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财产清查

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1.什么是财产清查

财产清查是对各项财产、物资进行实地盘点和核对,查明财产物资、货币资金和结算款项的实有数额,确定其账面结存数额和实际结存数额是否一致,以保证账实相符的一种会计专门方法。

财产清查是内部牵制制度的一个部分,其目的在于定期确定内部牵制制度执行是否有效。在企业日常工作中,在考虑成本、效益的前提下,可选择范围大小适宜、时机恰当的财产清查。也就是说,可按照财产清查实施的范围、时间间隔等把财产清查适当地进行分类。

财产清查,是通过实地盘点、核对、查询,确定各项财产物资、货币资金、往来款项的实际结存数,并与账存数核对,以保证账实相符的一种会计核算的专门方法。

2.财产清查的内容[1]

财产清查不仅包括实物的清点,而且也包括各种债权债务往来款项的查询核对。另外,财产清查范围不仅包括存放于本企业的各项财产物资,也包括属于但未存放于本企业的财产物资(也可以包括存放但不属于本企业的财产物资)。财产清查的具体内容主要包括如下:

货币资金的清查,包括现金银行存款其他货币资金的清查;

存货的清查,包括各种材料、在产品、半成品库存商品等的清查;

固定资产的清查,包括房屋、建筑物、机器设备、工器具、运输工具等的清查;

在建工程的清查,包括自营工程和出包工程的清查;

⑤对金融资产投资的清查,包括交易性金融资产可供出售金融资产持有至到期投资长期股权投资等的清查;

无形资产和其他资产的清查;

⑦应收、应付款项的清查,包括应收账款其他应收款应付账款其他应付款等的清查。

3.财产清查的作用

1.财产清查是检查会计信息系统运行正常与否的有效保证

会计以凭证形式输入资金运动发出的初始信息,经过确认、分类、记录、整理和汇总,最后以财务报表为载体输出供决策之用的真实可靠的财务信息。在对会计信息质量的要求中,财务报表信息的可靠性最为重要。

为避免信息在传输过程中受主客观因素干扰而失真,复式簿记系统本身就有一定的内部控制机制发挥前馈控制作用。为了进一步核实日常核算信息(主要是簿记信息)是否如实反映情况,在编制财务报表前还要进行财产清查。

如总分类账与总分类账间要遵循复式记账原理进行复式记账,结果凡是各账户借贷两方面的金额都应保持发生额合计和余额合计的平衡;总分类账与其所属的明细分类账间要实行平行登记原则,结果是同一项经济业务的数据通过两个通道传输和记录,以便于相互核对等。

通过财产清查,可查明各项财产物资的实际结存数,并与账簿记录相核对,以发现记账中的错误,确定账实是否相符。若不相符,要查明原因,分清责任,并按规定的手续及时调整账面数字,直至账实相符。只有这样,才能保证根据账簿信息编制的财务报表真实可靠,从而提高会计信息质量。

2.财产清查是检查内部会计监督制度是否有效的控制措施

建立合适的内部会计监督制度,特别是其中的内部牵制制度的目的之一是健全财产物资的管理制度,保护财产物资的安全与完整,提高经营效率。

内部会计监督制度是否执行、有效与否,又可通过财产清查这一方法来检查。通过财产清查,可以查明各项财产物资的保管情况,如是否完整,有无毁损、变质、被非法挪用、贪污、盗窃等;还可以查明各项财产物资的储备和利用情况,如有无储备不足,有无超储、积压、呆滞现象等;以便及时采取措施,堵塞漏洞,加强管理,建立建全有关内部牵制制度。

3.财产清查可促进资金加速周转

通过财产清查,特别是对债权债务的清查,可以促进其及时结算,及时发现坏账并予以处理。同时,可以及时发现企业财产物资超储积压、占用不合理等情况,以尽早采取措施利用或处理,促进企业合理占用资金,加速资金周转。

4.财产清查的意义[2]

财产清查是通过对实物、现金的实地盘点和对银行存款、往来款项的核对,来查明各项财产物资、货币资金和往来帐项的实有数及其与帐面数是否相符的一种会计核算方法。它是会计核算中一个必不可少的重要环节。这里所讲的财产就是那些可盘存的资产及往来(含债务)等。

各会计主体中的各项财产(包括固定资产、存货等各项财产物资;库存现金、银行存款等货币资金;各种往来款项等)的增减变动和结存情况都是通过帐簿的记录来反映的。为了正确掌握各项财产的真实情况,保证会计资料的准确可靠,做到家底清楚,胸中有数,也是为了真正体现会计的核算(反映)职能,必须要求帐簿上所反映的有关财产的结存数额同它们的实存数额完全一致,也就是要求做到帐实相符。但就现实而言,各项财产的帐存数额同实存数额往往发生差异。造成差异的原因是多种多样的,归结起来有以下两类:一类是受自然因素的影响,往往不可避免;另一类是人为因素造成的,可以防止和避免。在会计工作中,为了对发生的各种差异正确地进行处理,做到帐实相符,保证会计资料的真实与准确可靠,就必须弄清发生差异的具体原因。

一般说来,造成帐实不符的原因具体有以下几个方面:

  • 在财产收发时,由于制度不健全,计量检验不准确而发生了品种、数量或质量上的差错。
  • 在财产增减变动时没有填制凭证、登记入帐;或者在填制财产收、发凭证、登记财产帐目时,发生了计算上或登记上的错误。
  • 在运输、保管过程中,由于受到各种自然条件(如霉烂、干耗等)和一些其他因素(如毁损、泼撒等)的影响,发生了数量上或质量上的差异。
  • 由于管理不善或工作失职而发生的财产损坏、变质或短缺,以及其他原因使帐存数或实存数产生的差异或混乱。
  • 由于不法分子的营私舞弊、贪污盗窃而发生财产的数量上或质量上的损失。

5.财产清查的种类

财产清查按不同的标志有不同的分类。

(一)、按清查对象和范围分:

1、全面清查

2、局部清查

(二)、按清查时间分:

1、定期清查

2、不定期清查

6.财产清查的步骤[2]

财产清查工作细致,涉及面广,进行财产清查,要严格按照下列步骤进行,以保证财产清查工作的顺利进行。下面尤以企业为例,说明财产清查的有关步骤。

1、成立清查组织

企业应根据清查性质、种类和范围,成立清查小组,确定清查小组成员构成。清查小组成员要有单位领导、财会人员和与清查内容相关的技术人员、保管人员和职工代表等构成。必要时还可以将清查小组分为清查领导小组和清查工作小组。

2、清查前准备

企业单位应根据清查的性质、种类和范围,拟定清查计划,确定清查的内容、方法、时间进度及相关的准备工作,确定具体工作人员的分工和职责。

3、实施财产清查

清查前的准备工作包括帐簿记录的准备、实物整理的准备和度量衡的准备等。

  • 帐簿记录准备 财产清查是为了检查帐实相符情况,所以清查前要把有关帐目应记录的经济业务登记齐全,并进行总帐与明细帐核对,帐簿记录与凭证记录相核对,做到帐帐相符、帐证相符,只有做到帐证相符、帐帐相符,才可进行帐面结存与实物结存的核对工作。
  • 实物整理准备 对于准备清查的财产物资,应整理清楚,按类别、组别存放整齐,以便进行清查。
  • 度量衡的准备 盘点时,有些财产物资需要称量,事前应准备好各种需要的度量衡器具,并校正准备,以备使用。

4、财产清查结果的处理

在清查过程中,要根据清查对象的特点,作好实地盘点、往来单据核对和查询工作。能够进行盘点清查的,要进行盘点清查,不能进行盘点清查的,要做好核对或查询。清查时,实物保管人员、出纳人员、往来帐户经管人员均应在场。清查过程中,要做好盘点盈亏的记录和有关的手续。

7.财产清查的基本方法

各项财产的存在形态不同,具体清查方法也各异。目前运用的主要方法有:

1.实地盘点法

指对各项实物通过逐一清点,或用计量器具确定其实存数量的方法。这种方法适用范围较广泛,大部分财产物资都采用这种方法,如存货现金等等。

2.核对法

指将两种或两种以上的书面资料相互对照,以验证其内容是否一致的方法。银行存款的清查即可用此法。

3.查询法

指通过调查征询的方式,取得必要资料,以查明其实际情况的方法。具体又有面询法函询法两种。

函询法就是发函给有关单位或个人,让对方通过函件来说明经济业务的实际情况,作为判断问题的依据。往来账项的清查,一般采用函询法。

面询法是直接找有关个人进行面谈。

8.财产清查应用实例—货币资金的清查

货币资金,一般包括库存现金、银行存款和其他货币资金。这里主要介绍库存现金的清查和银行存款的清查。

库存现金的清查是通过实地盘点的方法,确定库存现金的实存数,再与现金日记账的账面余额进行核对,以查明盈亏情况。库存现金的盘点,应由清查人员会同现金出纳人员共同负责。

盘点前,出纳人员应先将现金收、付款凭证全部登记入账,并结出余额;盘点时,出纳人员必须在场,现金应逐张清点,如发现盘盈、盈亏,必须会同出纳人员核实清楚。

盘点时,除查明账实是否相符外,还要查明有无违反现金管理制度规定,有无以“白条”抵充现金,现金库存有否超过银行核定的限额,有无坐支现金等。

盘点结束后,应根据盘点结果,填制“库存现金盘点报告表”,并由检查人员和出纳人员签名或盖章。此表具有双重性质,即是盘存单又是账存实存对比表,既是反映现金实存数调整账簿记录的重要原始凭证,也是分析账实发生差异原因,明确经济责任的依据。其格式如图。

 库存现金盘点报告表 单位:年月日
币别实存金额账存金额对比结果备注
盘盈盘亏

盘点人: 出纳员: 

一、银行存款的清查

银行存款的清查,采用核对法,即将开户银行定期送来的对账单与本单位的银行存款日记账逐笔进行核对,以查明银行存款收、付及余额是否正确相符。

在与银行对账之前,应先检查本单位的银行存款日记账的正确性与完整性。通过核对,往往会发现双方账目不相符。其主要原因有二:

一是双方记账可能有差错,如错账漏账等,这是不正常的,应及时查明更正;

二是存在未达账项,这是正常的。

为消除未达账项的影响,企业应根据核对后发现的未达账项,编制“银行存款余额调节表”。

值得注意的是,由于未达账项不是错账,漏账,因此,不须根据调节表做任何账务处理,双方账面仍保持原有的余额,待收到有关凭证之后(即由未达账项变成已达账项),再同正常业务一样进行处理。

二、存货的清查

存货的清查,是指对各类材料、商品、在产品、半成品、产成品低值易耗品包装物等的清查。由于其实物形态不同,体积重量、码放方式各异,需要采用不同的方法进行清查。一般而言,存货清查方法有实地盘点法和技术推算法两种,但大多采用实地盘点法。清查时,既要从数量上核实,还要对质量进行鉴定。

在清查过程中,首先必须以各项存货目录规定的名称规格为标准,查明各项存货的名称、规格,然后再盘点数量检查质量。为明确经济责任和便于查询,各项存货的保管人必须在场,并参加盘点工作。

清查盘点结束时,应及时把盘点的数量和质量情况如实填制“盘存单”,并由盘点人和存货保管人签名或盖章。

盘存单是记录存货盘点结果,反映存货实有数的原始凭证。为进一步查明账实是否相符,确定盘盈盘亏,还应根据“盘存单”和有关账簿记录编“盘点盈亏报告单”。该报告单是调整账簿记录的重要原始凭证,也是分析差异原因,明确经济责任的依据。

9.财产清查结果的处理

一、财产清查的结果

财产清查的结果有三种情况:

1.实存数大于账存数,即盘盈;

2.实数小于账存数,即盘亏

3.实存数等于账存数,账实相符。

财产清查结果的处理一般指的是对账实不符——盘盈、盘亏情况的处理。但对账实相符中如财产物资发生变质、霉烂及毁损时,也是其处理的对象。

二、盘盈的处理

(一)查明原因

对于盘盈的财产要查明原因,分清责任。造成财产盘盈的原因主要有在保管过程可能发生的自然增量;记录时可能发生的错记、漏记或计算上的错误;在收发领退过程中发生的计量、检验不准确等。

(二).会计处理

一旦发生财产盘盈,在一定程度上将引起企业单位的资产增加,有关费用(成本)减少,最终导致盈利的增加。

在会计处理应注意如下几个方面:

1.会计处理程序

在会计处理时应分两步进行:

首先应将已查明的财产盘盈数,根据有关原始凭证编制有关记账凭证,并据以登记有关账簿,以保证账实相符。

如库存现金盘点报告表、存货盘点盈亏报告单等。

其次按盘盈发生的原因和报经批准的结果,根据有关审批意见及书面文件编制记账凭证,并据以登记入账,作最后的会计处理。

2.应用的损益科目

一般地,对于盘盈的固定资产,按其原价减估计折旧后的差额计入营业外收入;对于盘盈的存货,则冲减管理费用

3.过渡科目──待处理财产损溢

为反映和监督在财产清查中查明的各种财产物资盘盈、盘亏和毁损及其处理情况,应设置“待处理财产损溢”账户。本账户可设“待处理财产损溢──待处理流动资产损益”和“待处理财产损溢──待处理固定资产损益”两个明细账户。

该账户借方登记待处理的盘亏、毁损数,及经批准后待处理财产盘盈的转销数;贷方登记待处理的盘盈数,及经批准后的待处理财产盘亏、毁损的转销数。若余额在借方,表示尚待批准处理的财产盘亏和毁损数;若余额在贷方,表示尚待批准处理的财产盘盈数。

4.会计处理账户示意图

原材料产成品、现金发生盘盈时,将盘盈的金额借记原材料、库存商品、现金,盘盈固定资产的原值借记固定资产,估计的已折旧金额贷记累计折旧,同时,将原材料、库存商品和现金的金额,以及固定资产和累计折旧之间的差额,贷记待处理财产损溢,待处理财产损溢经过批准后,就转入管理费用和营业外收入的贷方,即使在编制报表日未经批准,也应先按此处理。

财产清查制度

(三).业务举例

例1.企业在财产清查中,发现甲材料盘盈10吨,每吨1,000元。尚未报经批准。

业务分析:甲材料盈余,借记原材料——甲材料,同时,盘盈在批准之前应记入待处理财产损溢——待处理流动资产损益。

会计分录

借:原材料——甲材料 10,000

贷:待处理财产损溢——待处理流动资产损益 10,000

经查明,盘盈的甲材料系计量仪器不准溢余,批准冲减管理费用。根据批准处理意见,进行会计处理。

业务分析:原材料盘盈经批准,应冲减管理费用,从待处理财产损溢——待处理流动资产损益借方转出。

会计分录:

借:待处理财产损溢——待处理流动资产损益 10,000

贷:管理费用 10,000

例2.某企业在财产清查中,盘盈账外机器一台,估计重置价值为5,000元,已提折旧3,000元。尚未批准。

业务分析:固定资产盈余,应将原值借记固定资产,估计折旧贷记累计折旧,同时,盘盈在批准之前应记入待处理财产损溢——待处理固定资产损益贷方。

会计分录如下:

借:固定资产 5,000

贷:累计折旧 3,000

待处理财产损溢——待处理固定资产损益  2,000

账外固定资产经批准后转销。

业务分析:固定资产盘盈经批准后,应记入营业外收入,同时从待处理财产损溢——待处理固定资产损益的借方转出。

会计分录:

借:待处理财产损溢——待处理固定资产损益2,000

贷:营业外收入——固定资产盘盈 2,000

二、盘亏的处理

(一).查明原因

造成财产盘亏、毁损的原因很多,如在保管过程发生的自然损耗;记录过程发生的错记、重记、漏记或计算上错误;在收发领退中发生计量或检验不准确;管理不善或工作人员失职而造成的财产损失、变质、霉烂或短缺;不法分子贪污盗窃、营私舞弊;自然灾害等等。

(二).会计处理

一旦发生盘亏、毁损,给企业造成的影响是:在一定程度上引起资产减少,有关费用(成本)增加,最终导致盈利减少。

在会计处理应注意如下几个方面:

1.会计处理程序

在会计处理上,也应分两步进行。

首先应根据有关凭证编制有关记账凭证,并据以登记有关账簿,以保证账实相符。

其次按盘亏、毁损产生的原因和报经批准的结果,根据有关批文编制记账凭证,并据以登记入账,作最后的会计处理。

2.应用的损益科目

一般地,盘亏、毁损的固定资产,按其原价扣除累计折旧,变价收入和过失人及保险公司赔款后的差额计入营业外支出;盘亏、毁损的存货,扣除过失人或保险公司赔款和残料价值之后,计入管理费用。如存货毁损属于非常损失部分,在扣除公司赔款和残料价值后,计入营业外支出。

3.过渡科目──待处理财产损溢

为反映和监督在财产清查中查明的各种财产物资盘盈、盘亏和毁损及其处理情况,应设置“待处理财产损溢”账户。本账户可设“待处理财产损溢──待处理流动资产损益”和“待处理财产损溢──待处理固定资产损益”两个明细账户。

该账户借方登记待处理的盘亏、毁损数,及经批准后待处理财产盘盈的转销数;贷方登记待处理的盘盈数,及经批准后的待处理财产盘亏、毁损的转销数。若余额在借方,表示尚待批准处理的财产盘亏和毁损数;若余额在贷方,表示尚待批准处理的财产盘盈数。

4.会计处理账户示意图

当原材料、产成品、现金发生盘亏时,将盘亏的金额贷记原材料、库存商品、现金,盘亏固定资产的原值贷记固定资产,估计的已折旧金额借记累计折旧,同时,将原材料、库存商品和现金的金额,以及固定资产和累计折旧之间的差额,借记待处理财产损溢,待处理财产损溢经过批准后,就转入管理费用、营业外收入和其它应收款的贷方,即使在编制报表日未经批准,也应先按此处理。

财产清查制度

(三).业务举例

例1.某企业在财产清查中盘亏设备一台,账面原值10,000元,已提折旧8,000元。尚未批准。

业务分析:固定资产盘亏,应将原值贷记固定资产,估计折旧借记累计折旧,同时,盘亏在批准之前应记入待处理财产损溢——待处理固定资产损益的借方。

会计分录:

借:待处理财产损溢——待处理固定损益  2,000

累计折旧 8,000

贷:固定资产10,000

盘亏设备经批准后转销。

业务分析:固定资产盘亏经批准后,应记入营业外支出,同时从待处理财产损溢——待处理固定资产损益的贷方转出。

会计分录:

借:营业外支出——固定资产盘亏 2,000

贷:待处理财产损溢——待处理固定资产损益   2,000

例2.某企业在财产清查中发现乙材料盘亏100公斤,每公斤10元,库存现金短缺18元。尚未批准之前。

业务分析:乙材料盘亏,贷记原材料——乙材料,现金盘亏,贷记现金,同时,盘亏在批准之前应记入待处理财产损溢——待处理流动资产损益借方。

会计分录如下:

借:待处理财产损溢——待处理流动资产损益   1,018

贷:现金 18

原材料——乙材料1,000

盘亏乙材料,经查明自然损耗为10公斤,意外灾害造成损失为80公斤,无法确定过失人造成的毁损为10公斤。现金的短缺,经批准责成过失人——出纳员赔偿。

业务分析:经过批准后,原材料自然损耗和无法确定过失人造成的毁损,应增加管理费用;意外灾害应增加营业外支出;将由出纳员赔偿的现金增加了其他应收款;各项金额从待处理财产损溢——待处理流动资产损益贷方转出。

会计分录:

借:管理费用  200

营业外支出 800

其他应收款——出纳员     18

贷:待处理财产损溢——待处理流动资产损益  1,018

三、补充说明

关于待处理财产损溢的补充说明

1.绕过待处理财产损溢的情况

企业在财产清查中查明的有关债权、债务的坏账收入或坏账损失,经确认批准后,按照有关会计分录直接转销,不需要通过“待处理财产损溢”账户核算。

2.期末无余额

平时,财产清查产生的盘盈、盘亏和毁损,在批准之前保留在“待处理财产损溢”账户中,经过批准以后记入相关的损益科目或其他科目。

期末,如果尚未批准,仍然应将待处理财产损溢科目中的金额转入相关的损益科目或其他科目,期末无余额。

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