

1.提高决策素质是首要

决策者是决策活动的主体,任何决策活动都离不开决策者的参与。决策者要作出正确的决策,必须不断提高自身的思想品质修养、知识能力修养、性格气质修养、情绪情感修养等。

2.掌握决策原则

决策的基本原则有求实原则、系统原则、民主原则、可行原则、创新原则等。求实原则要求领导者决策符合客观实际;系统原则要求领导者决策必须在综合一切信息的基础上考虑各种情况并提出相应的解决方案;民主原则要求决策者必须按照科学、透明的程序在集体智慧的基础上作出决策;可行原则要求领导者决策是可以在实践中实施的;创新原则要求领导者决策必须以新的思路去解决新的问题。

3.优化决策程序

领导者在决策时,不仅要按照一般程序来进行,而且要尽可能根据科学高效原则减少一切不合理环节,在决策过程中要注意优化每一个环节,在各种方案中进行优选。

4.掌握科学的决策方法

决策是有方法可循的,按照不同的决策类型,应当选择不同的决策方法,常见的可分为定性决策和定量决策两大类。领导者可根据情况适当选择或综合使用,要在实践中体会各种决策方法的优缺点,对其中一些适合自身的决策方法能够运用自如。

(四)增强协调能力是提高组织管理能力的关键

领导协调是组织管理工作中经常性的工作。包括协调与上级的关系、与下级的关系、与同级的关系,各种关系的协调不可有固定的模式,要因势利导,针对不同对象在方法上有所不同,有所选择。但其基本的方法有:

1.疏通阻塞

各种不协调的现象的出现,大部分是因为信息阻塞引起的。领导者要善于疏通阻塞。重大问题先协商后再决策,一般问题先通气后再执行,暂时有分歧的就冷处理,善于等待,疏通关节。

2.多商量

商量是协调最重要的环节。领导者要用平等的态度对待别人,不要强加于人。既然是商量,无论对方和自己的关系如何,地位如何,都要把对方摆在平等的地位。

3.化解矛盾

领导者无时无处不生活在矛盾中,诸如利益冲突、心理冲突、角色冲突、职权冲突、目标冲突等。要正视矛盾,要善于化解矛盾。可采用以冷制热法、含糊处理法、春风化雨法、接受时间法、彼此退让法。

4.保持平衡

各种社会关系需要互相依赖,竞争与合作是一种平衡。领导者要从总体上把握平衡,在坚持原则的前提下追求平衡,从动态中寻求平衡。要团结所有团队成员形成一个相互配合的组织,形成和谐的人际关系。

此外,要提高组织管理能力还需要增强应变能力、执行能力、理财能力、用才能力等等。

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