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信息收集

百科 > 信息管理术语 > 信息收集

1.什么是信息收集

信息收集是指通过各种方式获取所需要的信息。信息收集是信息得以利用的第一步,也是关键的一步。信息收集工作的好坏,直接关系到整个信息管理工作的质量

2.信息收集的原则

为了保证信息收集的质量,应坚持以下原则:

(1)准确性原则 该原则要求所收集到的信息要真实,可靠。当然,这个原则是信息收集工作的最基本的要求。为达到这样的要求,信息收集者就必须对收集到的信息反复核实,不断检验,力求把误差减少到最低限度。

(2)全面性原则 该原则要求所搜集到的信息要广泛,全面完整。只有广泛、全面地搜集信息,才能完整地反映管理活动和决策对象发展的全貌,为决策的科学性提供保障。当然,实际所收集到的信息不可能做到绝对的全面完整,因此,如何在不完整、不完备的信息下做出科学的决策就是一个非常值得探讨的问题。

(3)时效性原则 信息的利用价值取决于该信息是否能及时地提供,即它的时效性。信息只有及时、迅速地提供给它的使用者才能有效地发挥作用。特别是决策对信息的要求是“事前”的消息和情报,而不是“马后炮”。所以,只有信息是“事前”的,对决策才是有效的。

3.信息收集的方式

(1)社会调查 社会调查是获得真实可靠信息的重要手段。社会调查是指运用观察、询问等方法直接从社会中了解情况,收集资料和数据的活动。利用社会调查收集到的信息是第一手资料,因而比较接近社会,接近生活,容易做到真实、可靠。

(2)建立情报网 管理活动要求信息准确,全面,及时。为了达到这样的要求靠单一渠道收集信息是远远不够的。特别是行政管理和政府决策更是如此。因此必须靠多种途径收集信息,即建立信息收集的情报网。严格来讲,情报网络是指负责信息收集、筛选、加工、传递和反馈的整个工作体系,而不仅仅指收集本身。

(3)战略性情报的开发 战略性情报是专为高层决策者开发,仅供高层决策者使用的比一般行政信息更具战略性的信息。

(4)从文献中获取信息 文献是前人留下的宝贵财富,是知识的集合体,如何在数量庞大,高度分散的文献中找到所需要的有价值的信息是情报检索所研究的内容。

现在,人们正处在一个知识量激增的年代。据估计,现在世界上每年发表的科技论文约500万篇,出版的图书约为50万种,此外还有大量的特种文献出版。另外,情报信息的载体形式也更加多样化,有印刷刑、缩微型、机器型、声像型等等。在这样一个浩如烟海的知识海洋中,找到所需要的信息,不掌握情报检索的方法和技能是根本不行的。因此,不管是研究人员还是实际工作者,尤其是情报工作者都要掌握这项技术。

4.信息收集的步骤

信息收集的过程一般包括以下步骤:

(1)制定收集计划。只有制定出周密、切实可行的信息收集计划,才能指导整个信息收集工作正常地开展。

(2)设计收集提纲和表格。为了便于以后的加工、贮存和传递,在进行信息收集以前,就要按照信息收集的目的和要求设计出合理的收集提纲和表格。

(3)明确信息收集的方式和方法。

(4)提供信息收集的成果。要以调查报告、资料摘编、数据图表等形式把获得的信息整理出来,并要将这些信息资料与收集计划进行对比分析,如不符合要求,还要进行补充收集。

5.信息收集的来源

联合国教科文组织(UNESCO)在其出版的《文献术语》中将信息源定义为:“组织或个人为满足其信息需要而获得信息的来源,称为信息源。”

信息源一般分为实物型信息源、文献型信息源、电子型信息源和网络信息源。

(1)实物型信息源

实物型信息源,又称现场信息源,是指具体的观察对象在运动过程中直接产生的有关信息,包括事物运动现场、学术讨论会、展览会等。

(2)文献型信息源

文献型信息源主要是指承载着系统的知识信息的各种载体信息源,包括图书、报纸、期刊、专利文献、学位论文、公文等。

(3)电子型信息源

电子型信息源是指通过使用电子技术实现信息传播的信息源,包括广播、电视、电子刊物等。

(4)网络信息源

网络信息源是一种比较特殊的信息源,是指蕴藏在计算机网络,特别是因特网中的有关信息而形成的信息源。

6.信息收集的范围

信息收集的范围可从三种角度来划分:

(1)内容范围

内容范围是指根据信息内容与信息收集目标和需求相关性特征所确定的范围,包括本身内容范围和环境内容范围。本身内容范围是由事物本身信息相关内容特征组成的范围;环境 内容范围是由事物周边、与事物相关的信息的内容特征组成的范围。

(2)时间范围

时间范围是指在信息发生的时间上,根据与信息收集目标和需求具有一定相关性的特征所确定的范围,这是由信息的历史性和时效性所决定的。

(3)地域范围

地域范围是指在信息发生的地点上,根据与信息收集目标和需求具有一定相关性的特征所确定的范围。这是由信息的地域分布特征和信息收集的相关性要求所决定的。

7.信息收集原则

(1)可靠性原则

收集的信息必须是真实对象或环境所产生的,必须保证信息来源是可靠的,必须保证收集的信息能反映真实的状况。可靠性原则保证信息是有效的。

(2)完整性原则

收集的信息在内容上必须完整无缺,必须按照一定的标准;要反映事物全貌。完整性原则保证信息是全面的。

(3)实时性原则

能及时获取所需的信息。信息要新,反应要快,获取信息所花的时间要短。实时性原则保证信息的时效。

(4)准确性原则

收集的信息与应用需求密切相关且表达无误。准确性原则保证信息的价值。

(5)易用性原则

收集到的信息具备适当的表示形式,便于使用。

8.信息收集方法

1.调查法

调查方法一般分为普查抽样调查两大类。普查是调查有限总体中每个个体的有关指标值。抽样调查是按照一定的科学原理和方法,从事物的总体中抽取部分称为样本(Sample)的个体进行调查,用所得到的调查数据推断总体。抽样调查是较常用的调查方法,也是统计学研究的主要内容。

抽样调查的关键是样本抽样方法、样本量大小的确定等。样本抽样方法,又称抽样组织的方式,决定样本集合的选择方式,直接影响信息收集的质量。抽样方法一般分为非随机抽样、随机抽样和综合抽样。

对于个体的调查,若是涉及人,则主要采用两种调查方式:访问调查法和问卷调查法

访问调查法,又叫采访法,是通过访问信息收集对象,与之直接交谈而获得有关信息的方法。它又分为座谈采访、会议采访以及电话采访和信函采访等方式。采访需要作好充分准备,认真选择调查对象,了解调查对象,收集有关业务资料和相关的背景资料。其主要优点是可以就问题进行深入的讨论,获得高质量的信息;缺点是费用高,采访对象不可能很多,因此受访问者要具有代表性。它对采访者的语言交际素质要求较高。

问卷调查法是一种包含统计调查和定量分析的信息收集方法。这种方法主要考虑的问题是:所收集信息的内容范围和数量,所选定的调查对象的代表性和数量,问卷的精心设计,问卷的回收率控制等。具有调查面广、费用低的特点,但对调查对象无法控制,问卷回收率一般都不高,回答的质量也较差,受访者的态度具有决定性影响。

2.观察法

观察法是通过开会、深入现场、参加生产和经营、实地采样、进行现场观察并准确记录(包括测绘、录音、录相、拍照、笔录等)调研情况。主要包括两个方面:一是对人的行为的观察,二是对客观事物的观察。观察法应用很广泛,常和询问法、搜集实物结合使用,以提高所收集信息的可靠性。

3.实验方法

实验方法能通过实验过程获取其他手段难以获得的信息或结论。实验者通过主动控制实验条件,包括对参与者类型的恰当限定、对信息产生条件的恰当限定和对信息产生过程的合理设计,可以获得在真实状况下用调查法或观察法无法获得的某些重要的、能客观反映事物运动表征的有效信息,还可以在一定程度上直接观察研究某些参量之间的相互关系,有利于对事物本质的研究。

实验方法也有多种形式,如实验室实验、现场实验、计算机模拟实验、计算机网络环境下人机结合实验等。现代管理科学中新兴的管理实验,现代经济学中正在形成的实验经济学中的经济实验,实质上就是通过实验获取与管理或经济相关的信息。

4.文献检索

文献检索就是从浩繁的文献中检索出所需的信息的过程。文献检索分为手工检索和计算机检索。

手工检索主要是通过信息服务部门收集和建立的文献目录、索引、文摘、参考指南和文献综述等来查找有关的文献信息。计算机文献检索,是文献检索的计算机实现,其特点是检索速度快、信息量大,是当前收集文献信息的主要方法。

文献检索过程一般包括三个阶段:①分析研究课题和制定检索策略;②利用检索工具查找文献线索;③根据文献出处索取原始文献。

文献根据加工深度的不同可分为四个级别:零次文献、一次文献、二次文献和三次文献。所获取的相应信息分别是零次信息一次信息二次信息三次信息

(1)零次文献是指未经出版社发行的或未进入社会交流的最原始的文献,如私人笔记、考察笔记等,内容新颖,但不成熟,不公开交流,难以获得。

(2)一次文献是以作者本人取得的成果为依据而创作的论文、报告等经公开发表或出版的各种文献,如期刊论文、科技报告等。其特点是内容新颖丰富、叙述详尽以及参考价值大,但数量庞大而且分散。

(3)二次文献是指报道和查找一次文献的检索工具书刊,如各种目录、题录、文摘和索引等。二次文献是按照特定目的对一定范围和学科领域内的一次文献进行鉴别、筛选、分析、归纳和加工整理等,使之有序化后出版的。其主要功能是检索、控制一次文献,帮助人们较快地获取所需的信息,具有汇集性、工具性、综合性和交流性等特点。

(4)三次文献是根据二次文献提供的线索,选用大量的一次文献的内容,经过筛选、分析、综合和浓缩而再度出版的文献,包括专题评述、年鉴、百科全书、词典、导读与文献服务目录、工具书目录等。

5.网络信息收集

网络信息是指通过计算机网络发布、传递和存储的各种信息。收集网络信息的最终目标是给广大用户提供网络信息资源服务,整个过程经过网络信息搜索、整合、保存和服务四个步骤,

网络信息搜索是基于网络信息收集系统自动完成的。网络信息搜索系统首先按照用户指定的信息需求或主题,调用各种搜索引擎进行网页搜索和数据挖掘,将搜索的信息经过滤等处理过程剔除无关信息,从而完成网络信息资源的“收集”;然后通过计算机自动搜索、重排等处理过程,剔除重复信息,再根据不同类别或主题自动进行信息的分类,从而完成网络信息的“整合”;分类整合后的网络信息采用元数据方案进行索引编目,并采用数据压缩及数据传输技术实现本地化的海量数据存储,从而完成网络信息的“保存”,当然要通过网络及时更新;经过索引编目组织的网络信息正式发布后,即可通过检索为读者提供网络信息资源的“服务”。

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