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知识共享

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1.知识共享的定义

知识共享是指员工彼此之间相互交流的知识,使知识由个人的经验扩散到组织的层面。这样在组织内部,员工可以通过查询组织知识获得解决问题的方法和工具。反过来,员工好的方法和工具通过反馈系统可以扩散到组织知识里,让更多的员工来使用,从而提高组织的效率。

2.阻碍知识共享的因素分析

1.个体的心理因素

个体拥有的知识,特别是隐性知识往往是其长时间所积累的独特的经验知识,一般他们不愿意将其与他人无偿分享。在竞争日趋激烈的组织环璄中,个体所感受的竞争压力使他们认为自己所拥有的知识是自己在组织中价值和地位的保证,如果将所拥有的知识倾囊授予他人,将失去这种独特的竞争优势,那么个体本身的利益无法得到保证。

2.组织文化和制度因素

在组织文化及制度方面,传统的中国企业文化在评估其工作成果时一般认同拥有独特能力的人,就象师傅对跟自己学习多年的徒弟往往也要保留一手绝活,更何况是其它不相干的人呢。另外在制度方面,许多企业也不能对知识共享的个体利益给予保障,组织中的个体缺乏对共享其知识的信任。因此,知识不能共享的这种问题,也深刻地体现在我国的企业里,相当多企业往往离不开其“一把手”能人,一个原本赢利丰厚的企业在其“一把手”换人之后却很快陷入困境。在某种意义上来说,知识不能共享并转化为组织的资源及竞争优势是其中一个重要因素。

3.信息技术误区

随着信息技术的发展,知识管理活动在深度和广度方面都有了很大程度地增长,应该说成功的知识管理离不开信息技术的支撑。然而,许多组织的决策者由于缺乏对知识管理共享内涵的理解,错误地认为只要信息系统部门建立了知识管理系统,知识的共享便会水到渠成。事实上成功的知识共享远不只是信息系统,信息技术更多地聚焦于能够在数据库中进行共享管理的知识,这类知识是能够文件化的,更多的是显性知识,却令人遗憾地忽略了隐藏的绝大部分隐性知识。

3.知识共享的基本方式

从组织中知识的来源看,组织知识的最主要的原始来源是个人知识,而个人知识的隐性化程度最高,所以个人知识的共享最不容易。个人之间有两种交流知识的形式:文档交流和直接交流。Hansen等人认为,根据个人知识不同的交流方式,组织知识的共享可以分为两种:编码化方法和个人化方法。

1.编码化方法

指组织通过内部的管理机制沟通渠道,将个人知识复制成较为显性的知识表现方式,如工作流程,或进一步表达成数据库的形式。这种方法中,信息技术将发挥重要的作用,用以存储编码化的信息。作为一种员工与知识进行交流的工具,编码化方法的基本思想是将解决问题所需的知识标准化。

各个组织都或多或少地利用了知识编码方法来提高效率,而方便员工使用的知识编码体系是编码化知识共享成功的基础。在编码化的方法中,知识共享的编码体系可以有两种形式:工作流程和数据库。组织可以根据知识的可编码程度,以及知识本身的性质,将知识编码成工作流程或数据库的形式。编码化的工作流程将知识嵌入到组织的业务流程、信息流程等,将工作流程编码化、规范化甚至标准化。而数据库形式是最显性的表达知识的方法,知识通过编码进入数据库后,就可以方便地被其他组织内部成员使用。

2.个人化方法

指将没有掌握某种知识的人和掌握该知识的人紧密地联系在一起,知识的共享主要通过人与人之间的直接交流。如处理战略性课题时,由于问题本身复杂又不具有重复性,通过咨询专家之间的交流有助于提高效率。实施个人化方法的基本思想是根据要求,将具有不同领域知识的人组成一个团队,通过团队成员间的相互交流解决问题。

根据个人之间的交流方式的不同,将个人化方法分为两种:人—人和人—连接—人。人-人方式指个人之间直接进行交流,面对面或者通过电于邮件等媒介实现信息共享。这种方法适用于个人之间比较了解,可以直接确定谁对某个领域比较熟悉的情况。人—连接—人方式指个人之间通过一种连接工具进行接触,如一张记录所有专家的研究领域的列表,还可以是一个联络小组,专门负责帮助组织内部员工寻找所需求的专家。

4.组织内知识共享策略

1.创立组织知识共享的文化,在员工之间建立相互信任的关系

人与人之间的交往和沟通、知识的交流和转移以相互信任为基础,正如Putnam所指出的那样:“一个普遍交往的社会要比相互间缺乏信任的社会更有效率,信任是社会生活的润滑剂。”一方面,从知识的转移来看,尤其是第二类隐性知识,它很难通过正式的网络进行有效的转移,而只有通过紧密的、值得信赖和持续的直接交流等非正式网络才能实现隐性知识的传递。而知识有效转移的前提条件就是知识转移的双方必须相互信任;另一方面,人与人之间的相互信任能有效降低任何一方采取机会主义的可能性,从而提高人们合作的效率。但是,由于我国传统文化的影响,除血缘关系外,人与人之间的信任度比较低,因此,需要在组织中建立新型的组织文化

组织文化是组织及其员工行为准则的判断标准和体系,它时刻指导着组织及其员工的行为。组织文化的核心是价值观组织文化的建立应以有利于知识共享的价值观为指导,并使这样的价值观融合于组织和组织员工的价值观之中。

2.降低组织成员知识基础的差异性,减少由于员工对知识共享评价的差异性带来的损失

组织人力资源管理部门应有计划性和前瞻性,在人员招聘、职责描述、帮助新成员内部化和人员匹配等环节中,明确组织职位对成员知识基础的要求,并努力了解员工完成工作所需的相关知识,确保员工具备完成职责所需的基础知识,使全体员工对本企业所需的各种知识有所了解。此外,组织在设计知识管理系统时,应设计合理的激励系统,促进并奖励知识共享,阻止并惩罚对可完整转移知识的隐藏行为。在考评员工时,要注意考虑他向同事转移了多少有用的知识、在团队工作中起到的作用,及对企业知识创新的贡献等。企业制度应能让员工看到并享受到将自己的知识与他人共享带来的利益。

3.设定原则,甄选具有潜在价值的共享知识

知识管理的目标是实现组织总体的发展战略,因此知识共享的过程也必须以实现组织战略目标为前提。对共享知识的甄选非常复杂,可以通过以下几方面来进行。

(1)分析组织的长期规划和目标。通过组织战略目标和核心竞争力的分析,寻找为完成组织战略目标所必须的关键活动和关键业务,形成关键活动和业务的工作流程,以此作为甄选和评价具有潜在价值的知识的出发点。

(2)对关键活动和业务流程进行分解,寻找为完成这些活动和业务所必须的知识,显示知识杠杆点。在企业关键业务活动中,能够利用知识带来效益,并对实现组织发展战略和长期规划有重要贡献的知识称为知识杠杆点。知识杠杆点是企业知识管理的重点,也是对企业今后发展具有重要作用的关键知识。

(3)发现知识杠杆点中的有关人员。人员是知识共享的核心,也是知识共享和知识管理成功实现的保证。通过访谈相关人员,主要是独当一面的关键人员,获得组织知识库和知识专家的位置。

(4)根据知识分类确认知识在组织中存在的形式和发挥作用的情况。对于显性知识,如技术文档、产品说明、市场规划等,指出其存在的位置、获取的方法、知识的简单描述等。对组织中的隐性知识要作出统计和描述,包括知识背景、知识网络、知识与组织之间的关系等,并分析这些知识在组织发挥作用的情况。

以组织本身、顾客和业务伙伴的作业流程为线索,将组织现有知识与为实现组织目标所需知识进行对比,找出组织目前知识存在的不足,并结合知识杠杆点,以此作为甄选和评价组织知识潜在价值的标准。

5.企业知识共享的正效应[1]

企业知识共享的本质是以打破不同知识拥有者之间的壁垒为基础,实现知识在一定范围内的自由流动和使用,使组织降低知识获取成本,并有利于知识的应用与创新,因而企业知识共享具有明显的正效应。

1.企业内部知识共享增强企业获取知识的有效性。

企业新的经营机会可能来自于企业内部或外部的知识和技术。尽管两方面的知识和技术都很重要,但是企业仅仅依靠吸收外部的知识是不够的,企业利用外部知识的能力对保持企业持续的竞争优势而言并不充分,这是因为外部知识也可以被其他企业所理解。相比较而言,内部知识并不是可以广泛地被其他企业所理解,因而是构成企业持续竞争优势的基础。帕维特(Pavitt)的研究证明了内部知识相对于外部知识的重要性:在英国1945至1979年间的3013项重大创新中,几乎59%的创新都是基于来自创新企业内部的知识;在某些产业中如燃料、铝业、机动车以及纺织业中,内部技术创新几乎占总创新数量的70%。因此,内部知识对企业活动来说是至关重要的。在企业内部将某个部门的最好做法转移到其他部门以增进知识的应用,这是企业取得优良绩效所必需的。由于知识的内部转移比外部转移更少地受到保密性、合法性等制约,在其他条件相同的情况下,内部知识共享是较快、复杂性较小的。因此,在快速变化的市场竞争中,企业必然越来越求助于内部共享知识的能力。

2.企业内部加强知识共享可以防止知识流失。

根据Delphi咨询机构的调查报告,仅有12%的企业内部信息和知识在需要时很容易被人们获取;46% 的信息则以纸张和电子文件的形式存在,虽然在理论上它们很容易被分享,但是由于各种原因(如各方信息的数据格式不兼容、纸张文件和电子文件转换困难)使真正的信息交流难以做到;剩余42%的信息则存在于员工们的大脑之中。在知识型企业中,存在于员工头脑中的知识比例更高。这一事实说明,一旦那些既有专业知识、又有一定工作经验、能独挡一面的专业技术人才离开企业,他们就会将大量的行业信息和科技成果甚至用户带走,给企业发展带来严重损失。企业内部开展知识共享,鼓励员工将自己的知识和宝贵的经验与他人分享,存储于企业知识库中,成为企业知识的一部分,这样可以降低知识的独占性给企业带来的经营风险

3.知识共享是进行知识资源配置的重要手段。

知识只有被人掌握才能直接应用于经济活动,某一时刻掌握知识的人及掌握知识的人所处的位置决定了知识的可使用规模及知识的使用方向。然而企业中知识的分布与企业对知识的需求分布很少一致,工作、人和知识常常处于不匹配的状态。作为配置知识资源的两个手段,人的流动和知识的共享各有特点,人的流动比较快捷,但人的流动将使包括环境知识在内的部分知识失效;而知识的共享比较缓慢、成本较高,但知识共享可以实现知识的重新组合,增加人力资本,提高工作效率。对企业来讲最大的竞争财富是员工的判断力和经验,但目前仅仅把重要知识消极地存储在个体大脑中已经远远不够了。劳动力的流动速度加快、教育水平下降以及业务变化频繁,都意味着不能再依赖于个体员工所表现出的洞察力了。因此,无组织地分散在员工队伍里的知识必须通过杠杆作用提高到企业的层次上来。在企业层次上,因整体利益的一致性并通过有效的管理,就能够更好地获取、综合、增加并延展学习。企业组织和员工个体都必须在企业的不同功能和层次上快速而有序地学习知识。

4.知识共享提高了组织的核心竞争力。

在新经济时代,组织的核心竞争力首先来自于持续不断的创新能力。当企业面对经济的全球化,与技术发展潮流保持同步的唯一方法就是充分利用集体知识优势。由于存在员工与员工之间的知识壁垒,如果一个企业能够整合比别的企业更多的创新资源,那么它的竞争力将会更大。不论通过何种途径,人类知识的创造,是隐性知识和显性知识互动的过程。在知识创造过程中,不同思想的交融和知识的再利用是基本的特征。在具有不同的背景、观点和动机的人们之间进行知识共享,这是组织知识创造的关键步骤。知识创造通过利用组织成员的专业知识,通过学习,扩展了组织的能力。知识产生于知识共享的过程之中,而且交流和共享越丰富产生出来的知识就越多。在许多有形、无形的知识实现共享之后,围绕着组织的核心能力,创造出大量的知识资产,如专利、著作权商业模式等,使得组织的核心能力得到增强。

6.企业知识共享的负效应[1]

虽然企业知识共享具有显著的正效应,但是像其他事物一样,作为事物的另一面,它也具有不可避免的负效应。这种负效应主要表现在以下两方面:

1.导致部分员工在知识共享过程中出现“搭便车”现象。

“搭便车”现象是指企业中的某些员工出于利己主义的目的,保留自己的专有知识,而在知识共享的旗号下,利用企业知识共享提供的平台,借其他员工根据知识共享的目的贡献自己的专有知识之机,学习并掌握对己有用的关键性专有知识,减少自身知识创新的投资,谋求私利的行为。这种负效应将会引起员工在知识共享中的不平等和员工之间对知识资源的争夺,同时也必将产生巨大的离心力,严重削弱组织的凝聚力。产生“搭便车”负效应的原因主要有两个:

(1)“搭便车”现象的必然性分析。

“搭便车”现象的必然性是由企业本身具有的特点决定的。企业是由员工组成的,构成企业的最小单位是员工个体。虽然组织力图通过知识共享实现整个组织的目标,但是由于每个具有独立个人身份的员工具有自己独立的切身利益,这使得某些成员对自身利益的关注超过了对企业整体利益的关注 。结果导致他们为尽力降低获得知识的成本,在企业知识共享时产生了“搭便车”的欲望,这是企业知识共享过程中出现“搭便车”现象的必然性。

(2)“搭便车”现象的可能性分析。

“搭便车”现象的可能性是由知识本身具有的特点决定的。知识本身具有两个重要的特点:一是增加知识消费与增加其他资源的消费不同,增加知识消费所带来的边际成本为零,因此“搭便车”的员工参与企业知识共享不受经济学传统的要素边际收益递减规律的影响,相反却使“搭便车”的员工要素边际收益递增。二是知识具有较强的外部性,较容易由一个知识共享主体向另一个知识共享主体扩散,因此“搭便车”的员工在知识共享的旗号下不需要向拥有专有知识的相关人员付出多少成本即可获得自己所需要的知识 。结果导致知识共享中的“搭便车”行为极易发生,这是企业知识共享过程中出现“搭便车”现象的可能性。

2.影响企业知识共享的安全性。

在企业知识共享过程中,涉及企业知识安全的问题。无限制的知识共享很可能造成组织知识的大规模外流,尤其是企业商业秘密核心技术,由于难以保证没有跳槽者和背叛者,一些员工在诱惑之下可能将核心技术和企业关键知识对外传播,甚至有可能在企业内部员工中,就混有竞争对手的信息“侦探”。一旦组织的核心技术被其他企业所掌握,组织就会在激烈的市场竞争中失去赖以生存和发展的竞争优势。

7.克服企业知识共享负效应应采取的主要措施[1]

企业知识共享的负效应不可避免地影响贡献知识的员工的积极性,进而破坏整个组织的知识共享。因此,在努力发挥企业知识共享正效应的同时必须努力克服其负效应。针对上述产生知识共享负效应的原因,应采取的主要措施包括:

1.强调和培育企业的利益共同体意识,建立团队绩效的理念,明确员工之间的利益和知识都是相互高度依赖的,改变不信任、利己主义和投机取巧的错误观念。

企业的目标是追求集体绩效,成员的技能是互补的,责任既有个人的又有集体的,这就要求成员必须能积极协同配合。共同承诺目标、勇于承担责任是培育团队精神的重要内容。共同追求的目标是促进成员奋进的推动力,自觉承担责任是成员能否协同配合的基础。从企业层次看,信任能够提高组织成员对组织的认同感、归属感,能够提升组织凝聚力。信任是沟通上下级关系的桥梁,信任是合作的基础,在相互信任的氛围下,人际关系变得十分融洽,信息与知识交流会非常流畅,管理者与被管理者之问的信息不对称性减少,他们之问的关系更多地趋于合作关系。如此,组织的管理成本(监督成本)必然大幅度降低,而组织生产效率却会提高。知识经济时代,员工对平等、自由、充满人情味的工作氛围有更高的要求。他们厌恶强制监督型的管理方式,渴望得到他人的尊重、理解和关心,希望在充分信任的环境下自主地开展工作。因此,企业必须创造良好的信任氛围,以人性化管理方式最大程度地调动员工的知识共享积极性。

2.建立健全知识共享激励机制,鼓励员工积极贡献知识进行共享,掌握公平原则,注重工作绩效评估。

要实现对人的有效控制,就必须制定严格的工作标准和规范,并要求每个被管理者认真执行。严密完整的规章制度可以明确被管理者的职责、权利、义务,可以引导、规范被管理者的活动,从而对被管理者的行为产生强有力的激励与约束作用。企业应将员工的知识共享工作纳入规范化的轨道,使每个员工都有自己明确的知识共享目标、方法和标准,每个员工都可以自我检查、自我督促,也使员工产生紧迫感和压力感,从而激起员工强烈的知识共享意识。掌握公平原则是取得良好激励效果的关键要素,企业要做到公平合理,必须有一套完善的工作绩效评估系统。该系统应包括合理的评估指标体系与测评方法,使每个人的知识共享努力与知识共享绩效得到客观、合理的评估。在评估每个成员的基础上,依据每个人的贡献大小给予其合理的报酬与奖赏。其中,对员工的考核指标除了视其自身拥有多少知识外,还应看他传播了多少最新知识和有用的知识,基本做到分配上的公平合理 ,从而有效避免群体工作某些成员出现消极情绪。

3.研究从众行为,建立群体规范,按规章加强知识共享的契约管理,控制“搭便车”的行为。

要加大对“搭便车”的员工的罚款力度,降低其参与知识共享程度,通过约束机制,使“搭便车”行为得到有效控制。从众行为是群体互动关系中普遍存在的现象,其可能出现两种结果:积极的一致性和消极的一致性,后者结果的出现会对集体产生某种不利影响。管理者要正确分析从众行为现象的心理原因,采取合理的方法引导从众行为,树立积极进行知识共享的榜样,建立群体规范,使其成为有利于组织发展的积极因素。惩罚是一种普遍应用的管理约束手段,它通过被管理者利益受损,达到纠正被管理者错误行为的目的。惩罚的具体方式有罚款、扣发奖金、更换工作岗位、处分、免职、批评、舆论谴责等,每种惩罚方式都有其适宜的应用场合与范围。惩罚方式的设计应以能对员工可能出现的错误行为起到威慑和预防作用为主,同时,惩罚方式要与奖励方式有机结合,以使员工知道如何对自己的行为负责,从而起到对员工进行诱导与警戒的效果。

4.建立内部知识产权保护制度,加大对知识提供者的激励,限定共享知识的范围,保护企业的核心技术和关键知识。

企业在处理知识产权归属时,应该从有利于知识的生成和传播的角度考虑,使员工均能共享科研开发的成果(除有合同规定以外),以鼓励员工积极进行知识生产与交流。同时,在创新开发中提供关键知识的员工都有权从这种开发活动的收益中获得一定的报酬,以此来激励员工积极奉献自己头脑中的隐性知识。在企业知识的共享过程中,对于核心技术和关键知识应坚决给予保护,关键知识在员工中共享的范围要有所限制,只能在有限的员工范围内传播,不得扩大传播范围。同时,企业还应努力提高员工对企业的忠诚度,最大限度地降低员工背叛现象的发生,对员工的背景信息应尽可能完全了解,尽量杜绝“卧底”的出现。

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