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函询法

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1.什么是函询法

函询法是指查账人员根据查账的具体需要,设计出已定格式的函件寄给有关单位和人员,根据对方的回答来获取有关资料,或对某些问题予以证实的一种查询方法。

在每一查账过程中,许多查账事项的最终查核要依赖被查单位以外的其他有关方面如应收账款应付账款是否真实,可能在被查单位的账面上是无懈可击的,但实际上根本就不存在,而是被查单位虚构债权债务借以达到某种目的。但实际情况到底怎样,需要债务单位及债权单位书面证明或由查账人员直接审查他们的账目,或亲自询问对方。然而,对凡需从被查单位以外的其他方面获得证明材料的查账事项,如果一一都由查账人员亲自到他方所在地核实取证,一般是难以办到的。因为,核实取证所需的人力、财力常常较大,一般难以承受。实际上,只要对方确定存在,且与被查单位不存在串通舞弊的可能,双方不存在极强的依赖关系,则由他方按照查账人员的要求回答的信函,其证据效用同查账人员亲临现场获取的证据材料的效用是相当的。因此,函询在查账过程中被经常采用,对证实某些问题极为有效。

2.函询法的分类

按要求对方单位回答方式的不同,函询可分为积极函询消极函询两种。

1、积极函询

积极函询是指对函证的内容,不管在什么情况下,都要求对方直接以书面文件的形式向查账人员作出答复,如无回音可再次发函催询。其特别是手续麻烦,但能取得书面证据,主要用于金额大、时间长、疑点多的账项的审查。

2、消极函询

消极函询是指对于函询的内容,只有当对方认为还存在异议时,才要求对方直接以书面文件的形式向查账人员作出答复,否则到一定时间被视作确认无异。其特别是手续简单,但不能排除收函单位应回而未予回函的情况,往往不能确定是否达到询证的目的,一般适用于金额小、疑点少、往来正常款项的查证。至于在何种情况下应使用积极函询或消极函询,一般应视函询业务事项的具体情况而定。

3.函询法的应用要点

函询法的技术要点在于:

1、选择函询的方法即采用积极函询还是采用消极函询。

2、设计函询函的格式和内容。

3、有关函询事宜的妥善处置。

函询方式的选择要根据查账工作的具体需要,凡是在账务资料上能查清的问题。能在被查单位内部弄清的问题就无需采取函询的形式。因为函询的信件往返需要较长的时间,有时可能石沉大海,有去无回,而查账人员事先对此无法确切把握,一旦函件出现阻碍就有可能延误查账的进程,因此查账人员不能对函询抱有十分把握,只有到非函询不可的地步,才组织实施函询。

函询的事宜经过查账人员的讨论商议,一般情况下查账人员不得以个人的名义函询,而只能经过查账小组组长同意后,以查账小组或委托机构的名义进行。

函询所采用的方式:

应视查证的内容及其重要性而定,一般情况,以下的内容宜采用积极函询法。

1、查账的事宜特别重要对于弄清事实、查清问题有重要的作用,而查账人员对此存在很大疑义,但尚未掌握充分证据,需要通过函询提供有力而准确的资料依据。所谓重要可据以下特征来衡量:所查事项涉及较大金额,对查账目标的实现影响重大;所查账事项或业务事关重大,对查账项目的进展起关键作用;是查账项目取得突破的“瓶颈”,如果该问题不能突破,查账项目将功场子一篑;案件定性、定量所需要的重要事实、情节、数据金额、单据等。

2、经过对被查单位内部调查取证,几乎所有的查账程序和方法均实施后仍一辞行莫展,通过函询可望取得新的证据材料,弄清有关事实真相。

3、应查证事项的发生、发展涉及到被查单位以外的许多人和事,其背景材料和有关资料大多存于被查单位以外,而这些材料对查账工作不可缺少。

4、应查证事项与查账日相距甚远,在被查单位内证据材料已自然消失或中断,采用积极函询法有利于内部潜在的证据材料的恢复。

5、被查单位内有关人员对被查业务作了伪装,并制订了攻守同盟,而需要从其外部打开缺口。

6、其他需要采用积极函询的情况。

除此之外的其他被查事宜,可以采用消极函询方法。消极函询法适用于对一般事项的查证,如是否存在信用期内的应收账款业务、与客户是否保持正常业务往来、税务结算有无拖欠、企业供货是否及时、市场营销是否平稳等等,消极函询发出一定数量的函询函,只有一部分被确认或回函,便算达到发函目的;消极发函所取得材料只能作为旁证材料,间接扩弃或补充支持查账结论。

函询函的设计要突出查账人员提出的问题,且易于理解,便于回答,不致于导致误解和异议。

函询函的形式:

函询函的形式可以有多种,常见的是调查表格,但也可以是图表式和文字式。

回答问题的方式可以是说明式、是否式、填充式、打勾式等,但积极函询法下必须留出空间给被调查人发表自己意见,即部分采用说明式。 调查的内容应包括以下几个方面:

1、查账部门或单位的名称,即说明函询者主体的身份;如系审计机关,应写是:“××审计机关函件”字样;如系税务部门,应写明“××税务局函件”字样。等等。

2、被函询单位和个人名称,单位应写明法定全称,个人应写明其所在单位或通讯地址。

3、函询的目的,要求证实的内容和提供资料数据,此项内容应说明清楚,指向明确,写清应证实的业务名称、内容、经手人、涉及的人与事、发生的时间、数量规模、金额凭证及其号码等等,并留有被函询人回答问题的空档。

4、函询的具体要求,包括回答的方式、内容、格式和复函的时间、回答人的签名、单位的盖章等。

5、其他礼貌之语。

6、发函单位的名称(盖章)、发函时间等。

函询函的格式设计各查账单位有所不同,没有统一的要求。

实施巧函询的基本点:

1、尽量给予被函询者方便,给被函询人方便等于给给工作带来方便,给对方越多的方便,同时也给自己收回函询的希望越大,所以查账人员既要考虑函询的总体设计的简明扼要,也要注意一些细微方面的处置,如是否在函询中附上回函的邮票,回函的信封是否已设计好(一般将函询函反过来粘贴起来即可),回函信封上的收件人地址、邮编和收件人是否已注明,函询函中是否写明“谢谢合作”、“多谢支持”等礼貌之语等等;在函询函中是否通知对方我方的电话号码和联络方法是否要求对方提供电话和联络方法—这就对以后查寻一些不明事项是十分必要和有益的。

2、为了保证函询的效果,有关函询的事宜应保密,避免由被查单位人员办理和参与有关函询的事宜,包括选择决定函询单位或个人、写函询函、函询函封口、投递、答复函的接收等,以防其窜改函件或从中舞弊掺假。

3、如果发现被查单位知悉查账人员调查的行踪,应采取补救措施,如增加函询单位或个人、改变函询内容、改用其他调查取证的方法等;在采取积极函询法下,规定的时间后仍未收到对方复函,也应采取一定补救措施,如可再度发函、亲自派员前往调查、委托有关部门和人员就地取证等。

4、对发函和收函工作应做好必要的记录工作特别是对发函的数量、单位、内容及经办人等信息,应排出编号、列出清单、载明时间,记录在案;如系逾期未收的积极函询函,采取补救办法的也应注明其措施的具体内容和实施情况;对已收到的回函应将其结果记入查账工作底稿,有时回函结果不甚满意的也应在底稿中说明。

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