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查询法

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1.什么是查询法

查询法又称“侧面查法”,是指查账人员对审查过程中发现的疑点和问题,通过调查和询问被查单位内外有关人员,了解书面资料未能详尽提供的信息以及书面资料本身存在的问题,弄清事实真相,取得审查证据的一种方法。

2.查询法的分类

1、面询法

面询法,是由查账人员向被查单位有关人员当面征询意见、核实情况的一种查账方法。

可以是面谈,由查账人员做记录,也可以是书面回答。对于面询结果,查账人员和被询问人员均应在询问记录上签字盖章,明确责任以保证证据的可靠有效。

2、函询法

函询法是指查账人员根据查账的具体需要,设计出已定格式的函件寄给有关单位和人员,根据对方的回答来获取有关资料,或对某些问题予以证实的一种查询方法。

3.查询法的应用要点

面询法应用要点

  询问方式的选择是查账人员与被询问人接触和交谈的形式,如果选择不当,不仅影响查询的效果,有时会使询问导入“残局”。如对有关违法乱纪现象的知情人的询问,安排在大庭广众之下的走廊上,人来人往,无人不知,知情人面对无数双投来的目光欲说无胆,后顾之忧甚重,怎么能够直言相告?再如查账人员在有关会议上要求被询问人提供违法乱纪者的作假证据,显然会造成会场“冷场”,无人应答;所以查账人员采取查询法要善于发现和采用最佳的询问方式,追求最佳的询问效果。

  1、集体询问

  集体询问指将众人集中于一处,采取会议式的群体询问的方法,它适用于以下情况:

  1)调查了解一般的情况或查实普通问题,这些情况和问题是众所周知的,无法回避和隐瞒的。

  2)调查的情况和问题无需保密。

  3)询问的内容不会招致当事人和行为人的打击报复,所以被询问人无后顾之忧,可以畅所欲言。

  4)调查的结果不会令众人难堪,或对反映情况人造成不利影响和后果。

  5)被询问人大多性情开朗,善于言谈,无语文障碍。

  6)当众调查有利启发思路,容易达到较好的询问效果。

  2、小范围询问

  小范围询问指对二至三人进行查询取证,小范围询问既有别于集体询问,也不同于个别询问,它是分头对少数几人实施询问。其谈话的话题可以相对自由一些,气氛可以宽松一些;当然对询问的对象,查账人员要认真研究和选择小范围询问适用于两三位被询问者之间无利害冲突,对某些问题有共同的认识,容易达到一致,或者共同参与和介入某些业务,但由于客观条件所限,对其认知的程度不甚全面,需要一起进行回忆还原事件的原有面目。如被查单位若干位群众写信举报本单位财务部门、采购部门少数人的不正之风,查账人员便可以采取小范围询问的方式,将写信的贱卖集中起来有针对性地进行询问;又如被查单位发生了事故,当时现场目击者仅两三人,这是众所周知的,查账人员为了调查事故的起因和发生经过,可以采取小范围询问法。小范围询问时,被询问者谈话具有很强的互补性,谈及的内容具有较好的延伸性,可以不受环境的影响,询问人和被询问人之间容易沟通,对一些不善言辞的人也能起到较好的启发开导作用。

  3、个别询问

  个别询问指查账人员对被查单位内外某一个人单独进行询问。个别询问给人的感觉有些不自在,被询问人总担心说错了什么,心理压力和防备是明显的,这种压力既来自于查账人员,也来自于被查单位的环境。所以查账人员应适当扩大个别询问的主题,这是既可增加信息资料的来源,又可减轻被询问人心理负担的得力举措;其次,查账人员要注意询问的内容,一般宜采用个别询问的问题:

  1)询问的内容较为严重,不宜扩散,走漏了消息对查自由式工作进展不利。

  2)谈话内容涉及到对人和事的处理,对被询问人可能产生不利的影响和后果,可能招致威肋和损害,可能带来当事人的打击报复。

  3)被询问人系为数不多的知情人,众人关注,其一举一动都可以产生牵一发而动全身的效果。

  4)询问的内容属于需要保密的范围。

  5)需要与当事人、知情人和其他相关人员对质的内容。

  6)被询问人有语言障碍或不善于交际和言谈,或存在心理障碍,受到挫折后容易产生不良后果。

  7)需要查账人员引导和启发后,才能进入角色的。

  8)有关违法乱纪活动的涉案人、参与人、知情人的调查、核实。

  调查询问的方式可以因工作需要和案情发展而改变,但被询问的对象不能因为这一改变而穿梭出现于各类询问之中,同一被询问者不宜出现在集体询问,又出现于小范围询问和个别询问;多次询问后调查的效果会呈现出递减之势。

函询法应用要点

  函询法的技术要点在于:

  1、选择函询的方法即采用积极函询还是采用消极函询。

  2、设计函询函的格式和内容。

  3、有关函询事宜的妥善处置。

  函询方式的选择要根据查账工作的具体需要,凡是在账务资料上能查清的问题。能在被查单位内部弄清的问题就无需采取函询的形式。因为函询的信件往返需要较长的时间,有时可能石沉大海,有去无回,而查账人员事先对此无法确切把握,一旦函件出现阻碍就有可能延误查账的进程,因此查账人员不能对函询抱有十分把握,只有到非函询不可的地步,才组织实施函询。

  函询的事宜经过查账人员的讨论商议,一般情况下查账人员不得以个人的名义函询,而只能经过查账小组组长同意后,以查账小组或委托机构的名义进行。

  函询所采用的方式:

  应视查证的内容及其重要性而定,一般情况,以下的内容宜采用积极函询法。

  1、查账的事宜特别重要对于弄清事实、查清问题有重要的作用,而查账人员对此存在很大疑义,但尚未掌握充分证据,需要通过函询提供有力而准确的资料依据。所谓重要可据以下特征来衡量:所查事项涉及较大金额,对查账目标的实现影响重大;所查账事项或业务事关重大,对查账项目的进展起关键作用;是查账项目取得突破的“瓶颈”,如果该问题不能突破,查账项目将功场子一篑;案件定性、定量所需要的重要事实、情节、数据金额、单据等。

  2、经过对被查单位内部调查取证,几乎所有的查账程序和方法均实施后仍一辞行莫展,通过函询可望取得新的证据材料,弄清有关事实真相。

  3、应查证事项的发生、发展涉及到被查单位以外的许多人和事,其背景材料和有关资料大多存于被查单位以外,而这些材料对查账工作不可缺少。

  4、应查证事项与查账日相距甚远,在被查单位内证据材料已自然消失或中断,采用积极函询法有利于内部潜在的证据材料的恢复。

  5、被查单位内有关人员对被查业务作了伪装,并制订了攻守同盟,而需要从其外部打开缺口。

  6、其他需要采用积极函询的情况。

  除此之外的其他被查事宜,可以采用消极函询方法。消极函询法适用于对一般事项的查证,如是否存在信用期内的应收账款业务、与客户是否保持正常业务往来、税务结算有无拖欠、企业供货是否及时、市场营销是否平稳等等,消极函询发出一定数量的函询函,只有一部分被确认或回函,便算达到发函目的;消极发函所取得材料只能作为旁证材料,间接扩弃或补充支持查账结论。

  函询函的设计要突出查账人员提出的问题,且易于理解,便于回答,不致于导致误解和异议。

  函询函的形式:

  函询函的形式可以有多种,常见的是调查表格,但也可以是图表式和文字式。

  回答问题的方式可以是说明式、是否式、填充式、打勾式等,但积极函询法下必须留出空间给被调查人发表自己意见,即部分采用说明式。 调查的内容应包括以下几个方面:

  1、查账部门或单位的名称,即说明函询者主体的身份;如系审计机关,应写是:“××审计机关函件”字样;如系税务部门,应写明“××税务局函件”字样。等等。

  2、被函询单位和个人名称,单位应写明法定全称,个人应写明其所在单位或通讯地址。

  3、函询的目的,要求证实的内容和提供资料数据,此项内容应说明清楚,指向明确,写清应证实的业务名称、内容、经手人、涉及的人与事、发生的时间、数量规模、金额凭证及其号码等等,并留有被函询人回答问题的空档。

  4、函询的具体要求,包括回答的方式、内容、格式和复函的时间、回答人的签名、单位的盖章等。

  5、其他礼貌之语。

  6、发函单位的名称(盖章)、发函时间等。

  函询函的格式设计各查账单位有所不同,没有统一的要求。

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