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材料采购成本

百科 > 成本会计术语 > 材料采购成本

1.材料采购成本

材料采购成本是指企业从外部购入原材料等所实际发生的全部支出,包括购入材料支付的买价采购费用(如材料购入过程中的运输费装卸费、保险赘,运输途中的合理损耗,入库前的整理挑选费等)。

2.材料采购成本的内容

  • 2.运杂费(包括运输费、装卸费、保险费、包装费、仓储费等);
  • 3.运输途中的合理损耗;
  • 4.入库前的挑选整理费用(包括挑选整理中发生的工资支出和必要的损耗,并扣除回收的下脚废料价值);
  • 5.购入材料负担的税金和其他费用。

3.材料采购成本计算

材料采购成本账户的设置及其对应关系

1.“物资采购”账户——反映材料采购资金的支出、材料采购成本的计算和采购成本结转情况的成本费用类账户

◆发生的材料的买价和采购费用,记借方;

◆验收入库转入“材料”账户借方的实际采购成本,记贷方。

◆期末如有余额在借方,表示在途材料的实际采购支出。

◆该账户应按材料品种设置明细账。

2.“材料”账户—核算库存材料成本的增减变动及其结存情况的资产类账户

◆已验收入库材料的实际成本,记借方;

◆发出领用材料的实际成本,记贷方

◆期末借方余额,表示结存材料的实际成本。

◆该账户应按材料的种类、名称等设置明细类账。

3.“应付账款”账户——反映和监督企业因采购材料而与供应单位发生的结算债务的增减变动及其余额的情况负债类账户

◆应付材料供应单位的款项(包括价款、增值税和代垫运杂费),记贷方;

◆偿付的供应单位的款项,记借方;

◆期末贷方余额,表示企业尚欠供应单位的款项。

◆该账户应按供应单位设置明细账。

4.“应交税金应交增值税进项税额)”(简称“应交税金—进项税额”)账户—核算企业因购买材料或劳务而应向供应单位连同买价一起支付的、代下一环节(最终为消费者)预先垫支的增值税额——用来抵减增值税销项税额的负债类账户。

◆预先垫支并用来抵减增值税销项税额的增值税进项税额,记借方。

◆购货退出或折让应收回并冲销的进项税额用红字记在该账户的借方。

◆该账户没有贷方发生额。

5.“预付账款”账户—核算企业因向供应单位预付材料价款,而与供应单位发生的债权结算的增减变动及其余额的情况的资产类账户

◆预付的货款,记借方,表明企业的资产被对方占用,与“银行存款”账户发生对应关系;

◆冲销预付款(一般为收到材料)时,记贷方,与“物资采购”账户发生对应关系;

◆期末借方余额,表示未收到材料的预付款项;

◆该账户应按供应单位设置明细账。

6.“应付票据”账户—核算企业采用商业汇票采购材料而与供应单位发生的债务结算的增减变动及其余额的情况的负债类账户。

◆企业开出承兑汇票时,记贷方,表明企业与供货单位的债权债务关系的确立(增加);

◆偿还应付票据款时,记借方,表明企业与供货单位的债权债务关系的消失(减少)

◆期末贷方余额,表示尚未到期的应付票据款。

业务举例

假设M公司2004年12月份发生下列材料采购业务:

例1:从AB公司购入甲、乙两种材料。甲材料2400千克,单价50元,计120000元;乙材料1600千克,单价100元,计160000元。买价共计280000元,增值税45400(280000×17%)。材料已验收入库,款项327600元以银行存款支付。

  • 分析:该业务一方面使企业的材料采购成本→买价→增加280000(120000+160000)元,预先垫支并抵减→增值税销项税额的→进项税额→增加45400元;另一方面也使企业的银行存款→减少327600元。涉及到“物资采购”、“应交税金—进项税额”和“银行存款”三个账户。材料采购成本增加是资产的增加,应记入“物资采购”账户的借方,抵减增值税销项税额的进项税额的增加是负债的减少,应记入“应交税金—进项税额”账户的借方,银行存款的减少应记入“银行存款”账户的贷方。

借:物资采购—甲材料 120000

—乙材料 160000

借:应交税金—进项税额45400

贷:银行存款 327600

  • 如果,上述款项没有支付,则使企业的负债项目→应付账款→增加327600元,应记入“应付账款”账户的贷方,则上列会计分录中的:贷记“银行存款”账户,应改为:贷记“应付账款”账户。

例2:企业以银行存款110000元预付向AB公司购买乙材料的货款。

●分析:该业务属于资产内部各项目之间转换的业务。一方面使企业的一项资产——银行存款——减少110000元,另一方面使企业的另一项资产——预付账款 ——增加110000元,涉及到“银行存款”和“预付账款”两个账。其中,预付账款的增加是企业资产的增加,应记入“预付账款”账户的借方。

  • 会计分录如下:

借:预付账款—AB公司 110000

贷:银行存款 110000

例3:从H公司购进丙材料2000千克,单价60元,计120000元,增值税20400(120000×17%)元,货款采用商业承兑汇票结算,但材料尚未验收入库。

  • 分析:该业务属于资产项目和负债项目之间转换的业务。一方面使企业的材料采购成本→买价→增加120000元,预先垫支并抵减→增值税销项税额的→进项税额→增加20400元;另一方面也使企业的负债项目→应付票据→增加14400元,涉及到物资采购、应交税金—进项税额、应付票据三个账户,其中,应付票据款的增加是负债的增加,应记入“应付票据”账户的贷方。
  • 会计分录如下:

借:物资采购—丙材料120000

借:应交税金—进项税额 20400

贷:应付票据—H公司 140400

  • 提示:不论材料是否验收入库,材料的采购成本都先计入“物资采购”账户及其所属的明细账户的借方,待期末计算出已入库材料的采购成本并结转后,“物资采购”账户的借方余额即为“在途材料”。

例4:收到AB公司发来的乙材料1200千克,单价100元,计价款120000元,增值税20400元,除冲销原预付货款110000元外,其余款项用银行存款支付。

  • 分析:该业务属于资产内部各项目之间转换的业务。一方面使企业的材料采购成本→买价→增加120000元,预先垫支并抵减→增值税销项税额的→进项税额 →增加17000元;另一方面应冲销原预付款110000元,剩余部分30400元以银行存款支付。涉及到物资采购、应交税金—进项税额、预付账款、银行存款四个账户,其中,预付账款的减少是资产的减少,应记入“预付账款”账户的贷方。
  • 会计分录如下:

借:物资采购—甲材料120000

借:应交税金—进项税额 20400

贷:预付账款—AB公司110000

贷:银行存款 30400

例5:企业以银行存款支付购入上述甲、乙材料的运杂费12480元,并在已入库的材料之间进行分配。

  • 费用分配的标准选择:企业于同一地点同时购入两种或两种以上的材料所发生的运杂费等各项采购费用,如在发生时不能分清各种材料应负担的费用额,为了准确计算各种材料的采购成本,应按一定的分配标准采用一定的分配方法,在所采购的各种材料之间进行分配。常用的分配标准有材料的买价和材料的重量。
  • 采购费用的分配方法及其分配:

采购费用分配率=实际发生的采购费用/材料的买价或重量

某种材料应分担的采购费用=该材料的重量或买价×采购费用分配率

本例采用材料的重量(甲材料2400千克,乙材料2800千克)标准进行分配。

运杂费分配率=12480/(2400+2800)=2.4(元/千克)

甲材料应分担的运杂费=2400×2.4=5760(元)

乙材料应分担的运杂费=2800×2.4=6720(元)

  • 当将采购费用在各种材料之间分配确定后,由于其属于材料采购成本的一部分,在材料采购成本尚未计算之前,先计入“物资采购”及其所属明细账的借方。
  • 会计分录如下:

借:物资采购—甲材料5760

—乙材料6720

贷:银行存款12480

例6:计算并结转已验收入库材料的实际采购成本。

  • 材料采购成本的计算方法:材料采购成本的计算一般是通过“物资采购”账户的明细分类账户来成的。材料采购成本的计算,就是将按照购入材料的品种、类别设置的物资采购明细账中归集的买价和采购费用相加,计算其采购总成本和单位成本
  • 材料采购成本的计算:根据物资采购明细账,编制“物资采购成本计算表”(略)。甲材料采购明细账中归集的买价为120000元,采购费用为5760元,甲材料采购总成本为125760(120000+5760)元,单位成本为52.40(125760/2400)元;乙材料采购明细账中归集的买价为 280000元,采购费用为6720元,乙材料采购总成本为286720(160000+120000+6720)元,单位成本为 102.40(286720/2800)元。
  • 根据“物资采购成本计算表”编制材料采购成本结转的会计分录:材料的采购成本计算出来之后,表明采购过程结束,“物资采购”账户所担负的任务完成,应将其从该账户的贷方转出,记入“物资采购”账户的贷方和“材料”账户的借方。
  • 会计分录如下:

借:材料—甲材料 125760

—乙材料 286720

贷:物资采购—甲材料 125760

—乙材料 286720

  • 提示:在物资采购业务核算中,也可以不设置“物资采购”账户,购入材料并验收入库后,按材料价款和增值税进项税,借记“材料”、“应交税金—进项税额” 账户,贷记“银行存款”、“应付账款”、“应付票据”账户等;购入材料并付款或已签发商业汇票但材料尚未验收入库时,则由借记“材料”账户,改记为:借记 “在途材料”账户;当在途材料验收入库时,则借记“材料”账户,贷记“在途材料”账户。

4.材料采购成本的控制[1]

采购是企业开展工作的首要环节,控制材料采购成本对一个企业的经营业绩至关重要。材料采购成本下降不仅体现了企业现金流出的减少,而且直接体现在成本费用的下降、利润的增加,企业竞争力的增强。由于材料成本占生产成本的比例较高,控制好材料采购成本并使之不断下降,是一个企业不断降低产品成本、增加利润的重要和直接手段之一。加强材料采购成本的管理和内部控制,完善材料采购管理制度,使材料采购成本总体下降,将会取得良好的经济效益

一、做好材料采购成本控制的基础工作

材料采购工作涉及面广,并且主要是同商家打交道,因此,如果企业不制定严格的材料采购制度和程序,不仅采购工作无章可依,还会给采购人员提供暗箱操作的温床。完善采购制度要注意以下几个方面:

(一)建立健全材料采购内部会计控制制度

严格、完善的材料采购内部会计控制制度,不仅能规范企业的材料采购活动,保证企业生产经营所需物资的正常、及时供应,提高企业经营管理效率、杜绝部门之间扯皮、推诿,而且能从制度上规范采购人员的日常行为,预防在采购过程中违法、违纪等不良行为。采购内部会计控制制度应规定材料采购的预算、请购、授权人的批准权限、材料采购的流程、相关部门(特别是财务部门)的责任和关系、各种材料采购的规定和方式、报价和价格审批等。

(二)建立供应商档案和准入制度

对进入企业的供应商要建立档案进行管理,及时掌握各供应商的声誉、资信等情况。供应商档案除有对供应商编号、详细地址和联系方式外,还应有历史交易记录、现行设备与技术力量、财务状况、品质评级、银行账号等,每一个供应商档案应经严格的审核才能归档。企业的采购必须在已归档的供应商中进行选择,供应商档案应定期或不定期地更新,并有专人管理。同时要建立供应商准入制度。材料物资的供应商必须经质检、审计财务等部门联合考核后才准进入,如有可能要实地到供应商生产地考察。

(三)建立价格档案和价格评价体系

企业采购部门要对所有采购材料建立价格档案,对每一批采购物品的报价,应首先与归档的材料价格进行比较,分析价格差异的原因。如无特殊原因,原则上采购的价格不能超过档案中的价格水平,否则要作出详细的说明。对于重点材料的价格,要建立价格评价体系,由企业有关部门组成价格评价组,定期收集有关的供应价格信息,分析、评价现有的价格水平,并对归档的价格档案进行评价和更新。

通过以上三个方面的工作,对完善采购管理,提高效率,控制采购成本,确实有较大的成效。

二、降低材料采购成本的方法和手段

(一)编制材料采购预算,通过预算考评,建立预算的激励机制

材料采购预算是从事生产活动的预算执行企业在预算期内为完成生产预算而发生的各种材料采购成本的预算。主要是在生产预算的基础上,根据各种材料的消耗定额和市场价格,结合期初库存材料的数量和其他材料采购成本费用编制。通过预算考评,建立预算激励制度,从而使采购人员自觉地调整、约束自己的行为,激励他们努力工作,提高工作效率,降低材料采购成本。

(二)通过付款条款的选择降低材料采购成本

如果企业资金充裕,或者银行利率较低,可采用现金交易或货到付款的方式,这样往往能带来较大的现金折扣,以达到降低材料采购成本的目的。

(三)把握价格变动的时机

价格会经常随着季节、市场供求等情况的变动而变动,因此,采购人员应关注价格变动的规律,把握好采购时机。如果采购部门能把握好时机和采购数量,会给企业带来很大的经济效益。

(四)以竞争性谈判公开招标的方式来牵制供应商

对于大宗物资采购,一个有效的方法是实行竞争性谈判或公开招标,通过对供应商的询价比价,最终能得到性价比最好的供应商。此外,对同一种材料,应多找几个供应商,通过对不同供应商的选择和比较使其互相牵制,从而使企业在谈判中处于有利的地位。

(五)向生产厂家直接采购或结成同盟联合订购

向生产厂家直接订购,可以减少中间环节,降低采购成本。同时,生产厂家的技术服务、售后服务会更好。另外,可以联合几个同类型企业结成同盟联合订购,可从生产厂家得到最优惠的价格。

(六)选择信誉好的供应商并与其签订长期供货合同

与诚实、讲信誉的供应商合作不仅能保证供货的质量、及时的交货期,还可得到其付款及价格的关照,特别是与其签订长期的合同,往往能得到更多的优惠。

(七)对采购市场进行充分调查,收集信息

一个企业的采购管理要达到一定的水平,应充分注意对采购市场的调查和信息的收集、整理,只有这样,才能充分了解市场的状况和价格的走势,使自己处于有利地位。

三、树立成本价值管理战略来指导采购成本控制

(一)估算供应商的产品或服务成本

以前的材料采购管理只是过多地强调公司内部的努力,而要真正做到对材料采购成本的全面控制,仅靠自己内部的努力是不够的,应该对供应商的成本状况有所了解,只有这样,才能在价格谈判中占主动地位。可以通过参观供应商的设施,观察并适当提问以获得更多有用的数据;甚至为了长期合作,明确要求供应商如实提供有关资料,以估算供应商的成本。在估计供应商成本并了解哪些材料占成本比重较大之后,可安排一些使自己在价格上有利的谈判,并尽可能加强沟通和联系,即与供应商一起寻求降低大宗材料成本的途径,从而降低自己企业的材料成本。进行这种谈判要始终争取双赢的局面。

(二)对同类型竞争对手进行综合分析

对同类型竞争对手进行分析的目的是要明确我们与竞争对手相比的成本态势如何。我们的优势在哪里,对手的优势在哪里,优势和劣势的根源是什么,是源自于我们与竞争对手战略上的差异,还是源自于各自所处的不同环境,或是企业内部结构、技术、管理等一系列原因。然后从消除劣势,保持优势入手,制定在竞争中战胜对手的策略。通过对竞争对手的分析,找到努力的方向,在竞争中保持先机。

5.强化材料采购成本治理的措施

企业材料采购成本居高不下的原因

一是企业的经营观念尚未彻底转变。长期以来一些企业领导一味地抓生产、抓产值。认为无论什么原因都不能影响生产,生产是第一位的,是压倒一切的,自然而然地就忽视了对材料价格的治理,更没有把它提到企业的议事日程上来加以研究和部署,使材料采购治理出现了“真空”。

二是对材料市场缺乏研究,未能把握市场动态。在目前买方市场条件下,部分材料的价格仍然一路走高。其原因不外乎没有建立企业自己的价格信息系统,对市场了解不够。不了解国际市场对国内市场和行业市场、国内市场对区域市场和小市场的影响,以及这些市场对企业所需材料价格的影响。对市场的了解肤浅,造成企业的供给商单一,制约了企业的材料供给。

三是材料采购的内部控制制度不健全。目前大部分企业都设置了物资治理部门,承担着企业材料的计划、采购、存储保管工作。技术检查部门负责材料采购入库前的检验,审计部门负责材料采购的监督,财务部门负责材料采购的结算。这样的机构设置从表面上看很合理,但是在一些环节上还存在诸多弊端。如物资治理部门既管计划又管采购还管价格,造成计划、采购、价格决策没有相互独立,由一个部门说了算的局面。而审计部门的监督在不能系统了解市场价格的情况下也只能进行事后审计甚至抽查,起不到真正的监督作用。

强化材料采购成本治理的措施

第一,做好市场调查

影响材料价格的因素较多,价格波动较大,所以采购人员应经常了解并把握材料的市场价格与价格信息以及行业政策的变化,在物价上涨之前以低价位购入适量材料,减少涨价带来的成本上升损失。另外,在目前高度市场化的条件下,存货耗用量与销售量均衡几乎是不可能的,企业必须考虑季节性供求问题。如羽绒服厂是季节性生产厂家,销售旺季为冬季,为了保证羽绒服厂家商战时的货源充足,同时也为了降低羽绒服的生产成本,企业对生产羽绒服所需的面料等材料的采购应与之相应,错过季节要么无货可购,要么价格较高,甚至倍增。因此,为了保证充足的货源和实现采购成本目标,必须及时了解和把握供求变动的规律,避免高价位采购。

第二,制定采购预算估计成本

制定预算就是在组织内部进行稀缺资源配置。制定采购预算是指在实施采购行为之前,对采购成本进行猜测。这是对整个采购资金的一种理性规划,不仅可以对采购资金进行合理配置,还可以建立资金的使用标准,以便对采购过程中资金的使用情况随时进行检测和控制,确保资金的使用额度在合理的范围内。

第三,采取议标订货。

所谓议标订货就是需方根据自身的需求拟定一个基本的选标条件和价格文件,向具有一定供货能力的供货厂家发出标书,供货厂家依照需方提出的条件向需方投标。在议标会上由需方组织的招标委员会公开唱标。中标条件:供方能满足需方在价格、数量、供货时间等方面的要求;投标文件符合招标文件的要求,投标价格合理并对需方有利;具有执行合同的能力,能够提供最佳服务及优惠条件等。这种订货方式能比较客观地反映资源分布、生产及价格构成情况,有利于需方选择供货厂家,确定切实可行的供需关系。

第四,确保供给主渠道畅通。

拖欠货款越多,企业的信用度就越低,供货单位基于货款占用周期长而不得不抬高货价,有可能造成企业材料采购价格上升,就会造成材料采购成本上升比企业拖欠货款产生的利息高得多。在买方市场中,供货单位迫于形势不得已而供之,而一旦市场供求关系发生变化,供方就会对需方采取清欠货款和限制发货制裁。所以企业应采取稳定主渠道、及时付款的供给策略,建立起与主渠道供给商协同发展的长久合作的良好关系,这样既可以降低材料采购成本,确保采购主渠道的畅通,又可以通过树立良好的企业形象,强化与供给商的密切合作关系,共同抵御市场风险

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