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会计数据

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1.会计数据

会计数据是记录下来的会计业务,是产生会计信息的源泉。在会计工作中,从不同的来源和渠道取得的各种原始会计资料、原始凭证及记帐凭证等都称为会计数据。如某日仓库的进货量、金额,某日某产品的产量、费用等。

2.会计数据的分类

会计数据和信息的加工处理流程(确认、计量、输入、储存、处理、传递、反馈、输出、发布),可以把会计数据分为三类:原始会计数据、中间会计数据和会计信息、发布的会计信息。

(一)原始会计数据的标准化采集输入和储存

对于原始会计数据的确认、计量、标准化采集和储存,实际上已经进行了多年的探索,各企事业单位对业务进行分析,从中查找有规律可循的各类经济业务,并通过公式定义等方式存储于公式库文件之中,而对于少数不经常发生的、无规律可循的经济业务,则暂时采用人工方法加以填制。所以,国内不少软件中都有了各自的模式凭证和自动转账凭证,国外软件也能自动生成各种凭证,例如SAP R/3,能够自动生成和校验各种记账凭证,能将每月必有的、可按一定规律形成的会计凭证全部实行自动生成。

在国家标准《信息技术会计核算软件数据接口规范》(G B/T19581-2004)中,已经对记账凭证的数据元素(数据项)进行了规范。所以,可以结合电子商务和ERP系统,在经济业务发生时,以网络实时数据采集方式,由各项业务的经办人员操作,根据财会软件在计算机屏幕上的提示和引导,把原始会计数据导入临时数据库。临时数据库中的会计数据,由会计人员确认后,计算机程序自动进行分类整理和格式转换、存入基于XM L(eXtensible M arkup Lan-guage)的数据仓库。会计人员通过网络进行实时控制管理,完成原始会计数据的标准化储存工作,用实时更新的数据仓库提“供原汁原味”的会计数据。

会计部门和各类信息使用者(管理、审计、投资、政府部门)可以依据各自的权限,方便地进入数据仓库的相应层次,运用各自预先准备好的专用软件,自动查阅采集所需的会计数据。

对临时数据库中经济业务的数据格式,在软件的初始化时,需要预先规定统一的标准,并且设置好“默认值”和“必须填写数据”等输入控制参数。对数据仓库的结构、元数据和多维数据模型,需要根据不同的行业进行设置。

原始会计数据的标准化采集和储存,将做到实时、准确、减少冗余,协调电子商务(例如用XM L描述的电子单证)与会计信息系统的联系,提高相关部门的工作效率。

(二)中间会计数据和会计信息的标准化传递

在不同软件公司开发的软件之间,存在会计数据和信息的格式不兼容的现状,这就导致信息使用者,尤其是外部信息使用者无法自由地获取企业的会计信息。

从1995年开始,上海市会计学会会计电算化专业委员会和上海财会信息技术研究会针对中外财务软件着手,研究基于会计核算层面的数据接口规范。该研究一开始就得到上海市财政局会计处、上海市信息化办公室(现上海市信息委)的支持。1997年被批准作为正式科研课题开始研究,1999年开始申请作为上海市地方标准开始研究。并于2001年底通过专家鉴定,上海市质量技术监督局2002年2月10日发布,2002年3月15日开始实施。目前,全市已有会计软件公司的近百个产品、几千家企业符合了本标准的要求。

从2002年开始,上海市会计学会会计电算化专业委员会和上海财会信息技术研究会又参与到国家标准的研究工作中2003年开始,研究工作得到了审计署、财政部领导的支持。经过1年多的努力,2004年9月20日经国家质检总局和国家标准委批准国家标准发布, 2004年11月4日在京公布,并于2005年1月1日起在全国范围内实施。国家标准《信息技术会计核算软件数据接口规范》(G B/T19581-2004)解决了不同软件的数据格式不兼容问题,较好地解决了不同软件之间会计数据和信息的传递问题。

例如:在中日合资“摄阳国际贸易有限公司”等一些单位,按照上海市标准数据接口项目组制定的数据接口标准,已经成功地使“立成软件”的数据得到转换;法国“索迪斯餐饮服务有限公司”通过“万能财务软件公司”应用由上海市标准数据接口项目组制定的标准数据接口,将国外软件数据转换成功;由德国“SAP软件公司”与“海天软件公司”共同合作,也已经将上海“麦得龙大型超市”的日常数据转换成功。这证明了不同软件公司之间的数据可以通过应用《标准数据接口》来实现数据转换和共享;中外软件数据的交流,也可以通过《标准数据接口》来实现。

所以,各行各业已经积累在各单位计算机中的大量历史的会计数据和信息,都可以在《信息技术会计核算软件数据接口规范》的指导下,通过相应的接口软件,进行导出和导入,以便于按照各级权限,对会计数据和信息进行社会化共享和充分加工利用。

(三)输出的会计信息的标准化发布

经济的发展对会计信息发布的要求越来越高,传统的报表已经不能满足需要。国内正在研究和借鉴国外资料,研究我国的会计信息发布方法,形成标准化格式。

其中,XBRL(eXtensible Business Reporting Language)是为了企业财务报告而发展起来的标记语言,是应用于财务信息、报表与分析资料等的网络传输格式标准。XBRL为财务机构准备、公布各种格式的财务报表、可靠地抽取和自动交换公开发行公司的财务报表及其他信息提供了标准化方法。

目前,XBRL已经由XBRL国际指导委员会倡导并推动其发展,国际上许多证券交易所、会计师事务所和金融服务与信息供应商等机构已经采用或准备采用该项标准和技术。

在中国会计学会主办的(2004年、2005年、2006年)全国会计信息化年会上,对于XBRL的理论和实践,都有相关的研讨。上海证券交易所和深圳证券交易所已经开始了XBRL技术的研究和试验。上海证券交易所于2005年5月正式获准成为XBRL国际组织的会员。在会计信息化的进程中,必将建立中国的XBRL标准。从而做到会计信息的标准化发布。

3.会计数据的泄露

会计数据泄露的途径主要有两种:

一种是主动泄露。

另一种是被动泄露。

所谓主动泄露是指企业掌握会计数据的入主动获得会计数据,其中包括非法访问(使用)会计数据,通过行贿直接收买合法用户访问会计数据等。

所谓被动泄露.则是指会计数据在传播中或处理的过程中被人截获而泄露,其中包括网络通信线路中的盗窃与截获,磁盘介质处理不当,系统的控制措施不健全等。

常见的会计数据泄露途径包括:

1.直接非法访问会计数据

直接非法访问会计数据包括实体访问和远距离访问。实体访问是非法访问者来到计算机系统的现场,并且通过了合法用户识别,伪装成合法用户访问机密的会计数据。这种风险主要是由于实体控制不严引起的。例如,非法访问人员若知道进入计算机会计系统的密码,既可以通过系统的查询功能非法访问凭证数据、账簿数据等,也可以通过使用工具软件或数据管理系统,直接调用需要查看的数据文件。远距离访问,则是通过计算机联网,从异地获取对计算机会计数据的使用权。控制远距离访问比控制实体访问要困难得多,其主要原因是入侵者的范围可以很广,入侵的过程很难被明显地察觉。

2.间接获取会计数据

间接获取会计数据的方式很像一般的特务、情报人员所采取的方式,土要是通过收买计算机会计系统的合法用户获取会计数据,或通过间接分析和询问米获取会计数据。收买计算机会计系统的合法用户是常见的。例如,通过收买竞争对手计算机会计系统的操作员,获取竞争产品的成本核算数据、销售数据等。在预防这种风险时,最困难的是这种行为不易被发觉。其特点是,被收买的可能是堂堂let的技术人员、财务部门负责人计算机会计系统的主管等。另外,某些单位为/信誉也不愿检举揭发,往往是尽量掩盖 事实真相。

3.通信中的截获

当会计数据通过通信电缆传送时,很容易被窃听或用其他方法截获。这种截获是被动的,解决的办法是对传输的会计数据进行加密,就像发送军事无线电情报一样。

4.清扫术

清扫术是从计算机会计系统或机器周围的废弃物中获取会计数据的一种方法。它是在某项工作执行后搜集计算机中或其周围的会计数据。它处理中最需要注意的是,存储介质上的信息尽管已被删除或复盖,但仍可以通过特殊的命令式装置重现。使用D0S中DEl。命令删除的文件,可以用UNDELTET命令使文件重现,用FORMAT命令来清除磁盘上的文件,可以用UNFORMAT,恢复磁盘上的内容。鉴于上述原因,敏感会计数据的处理,必须采用使会计数据不可重现的方法,否则会导致会计数据的泄露。

5,间接综合分析推断

在获得某一非敏感的会计数据后,经过数学运算,可获得某一敏感的会计数据。例如,在知道银行存款总额后,就可推算出该银行的贷款能力;在知道某一单位某种产品的销售总额和销售数量。后,就可推算出销售单价数据。

4.会计电算化数据的软破坏

会计电算化数据的软破坏是指通过修改、删除、伪造、截获的方式对存储介质上的会计数据进行破坏的行为。

常见的会计数据软破坏包括:

1.会计数据往往是会计软件运行的结果

如果会计软件本身的处理功能或控制功能有缺陷,则往往会导致会计数据失真。例如,在成本核算系统中,产品成本数据是产品成本计算程序运行的结果,如果在成本计算程序中,成本的计算方法不正确,则成本数据也是不正确的。又如,在账务处理系统中,如果凭证输入程序没有借贷方平衡检查功能,则输入的凭证数据就可能出现借贷不平衡,从而导致会计数据输入错误的风险。

2.操作系统命令与软件工具使用不当

操作系统与软件工具为存储介质上的会计数据的管理提供了非常重要的工具。然而,如果这些工具使用不当,则会有意无意地给会计数据的安全带来威胁。例如,在 DOS系统中,磁盘格式化命令FORMAT使用不当会造成整个磁盘会计数据的丢失,文件删除命令DEl-或DRASE的误用也会使会计数据丢失。此外,在使用COPY命令时,由于使用了磁盘上已有的数据文件名,会导致复盖式地删除原相同数据文件名的文件,这也是造成会计数据丢失的主要原因之一。

3.绕过计算机会计系统非法修改或复制会计数据

我国现行的计算机会计系统有80%以上是采用FDX系列程序(FOXBASE、FOXPRO)编写的。这些计算机会计系统中,会计数据都是存放在数据库文件(.DBF)中的,数据库文件一般是没有加密的,可直接进行渎写。因此,只要懂得数据库知识的人,就可以绕过计算机会计系统对会计数据文件进行非法修改或非法复制。例如,1987年,在中国工商银行办事处,其计算机会计系统管理员伙同某厂会计,修改了计算机会计系统的会计数据,截留企业的贷款存人空户头,从中贪污了11.7万元。这起计算机犯罪就是绕过计算机会计系统直接用数据库管理系统修改了系统的数据库文件。又如,美国某公司电脑部的一个职员,就曾利用工作之便,拷贝公司的会计数据,并以高价卖给了公司竞争者,结果使公司在竞争中失败,最终走向破产

4.停电或误操作

如果当前增加的会计科目数据因突然断电而未及时存盘,则可能造成会计科目数据丢失;如果当前增加的会计科目断电前实际已存盘,但因断电破坏了会计科目的索引文件,就会造成会计科目的假丢失;如果在填制记账凭证时突然断电,也会造成记账凭证数据的丢失或假丢失;如果断电发生在记账时,则会造成记账凭证、明细账、总账数据混乱,具体表现为一部分记账凭证已登记完总账和明细账,一部分记账凭证没有丢失但没有记账,还有一部分记账凭证被丢失(当然也没有记账)。 误操作也会导致会计数据的丢失。例如,有的计算机会计系统,总账数据是根据明细账数据汇总得到的,如操作人员先登总账,后登明细账,则就会有总账中会计数据丢失的风险。有的操作人员,不懂得会计软件的操作规则,有时会擅自使用系统的初始化功能,结果造成会计数据的丢失。

5.计算机病毒

计算机病毒可修改、删除磁盘上所存储的会计数据,例如修改引导区记录、删除会计数据、修改会计数据,以达到破坏的目的。

5.会计数据和信息资源的共享和充分利用

解决了会计数据和信息的标准化问题之后,在相应的政策法规和数据维护与计算机网络数据安全的保障之下,利用数据仓库、联机分析处理数据挖掘等技术,就可以使会计数据和信息在企业各个部门之间、上下级单位之间、社会各相关权益人之间,按照授予的各级权限,进行真正的社会化共享。

对会计数据和会计信息资源进行企业内、外部的加工使用,既可以在社会化的广度上,也可以在信息化的深度上进行共享和再加工利用。

(一)在社会化的广度上进行共享和加工利用

社会经济联系的数据结构是网络状态的,由各个行业的某一类数据向上游搜索,可以到达最初原材料的生产行业(例:采矿业);从一个产品向下游搜索,可以到达各个最终用户(例:消费者)。从一个地区或者一个国家的范围观察,汇总分析会计数据,能够反映各个行业之间的物资、资金的运动过程,可以在分析研究社会经济活动的情况方面,发挥很大的作用。

经济信息统计管理和经济调控机构可以通过会计信息共享,由社会经济活动的原始经营交易数据出发,进行加工处理,不仅可以生成传统的会计信息,而且可以得到社会经济活动中各种物资的供需关系和各个行业之间的资源的动态变化与平衡关系,了解各种资源在国民经济各部门、各行业和各单位之间的动态关系,可以用于预测经济前景,辅助制定宏观经济政策,进行监管和调控,为经济建设服务。税收征管机构可以通过会计信息共享,在管辖范围内进行实时监控和统计分析,更好地完成税收征管工作。

审计机构可以通过会计信息共享,对原始会计数据、中间会计数据和会计信息、发布的会计信息进行网络化的实时审计,从而提高审计质量,降低审计风险

环境保护机构可以通过会计信息共享,在管辖范围内进行实时监控和环境会计处理,对“自然资源损耗”、“环境保护支出”、“资源环境改善收益”等数据进行核算和统计分析,及时监控企业、行业与环境的关系,更好地完成环境保护管理工作。

上市公司、监管机构、交易所、会计师事务所、投资者、研究机构、证券信息服务商等上市公司信息的加工者与使用者可以通过会计信息共享,对证券交易所发布的会计信息进行处理,以更低的成本、更高的效率实现信息的提取、分析和生成自己需要的信息。

(二)在信息化的深度上进行共享和加工利用

各个社会机构和单位将按照一定的权限,直接提取社会化共享的会计数据和信息资源,为财务分析系统财务预测系统、筹资、投资、成本决策支持、股利分配决策支持系统提供第一手资料。

各个企业的会计数据和信息包含了企业内、外的资金变化信息和企业之间物资资源联系等的信息。企业管理者可以对企业内的会计数据进行内部价值链分析,判断如何降低成本,优化企业流程;可以对行业价值链进行分析,了解企业在行业价值链中的位置,判断企业是否需要沿价值链向前或向后延伸。

在会计数据和信息资源的社会化共享条件下,采用数据挖掘技术,通过对历史数据和当前数据的汇总、归纳、推理,尤其是对多维数据仓库的数据进行联机分析处理,可以得到各个层次的财务决策知识。

(三)展望

随着计算机网络通讯技术和社会信息化的发展,会计数据和信息的标准化储存与社会化共享,将规范财经信息的管理,真正解决会计信息的不对称问题,提高会计数据和信息的可获得性、时效性、相关性和可靠性。各行各业每天生成的和历史积累的会计数据和信息,在社会化和信息化的共享与再加工利用的过程中,必将被充分挖掘和利用其潜在的巨大价值,从而产生更大的经济效益和社会效益。

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