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采购效率

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1.什么是采购效率

采购效率是指完成采购所投入的精力,费用和时间与所取得成果之对比。

2.政府采购效率的影响因素[1]

“采购项目”因素。

采购项目是指采购人实施政府采购程序所要购置的货物、工程和服务的具体对象,这就从客观上决定了它对政府采购效率的影响有着直接的关系。采购项目越复杂、数量越多、技术要求越高,则花费的时间就多,其影响政府采购效率的程度就会变大。这是因为,复杂的采购项目会增加采购文件的制作时间;数量多、技术要求高的采购项目会增加评标、验收等多道程序的时间,因而其政府采购效率就会变低;同理,采购项目越简单、数量越少、技术要求越低,则花费的时间就相对减少,其影响政府采购效率的程度也就会变小。这就要求采购人必须实事求是地确定采购项目,而不能人为地扩大采购项目内容。在配置上不能要求越复杂越好,在数量上不能要求越多越好,在技术要求上不能要求越高越好。如,明明可确定本地区内一种现有较高配置的计算机为采购项目的,却非要确定目前市场上刚问世,只在少数大城市可采购到的一种更高配置的计算机为采购项目,以致于延长采购时间,降低了采购效率

采购方式”因素。

国内外政府采购的实践告诉我们,不同的采购方式,其效率是不一样的,在都合法合规的同等情况下,公开招标邀请招标的时限就较长,其效率就低于竞争性谈判询价采购单一来源采购这三种采购方式。但须指出的是,在这里,是从理论上纯粹探讨影响政府采购效率的各因素(下同,如“采购程序”因素等),我们应正确理解公开招标与邀请招标这两种采购方式,这里所指的涵义是应该用竞争性谈判、询价采购、单一来源采购这三种采购方式的,不能去赶时髦,硬要去实施公开招标与邀请招标这两种采购方式,同时还有一层涵义是我们不能片面地强调效率,应实施公开招标与邀请招标的而去规避公开招标与邀请招标,所以,在实际工作中,我们应注意采用先进的采购方式,这更能显著地提高政府采购效率。

例如,当今国内外流行的协议供货采购方式,可从三个方面提高政府采购效率。

首先是减少重复招标,减少了许多单位的多次采购时间,多次询价采购,最大限度地压缩了采购环节,从而缩短了若干单位的采购时间;

其次,降低政府采购成本,极大地提高了政府采购的规模效率,实行协议供货采购方式后,集中采购机构,不必再多次对供应商进行资格审核,多次费神地制订招标书,多次组织招标活动;

再次,采用“协议供货”方式,可一次签订合同,实行长期供货,从而在很大程度上满足了广大采购人所购物品的多样性和及时性要求。

再如,推行电子采购方式,不仅能减少30%的采购成本,而且许多环节都可以在网上直接操作,极大地提高了政府采购效率,因此,确定正确的采购方式是提高采购效率的前提和重要手段。这就要求我们:一方面要大胆创新,锐意改革,大力推行“协议供货”、“电子采购”这些先进的政府采购方式。另一方面要在坚持合法合规的原则下,善于掌握灵活性原则,既可用邀请招标方式又可用询价采购方式的,就采用询价采购方式。如对于配置型号固定的项目,就可以采用询价采购代替邀请招标,这样一来将会节省大量时间而又能充分满足“三公”原则,供应商、采购人都会很满意。所以,在不违背政府采购法与具体实施方案的前提下,通过选用恰当的采购方式来提高政府采购效率,是有空间、有潜力可挖的。

“协调配合”因素。

这一点,不仅很好理解,而且十分重要。无论是从政府采购是一项系统工作来讲,还是从政府采购作业像一个环环相扣的链条来讲,都需要采购当事人和政府采购监督管理部门等方方面面的协调配合,任何一方有所缺位和不配合,都会直接影响政府采购的效率和秩序。

例如,一些采购人,以“老子”自居,看不起采购代理机构,对需要其配合的事项(确认采购文件、评审报告等),总是“千方百计找错”,以致于一天就能配合完成的,却用了三天甚至于五天;再如,一些采购代理机构,以 “你求我”自居,总是强调“按部就班”,不是对采购人的采购项目不能及时受理,就是对采购人提出的采购具体技术、质量和服务需求不甚了解、或理解有误,一而三的要采购人提供这样或那样的资料,甚至于在相互配合中,还相互扯皮,以致于能在五天内完成编写招标文件、发标、开标、评标、编写评标报告等工作的,却用了一周甚至于更长的时间。因此,加强协调配合应引起采购各方的高度重视。对政府采购监督管理部门来说,就是要优化服务,简化手续,缩短审批时间,实行集约管理。对采购代理机构来说,就是要简化工作程序,不断创新工作方式。进一步优化政府采购程序,减少流转环节和时间。对采购人来说,首先要正确认识政府采购效率的本质含义,规范自己的言行,以宽容、理解、支持的态度,配合采购代理机构做好采购工作。

其次要提高计划性,一方面要避免临上轿穿耳洞,用时才申请实行政府采购的现象;另一方面要避免随意性,一会儿提出更改采购方式的要求;一会儿提出更改采购时限的要求,另一会儿又提出改动配置的要求,这些行为只能造成采购秩序的混乱,延长采购时间,不利于采购效率的提高。再次要提高主动性,避免与集中采购活动不合拍,拖长采购时间。就是要多与采购代理机构进行联系和沟通,从而能掌握采购代理机构举行各类政府采购方式的时间、程序和方法等。如什么时候举行空调物品的招标,什么时候举行微机等办公系统的招标等情况。这样就不会发生昨天刚对10个单位采购空调进行了招标活动,你今天才申报的情形,而有可能使你前几天就得知这方面信息,及早完善手续,送交采购代理机构,赶上这趟车,从而明显地提高了采购效率。

“采购环境”因素。

和谐的政府采购环境,既是实行一定采购效率的有力保证,又是提高政府采购效率的重要手段。这是因为,和谐的政府采购环境,能从多方面保证和提高政府采购效率。这里仅举三点:

一是在和谐的采购环境下,采购各方都能目标一致,心往一处想,劲往一处使,大家都具有较高的效率意识和相互配合姿态,都能共同为着提高效率而努力;

二是在和谐的采购环境下,采购各方都能加强自身采购硬件建设,都能充分利用计算机等科技手段实施操作,使采购信息通畅、效率倍增。

三是在和谐的采购环境下,政府采购改革与部门预算国库集中支付等财政配套改革彼此之间联系紧密,相互依托,使采购项目申请,资金拨款等效率倍增。反之,混乱的采购环境只能降低采购效率,浪费宝贵的人力、物力、财力资源,不利于采购效率的提高。所以,在当前加大构建和谐政府采购环境力度,是一项刻不容缓的任务。就上述三点来说,就是要做到三个加强:

①加强政府采购宣传工作 。要通过座谈交流、新闻报道和内部简报等多种形式,大力开展政府采购的宣传活动,进一步提高采购各方对实行政府采购制度重大意义的认识,增强提高政府采购效率的主动性和自觉性。

②加强政府采购硬件设施建设,建立科学、完善、灵敏的计算机网络管理信息系统,重点是建立与现代政府采购相适应的网站、采购管理系统和采购支付结算系统。不断完善供应商、咨询专家信息及采购信息体系,并逐渐实现与其他采购网络的联网,实现信息资源共享,从而有效缩短采购过程中部分环节的时间,不断提高采购效率。

③加强财政配套改革,着重规范部门预算,细化采购预算,完善国库集中支付制度。实行政府采购预算与部门预算统一布置、统一编制、统一审核、统一批复,实行采购资金网上开票、网上直付。

“采购程序”因素。

政府采购程序是制约政府采购效率的又一重要因素。我们大家都知道,只要采购程序设计稍有不尽合理,或过分强调形式上的制衡,就会造成环节多、关键环节考虑不周等问题,进而导致权责不明,推诿扯皮,甚至导致招标失败,大大影响了采购效率。如在询价采购程序设计上,《政府采购法》明确得很清楚,只有四道程序,可在实际操作中,一些采购人设计的询价采购程序就更多,增加了一些不必要的程序,如对外地已入供应商库管理的供应商还要进行资格审查,以及要求供应商报送样品等,从而延长了采购时间,降低了采购效率。因此,我们要在坚持《政府采购法》等法规所规定的程序前提下,重视采购程序设计工作,要不断完善政府采购操作程序和操作制度,合理确定采购过程中每个环节的时间节点,减少不必要的环节,使整个采购过程既合理又规范。这就要求我们:

第一、要完善政府采购程序,加强规范化管理。如对公开招标项目要召开标前会,对供应商要进行集中答疑。将评标细则纳入招标文件,各项评标因素量化计分,使评标结果更加科学、客观、公正,从而有效避免发生质疑与投诉,避免降低采购效率。

第二、明确各种政府采购方式的工作规程,并严格按其规程进行。第三,建立健全采购过程现场监督制度、质量控制制度、考核奖惩制度,以保证和促进政府采购效率的提高。

组织管理”因素。

现实告诉我们,无论是进行集中采购,还是实施分散采购,都与采购当事人的组织管理有关,组织管理得好,就能有序操作,就能又好又快,促进采购效率提高,相反,组织管理得差,就会杂乱无章,就会问题百出,不仅不能按期完成采购,还有可能出现多次返工,所以组织管理也是影响政府采购效率的一个重要因素。这就要求我们:

首先要建立健全采购组织。就采购人而言,就是有条件的要建立专门采购组织,没有条件的要建立兼职的采购组织,从而避免效率低下的 “拉郎配”采购、随意化采购;就采购代理机构来说,就是要优化内部组织结构,从健全高效的内部工作机制上提高政府采购效率。如理顺内部机构,改“小而全” 的内部机构设置格局为“一条龙”服务于项目采购的内部机构设置格局,从而有效地缩短“一次采购”在内部周转的时间,形成“分工明确,权责分明,管理科学” 的政府采购运作机制,以促进采购效率的提高。

其次要精心组织采购。采购前,要认真准备,加强计划的严肃性,以避免随意改变采购数量、技术要求等问题的发生;采购中,要在精心设计和严格遵循科学程序的基础上,加强现场指挥,加强协调配合,以有序的快节奏促进采购效率的提高。采购后,要强化采购项目的组织验收管理。要组织以专家为主的强有力的验收小组,按照签订的采购合同,逐项对设备配置、性能等情况进行验收,这样不仅能保证和提高验收效率,还能充分发挥对合同履行的监督作用,确保采购项目的质量。

“采购文件制作”因素。

采购文件包括标书、评分办法、采购合同、补充文件等,而在这些文件的制作上,无论是准备不充分,还是制作不规范、表述不清楚,内容不完整等,都会影响政府采购效率。因篇幅关系,这里仅以标书制作为例,倘若准备不充分,就不能全面或准确理解采购人提出的采购需求,以致于使制作的标书与采购人的要求有很大出入,要重新制作;倘若标书在对供应商的资质要求,所采购物品的技术要求,价格要求,实施(指运输、安装、售后服务等)要求,评标要求、验收要求的表述上不清楚,就会发生多种多样的理解偏差,形成多种多样的矛盾与问题,轻则修改标书,重则不是引起质疑与投诉,就是要重新招标;倘若标书内容不完整,就有可能遗漏一些实质性要求,不得不采取有关措施补救,从而拖长采购期限,降低了采购效率。

所以,人们得出这样的结论:采购文件制作精细完备程度是提高采购效率的基础,足见精心制作采购文件,对提高政府采购效率,是何等的重要。这就要求标书制作要全面细致、无歧视性条款、操作性强;评分办法制作要科学合理、紧扣标书内容,全面反映项目特点与采购人实际要求等;采购合同制作要与采购文件相一致,合同的主要条款应符合采购文件的实质性要求,应包括政府采购管理机构对政府采购合同的履行、验收及付款等提出的特殊要求;只有这样,采购文件制作才能合符要求,才能确保和提高政府采购效率,才能确保采购活动圆满成功,使采购当事人满意。

“采购人员素质”因素。

现实告诉我们,采购人员素质高低,直接决定着政府采购效率的高低。这是因为,业务素质低的从业人员容易发生差错。如标书发放时的疏漏、资质审核不严、标书不盖公章、信息发布失误、传真失真等,都是因从业人员粗枝大叶或业务不熟练引起的,而上述这些差错,哪怕是细枝小节问题,都会直接影响政府采购效率,影响采购工作的顺畅进行,甚至于会发生意想不到的事情(因篇幅关系,这里不再举例)。相反,业务素质高的从业人员,无论是是制作标书,还是对供应商进行资质审核等,都是又好又快,所以,有的采购代理机构三至五天就能组织一次采购活动,而有的集中采购机构十天或者半个月都准备不了一次采购活动。另外采购从业人员的职业道德素质、敬业心、团结协作精神、吃苦耐劳素质等也是重要指标,也制约着采购效率的方方面面,也应引起高度重视。所以,提高采购从业人员素质非常重要。

首先,要加强思想建设。要在全体从业人员中经常开展职业道德教育、法纪教育,以不断提高从业人员的思想素质;

其次,要开展正常的业务培训,也就是要定期组织业务培训,要将各项技能培训安排成若干个培训周期,然后一期一期地组织,只有这样,才能切实提高从业人员的业务技能;

再次,要以开展“创一流业绩,争技能第一”的活动为载体,推动业务技能学习,然后再通过开展多种项目的业务技能竞赛,如开展招标书制作竞赛,来促进从业人员能自觉提高业务技能;

第四,建立进修制度,将采购从业人员分期分批地送到高等学府或上一级集中采购机构或先进的集中采购机构去进修培训,这样几年下来,采购从业人员的业务技能和政府采购效率就会明显地提高。

3.采购效率提高的措施

第一、缩短工作时间

预算环节将原来汇总需要一个月时间完成的,通过采用计算机或先进软件缩短为20天或半个月。

资格审查一是改变审查方法,将原来每搞一次招标采购进行一次资格审查的方法,改为一年一次集中审查的方法;二是资源共享,利用上一级政府采购中心或周边地区政府采购中心建立的政府采购供应商信息资料库,凡能查询到的,就不要再重复进行审核;三是建立政府采购供应商日常申报制度,利用平时进行资格审查。

文件制作主要在招标文件或竞争性谈判文件的制作上,可以通过培养专门人才或聘请专家制作,或者由具备这方面较好专业技能的几个人员一起操作。

评标环节一方面要选择恰当的评标方法,可以事半功倍;另一方面要为评标做好充分准备,包括场所、电子计算机、办公用品都准备好。

第二、优化组织结构

改“小而全”为“一条龙”即改变一些政府采购中心在内部机构设置上比较细的现状,如有的政府采购中心设置了业务接待部门、询价采购部门、招标采购部门、定点采购部门、办公室、采购质量监督部门等等,这样,一项采购业务由业务接待部门承接后,交给办公室,办公室汇总后再交给主任,主任再分配给相关业务科部门,不仅手续烦,而且浪费时间。

明确职能防扯皮不仅要通过定员定岗的形式,明确各内设机构的工作职能、范围,而且还要通过岗位责任制的形式,明确各个业务人员的具体工作范围、职责,有效避免相互依赖,相互推诿。

健全制度主要建立健全业务接待制度、经济责任制度、内部工作程序、工作规则、质量控制制度、考核制度、档案管理制度、监督检查制度等八项制度,并且所定的制度要尽可能量化、细化,该有时间限制的要明确具体的时间限制。

第三、加强业务培训

业务培训定期组织业务培训,要将各项技能培训安排成若干个培训周期,然后一期一期地组织。

技能学习要以开展“创一流业绩,争技能第一”的活动为载体,推动业务技能学习,然后再通过开展多种项目的业务技能竞赛。

建立进修制度将政府采购中心内部的从业人员分期分批地送到高等学府或上一级政府采购中心或先进的政府采购中心去进修培训。

4.提高政府采购效率的对策[2]

影响政府采购效率的因素是一种普遍存在,这些现象在政府采购中也不可避免地、或多或少地出现。虽然就某一具体采购项目来说,影响工作效率的因素可能只是某一个方面,但要提高政府采购效率,必须采取综合性的措施。

第一、正确引导,规范采购单位的采购行为

采购法颁布以来,各级财政部门采取多种形式宣传、推进政府采购制度,但大多将宣传的重点放在集中采购目录中的具体项目上,凡采购目录内的项目,必须强制委托集中采购机构进行采购,而对如何规范采购单位在政府采购活动中的行为很少提及。

因此,今后的工作重点应放在规范采购单位采购行为上,加大宣传力度,完善相关制度,以制度来细化政府采购法。要求采购单位提高计划意识,在预算和计划编制方面进一步细化政府采购目录,认真分析政府采购重点,严格依据政府采购预算,制定实施政府采购计划年度方案。尽量避免临时采购,紧急采购,以确保政府采购的效率和质量。

第二、合零为整,发挥集中采购的规模效应

要千方百计扩大政府采购的面,只要有了一定的面,才能真正合零为整,形成批量。政府采购管理部门要根据审核批准后的单位政府采购预算,及时进行汇总和分类。通过政府采购预算,事先预知全年采购规模,对部门不同,项目相同的采购需求,合零为整,实施规模集中采购,定期汇总分包下达政府采购执行计划。

采购中心根据采购计划,要提前了解市场行情,捕捉采购信息,根据政府采购预算,合理确定采购方式、排定采购时间、均衡采购,做到既不影响采购单位的使用时间,又充分发挥集中采购的规模效应。从而解决采购频次高、额度小、程序复杂、效率低下、无序采购、零星采购的问题。

第三、加强监督严把政府采购质量关

加大监督履约力度,是保证政府采购质量的重要环节。在确定中标供应商后,采购当事人各方,必须根据招标书和投标书的内容审查合同,防止随意增减采购项目,增加中标额度等不合理现象。

采购机构、采购管理部门要加大对政府采购履约环节的监督,必要时可参与项目验收,严格控制采购人与中标人相互勾结,在验收环节弄虚作假。对按合同约定提供了合格的采购对象的,采购机构与采购监督管理部门要督促采购人及时足额支付合同款项,严禁截留、挤占、挪用采购资金,确保供应商履约后能及时收到货款。

第四、强化管理,减少政府采购内部的时间消耗

要从内部管理入手,减少流通环节,缩短审核时间,抓好采购节点,以满足采购人对时间效率的需求。要在采购流通环节上要争取做到最优。要尽早实现采购需求内网走目标,通过政府采购网这个平台,采购人填写需求表、采购单位领导送审、主管部门审核、财政局审批、采购处确定采购方式、采购中心组织采购。

随着部门政府采购预算的实行和政府采购的逐步规范和深化,应该考虑在确保财政支出管理的前提下,进一步减少审核环节,要尽量缩短所用时间,制定每一个环节中所必须完成的时间要求。在采购中心具体组织采购时,要增强服务意识,强调时间效率。

在规范运作的前提下,根据采购项目的轻重缓急、难易程度等不同情况,合理安排出采购时间,尽可能地满足采购人对时效的要求。对于每一个采购人的委托,都要充分利用自身资源优势,为其出谋划策,将服务贯穿于政府采购的全过程,以实际工作赢得采购单位的支持和信赖。

提高政府采购效率不仅是政府集中采购机构的事,而且与政府采购相关的所有当事人及政府采购监督管理部门相关,需要当事人和政府采购监督管理部门等方方面面的协调配合,任何一方的缺位和不配合,都会直接影响采购效率的提高。政府集中采购就像一个链条,环环相扣,只有各方参与者共同配合,共同提高工作效率,才能实现政府采购的高效率。

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