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物流信息管理

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1.什么是物流信息管理

物流信息管理是指运用计划组织、指挥、协调、控制等基本职能物流信息搜集、检索、研究、报道、交流和提供服务的过程,并有效地运用人力、物力和财力等基本要素以期达到物流管理的总体目标的活动。

物流信息管理作为一个动态的发展的概念,其内涵和外延不断随着物流实践的深化和物流管理的发展而不断发展。在物流信息管理的早期主要是采用人工方式进行管理,当计算机出现之后,伴随着信息技术的发展出现了基于信息技术的物流信息系统。物流信息系统是利用计算机技术和通信技术,对物流信息进行收集、整理、加工、存储、服务等工作的人―机系统。企业的信息处理最初主要限于销售管理和采购(生产)管理,自60年代后半期以来,为适应市场竞争的激化、销售渠道的扩大和降低流通成本需要,在物流系统化的同时,物流信息处理体系的完善也取得了很大的进步。特别是电子计算机和数据通信系统的进步,显著的提高了物流信息的处理能力。电子计算机和通信系统的利用,使物流信息系统达到了迅速的进行远距离信息交换并处理大量的信息,并且对商流会计处理,经营管理也起着非常重要的作用。

2.物流信息管理的内容

物流信息管理就是对物流信息资源进行统一规划和组织,并对物流信息的收集、加工、存储、检索、传递和应用的全过程进行合理控制,从而使物流供应链各环节协调一致,实现信息共享和互动,减少信息冗余和错误,辅助决策支持,改善客户关系,最终实现信息流资金流、商流、物流的高度统一,达到提高物流供应链竞争力的目的,其主要内容如下:

一、信息政策制订

为了实现不同区域、不同国度、不同企业、不同部门间物流信息的相互识别和利用,实现物流供应链信息的通畅传递与共享,必须确定一系列共同遵守和认同的物流信息规则或规范,这就是物流信息政策的制订,如信息的格式与精度、信息传递的协议、信息共享的规则、信息安全的标准、信息存储的要求等等,这是实现物流信息管理的基础。

二、 信息规划

即从企业或行业的战略高度出发,对信息资源的管理、开发、利用进行长远发展的计划,确定信息管理工作的目标与方向,制订出不同阶段的任务,指导数据库系统的建立和信息系统的开发,保证信息管理工作有条不紊地进行。

三、 信息收集

即应用各种手段、通过各种渠道进行物流信息的采集,以反映物流系统及其所处环境情况,为物流信息管理提供素材和原料。信息收集是整个物流信息管理中工作量最大、最费时间、最占人力的环节,操作时注意把握以下要点:首先,收集工作前要进行信息的需求分析。明确了解企业各级管理人员在进行管理决策和开展日常管理活动过程中何时、何处以及如何需要哪些信息,确定信息需求的层次、目的、范围、精度、深度等要求,实现按需收集,避免收集的信息量过大,造成人、财、物的浪费,或收集的信息过于狭窄影响使用效果等。其次,收集工作要具有系统性和连续性。要求收集到的信息能客观地、系统地反映物流活动的情况,并能随一定时间的变化,记录经济活动的状况,为预测未来物流发展提供依据。第三,要合理选择信息源。信息源的选择与信息内容及收集目的有关,为实现既定目标,必须选择能提供所需信息的最有效信息源。信息源一般较多,应进行比较,选择提供信息数量大、种类多、质量可靠的信息源,建立固定信息源和渠道。第四,信息收集过程的管理工作要有计划,使信息收集过程成为有组织、有目的的活动。

四、 信息处理

信息处理工作,就是根据使用者的信息需求,对收集到的信息进行筛选、分类、加工及储存等活动,加工出对使用者有用的信息。信息处理的内容如下:

1.信息分类及汇总。按照一定的分类标准或规定,将信息分成不同的类别进行汇总,以便信息的存储和提取。

2.信息编目(或编码)。所谓编目(或编码)指的是用一定的代号来代表不同信息项目。用普通方式(如资料室、档案室、图书室)保存信息则需进行编目,用电子计算机保存信息则需确定编码。在信息项目、信息数量很大的情况下,编目及编码是将信息系统化、条理化的重要手段。

3.信息储存。应用电子计算机及外部设备的储存介质,建立有关数据库进行信息的存储,或通过传统的纸质介质如卡片、报表、档案等对信息进行抄录存储。

4.信息更新。信息具有有效的使用期限,失效的信息需要及时淘汰、变更、补充等,才能满足使用者的需求

5.数据挖掘。信息可区分为显性信息和隐性信息,显性信息是可用语言明确表达出来的、可编码化的信息,隐性信息则存在于人头脑中的个人的行为、世界观、价值双和情感之中,往往很难以某种方式直接表达出来或直接发现,也难于传递与交流,但隐性信息具有可直接转化为有效行动的重要作用,其价值高于和广于显性信息。因此,为了充分发挥信息的作用,需要对显性信息进行分析、加工和提取等,挖掘出隐藏在后面的隐性信息,这就是数据挖掘的任务。数据挖掘包括数据准备、数据挖掘、模式模型的评估与解释、信息巩固与应用等几个处理过程。首先通过数据准备对数据库系统中的积累数据进行处理,包括选择、净化、推测、转换、缩减等操作,然后进入数据挖掘阶段,依据有关目标,选取相应算法参数,分析数据,得到形成隐性信息的模式模型,并通过模式模型的评估与解释,依据评估标准完成对模式模型的评估,剔除无效、无用的模式模型,最后在隐性信息的巩固与运用中,对形成模式模型的隐性信息做一致性检查,消除其中的矛盾与冲突,然后运用数据分析手段对挖掘出的信息做二次处理,形成专业化、可视化、形象化的数据表现形式,这个过程是一个不断循环、反馈、完善的过程。

五、信息传递

信息传递是指信息从信息源发出,经过适当的媒介和信息通道输给接收者的过程。信息传递方式有许多种,一般可从不同的传递角度来划分信息传递方式。(1)从信息传递方向看,有单向信息传递方式和双向信息传递方式。单向信息传递是指信息源只向信息接收源传递信息,而不双向沟通交流信息;双向信息传递是指信息发出者与信息接收者共同参与信息传递,双方相互交流传递信息,信息流呈双向交流传递。(2)从信息传递层次看,有直接传递方式和间接传递方式。两种传递方式的区别是信息源与信息接收者之间,信息是直接传递,还是经其它人员或组织进行传递。(3)从信息传递时空来看,有时间传递方式和空间传递方式。信息的时间传递方式指信息的纵向传递,即通过对信息的存贮方式,实现信息流在时间上连续的传递。空间传递方式指信息在空间范围的广泛传递。由于现代通信技术的发展,电视传真、激光通讯、卫星通讯等等手段,为信息的空间传递创造了条件。(4)从信息传递媒介看,有人工传递和非人工的其它媒体传递方式。

六、 信息服务与应用

服务与应用是物流信息资料重要的特性,信息工作目的就是将信息提供给有关方面使用。物流信息的服务工作主要内容有以下几方面:

1.信息发布和传播服务。按一定要求将信息内容通过新闻、出版、广播、电视、报刊杂志、音像影视、会议、文件、报告、年鉴等形式予以发表或公布,便于使用者搜集、使用。

2.信息交换服务。通过资料借阅、文献交流、成果转让、产权转移、数据共享等多种形式进行信息的交换,以起到交流、宣传、使用信息的作用。

3.信息技术服务。包括数据处理、计算机、复印机等设备的操作和维修及技术培训、软件提供、信息系统开发服务等活动。

4. 信息咨询服务。包括公共信息提供、行业信息提供、政策咨询、管理咨询工程咨询、信息中介、计算机检索等,实现按用户要求收集信息、查找和提供信息,或就用户的物流经营管理问题,进行针对性信息研究、信息系统设计与开发等,帮助用户提高管理决策水平,实现信息的增殖和放大,以信息化水平的提高带动用户物流管理水平的提高。

3.物流信息管理的发展趋势

 随着知识经济的形成、发展和电子商务的兴起,人工智能知识发现技术的出现,人类的信息分析、信息处理水平获得了明显的提高,物流经营模式、运行机制、组织结构等发生了深刻的变化,物流信息管理产生了一些新的特点,其主要发展趋势为:

1.信息管理知识管理的发展。

信息技术的进步,使得信息与信息、信息与活动、信息与人、信息与组织得以连结,信息能够通过数据挖掘转换为知识,实现知识共享和知识管理。其结果是"以人为本"的信息管理主线得到充分体现,集体智慧和创新能力的作用得到加强,人力资源、信息技术、市场分析乃至企业的经营战略得以统一,促进了物流供应链管理的提高。

2.BPR(企业流程重组)向BT(Business Transformation,企业转型)的发展。

如果说BPR是以信息或其它目标为中心,进行流程的再设计、排列以及重组,那么BT则涉及到组织结构的调整、业务流程企业文化建设等很多方面,从内部的工作流程再设计,到跨部门的工作流程再设计,再到打破组织界限的外部业务网络建立的发展过程,它是一种脱胎换骨的改造,实现了企业从有形方面到无形方面的信息化,专注于减少成本,不断开辟新领域(信息产业),创造新价值(信息价值),它显示了未来企业革命的方向,因此不可避免地成为未来信息管理的发展重点。

3.MRP(物料需求计划)向价值链管理的发展。

经济一体化导致企业物流运营方式的变化,从以产品结构的物料需求为中心的MRP到以企业生产经营活动有关的所有资源为中心的MRPII(制造资源计划),再到以企业内部资源与外部资源(如供应商制造资源)整合为中心的ERP(企业资源计划),再到 SCM(供应链管理)、CRM(客户关系管理),企业关注的重心逐渐从物流转到信息流再到价值流,信息管理也从对企业内部的关注转移是企业间合作的关注,价值链管理成为信息管理的核心内容。即以内外部业务框架为基础,对信息使用和需求在企业战略中的应用进行管理,同时也对信息的来源和用户进行管理,最终目的是促进价值链的增值。

4.DSS(决策支持系统)向VO-M2IDS(面向虚拟组织的人机智能化决策系统)发展。

作为信息应用的一种高级形式,决策支持的环境发生了一系列变化,如多媒体数据库和可视听、可视化技术、面向对象方法、人工智能等技术的出现,虚拟组织正成为未来物流企业的组织、管理方式等,导致传统的DSS到 GDSS(群决策支持系统)、到DDSS(分布决策支持系统)、到IDSS(智能决策支持系统)等再到面向虚拟组织的人机智能化决策系统的发展,以适应新的复杂决策环境,实现人机关系的准确把握,为新环境下的物流信息管理提供强有力的支持。

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