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财务管理系统

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1.什么是财务管理系统

财务管理系统是指,财务管理各相关的因素按一定的规则结合起来,在外在环境提供的种种机会和限制条件下,为实现财务目标而进行的整体运作体系。

2.财务管理系统需求分析[1]

利用已建立的企业网公开企业的财经制度,预算编制,收费的政策依据、项目、标准和范围等,为企业与客户提供查询收支情况,为职工提供职工工资、津贴发放、税费扣缴等情况。员工可在通过身份验证后登录系统,快捷地查询所需的财务信息。财务人员不用再手工写收据,通过打印实现完成收据书写过程减轻了工作量,提高了业务水平。财务人员随时向外提供信息,使使用者可以随时到财务网查询到所需要的信息。同时财务人员还为领导决策提供依据,从而提高企业管理水平,控制生产成本,规范管理流程,增强对市场变化的应变能力。

3.财务管理系统的设计[1]

(一)设计原则

企业管理模式的选择应当是在对整体发展战略、经营情况、企业类型和子公司进行系统分析的基础上进行的,同时企业应充分根据自身发展的需要设计财务管理模式。设计时必须应当遵循以下原则:

1.安全性

安全性分为系统内部安全、访问安全及与其他系统对接时的安全性。内部安全体现在系统数据库的安全以及非法数据屏蔽等,可通过防火墙、划分网段来防范非法程序对数据库的破坏,对数据库做计划,进行备份,对录入数据进行核查,对不满足条件的内容提示修改,对非法数据进行屏蔽。访问安全体现在对各个部门、各个用户按管理人员的安全策略进行分组管理、控制各组的访问权限以及信息的流向。与其他系统连接时,既要保证内部数据的安全,隔离内外部的信息通道,又要对外部信息资源进行访问控制。

为保证整个系统的正常运行,必然要保证系统信息的绝对安全和可靠。

2.实用性

财务信息管理系统是一个工程项目,而不是研究或实验课题。

系统建设的最终目的是服务于财务管理的需要,服务于企业在许可范围内对财务信息的需求。系统的建设应为应用服务。因此,系统的设计和建设应能满足需求并正确无误地高效地运行。

3.灵活性

系统应设计任意组合的模糊查询功能,提供多方面的查询,以满足各个时期的报表。对复杂数据结构应实现修改一表的数据即可自动修改相关表中的数据,删除一表的数据即可自动删除与之相关的其他表数据,保证数据库中无冗余数据。

(二)技术体系的比较和选择

2O世纪8O年代末9O年代初提出的传统的客户机/服务器(c/s)结构仍是目前应用系统所采用的主流技术。随着应用系统的大型化以及用户对系统性能要求的不断提高,传统的两级c/s结构固有的缺陷和不足越来越明显:如系统维护困难、缺乏安全性、客户机负载过重等。因此,在设计、开发系统时应采用当前业界最新技术—— 浏览器/服务器(B/S)结构。

B,S模式与传统的C/S模式相比具有如下优势:

1.B/S是一种瘦客户模式C/S模式往往需要客户端运行庞大的应用程序,因此,客户端很“肥”;而在B/S模式中,客户端很“瘦”,它只需运行操作系统和Web浏览器,由服务器执行数据的处理、查询和表示。B/S是一种瘦客户模式,客户端软件仅需安装浏览器,应用界面单一,客户端硬件配置要求较低,可由相对价廉的PC机替代。

2.易于管理和维护因客户端浏览器的界面风格单一,利于提高效率,而在C/S模式中,操作人员必须熟悉不同的界面,理解程序员的意图。为此要对操作员进行大量培训;而B/S在版本升级时只需集中维护放在服务器端的代码。这种以Server为中心的管理极大地降低了成本。

减少了Client端维护上作的负担,同时利于管理人员、开发人员将精力集中在合理组织信息系统的结构,更好地为各项业务提供技术支持上来。

3. B/S模式只需要一个客户端软件C/S模式必须根据客户端所使用的操作系统及访问后台应用的不同,安装不同的软件;而B/S模式,只需要一个客户端软件,即Web浏览器,就可以完成一切,无需开发客户端软件,且浏览器软件可以从网上免费下载、免费升级。

4.开发B/S应用的效率高,周期短,见效快13/S模式对开发人员的技术要求相对较低。而C/s模式的应用系统开发需较高专业技术水平,且在Client端与Server端都需要开发应用。由于其结构复杂,对Client端与Server端的应用逻辑分割难以划分,并且要不断进行版本更新和应用维护。

(三)开发平台

根据B/S结构的要求,结合业界现有的软硬件产品和软件开发工具,在综合考虑性能价格比的基础上,笔者选择Microsoft公司的SQL Server数据库作为应用软件系统运行的数据库服务平台;选择高配置的PC服务器运行Windows 2000操作系统;采用千兆以太网作为系统运行的网络平台。开发工具主要利用Mj—crosoft公司的Visual Studio Net,利用C}}语言。结合ASP NET,JavaScript.Vb Script等技术来完成系统开发。

(四)具体设计

1.系统整体结构

通过用户需求分析,根据企业财务工作流程分析,本着模块划分的原则,把系统抽象为5个模块,分别为系统管理、财务核算、综合查询、年末财务决算、财务指标分析。系统功能总体框架图如图1所示。

Image:图1 系统功能总体框架图.JPG

系统各个子系统模块的功能概要描述如下:

(1)系统管理子系统。第一,设置用户基本信息:主要包括设置账户名称、用户权限密码、建设单位名称等基本信息。第二,自定义明细科目:用户根据本单位具体业务需求自行设置明细科目。第三,输入银行账号:输入或修改基建财务银行账号。第四,输入初始余额:新用户输入期初会计数据。第五,清理数据:清理全部或某年的数据。

(2)财务核算。第一,设定工程项目编码:根据当年投资计划增删工程项目并为新增项目设定编码。第二,设定往来款单位编码:为新增的往来款单位设定编码。第三,建立当月序时账:在开始新的月份会计核算时,建立新的序时账表。第四,录入/修改记账凭证:将已填制并审核完成的记账凭证进行录入或修改操作。第五,打印当月序时账:打印当月序时账,便于操作人员核对查错。

(3)综合查询。提供日常会计业务所需的各类查询服务,例如往来款查询、总账查询、明细账查询等。查询是财务管理中使用频率较高的功能,该模块为用户提供以下几种查询方式:一是按凭证号查询。即按精确的凭证号查询,用户输入凭证号后,可以调出这张凭证。二是按期间查询。根据用户输入的起止会计日期输出查询结果。三是按工程项目代号查询。用户输入工程项目代号,可调出所需要的该项目的相关数据。四是按单位代号查询。五是按科目查询。六是自定义查询。用户根据自己的需要组合查询条件,实现特殊查询的功能。

(4)年末财务决算。接收并汇总日常核算数据,录入补充系统以外的非会计数据,生成用于上报主管部门的年度全套财务决算报表,提供年终决算报表的查询和打印。

(5)财务指标分析。可进行各项财务指标分析。将各项指标的计算公式固化在系统中,指标分析所用的数据来源于年终财务决算模块。将财务决算数据套用公式进行计算即可得出结果,输出至屏幕或打印机。

2.数据库设计

(1)数据E—R图。E-R图由实体、实体的属性和实体之间的联系组成。根据业务数据流,并参考相关资料,经过加工处理,设计出本系统的E—R关系图,如图2所示。

Image:图2 系统的E-R关系图.jpg

(2)主要数据字典描述。数据字典是在系统数据流图的基础上.对其中的每个数据流、文件和数据项加以定义,是对数据流图中每个成分的精确描述。系统的数据字典对所有数据进行了定义,即对所有数据库的结构进行描述,提供对数据库数据描述的集中管理手段。

3.主要模块的设计限于篇幅,本文选取财务管理系统几大模块中的核心模块——核算模块,阐述其设计过程。

(1)设定工程项目编码。实现设定、输入工程项目编码,同时输入工程项目概况信息的功能。为方便用户进行工程项目编码,设计显示有工程项目及其编码的列表视图。用户可以直观地了解到当前已用编号的位置,从而确定新增项目的顺序编号。用户录入顺序号后,系统进行即时强制校验,如果发现该顺序号已被占用,将发出错误提示信息,并拒绝接收数据。项目分类识别码和子项目类别识别码比较稳定,所以将它们固化在系统中,在录入时提供给用户进行选择操作,这样可以减少键盘输入的工作量,增加准确性。

工程项目的概况信息包括:计划总投资、本年投资计划、以前计划投资未到位数、建筑面积和开工日期,这些概况信息是工程项目在财务核算中的重要属性,涉及到报表输出和年末财务决算等。

系统设计在设定工程项目编码的同时输入概况信息,并存入‘项目编码’数据库基本表中,文件名为:JXMK DBF。这样既可以简化系统操作步骤、减少文件数量.又方便查询,达到节约磁盘空间、提高运行速度的双重目的。

(2)建立序时账。建立序时账就是在开始录入记账凭证前在硬盘的系统指定目录下建立一个数据库空表,用于存贮当年1—12月的所有记账凭证。记账凭证按业务发生的时间顺序存贮于该表中,可以说它是一个记录全部核算基础数据的表,是系统进行自动转账等一系列处理的数据源泉。文件结构的数据项是构成记账凭证的全部要素,如表1所示。

Image:文件结构的数据项.jpg

(3)录入/修改记账凭证。系统在设计实现录入/修改记账凭证功能时,要遵循以下几种原则:一是凭证中各数据项根据类型、范围进行有效控制。如,会计分录中的会计科目必须在设置的会计科目表中已经存在,并且是最底层的明细科目;根据当前科目的属性确定是否同时输入某些项目,如工程项目、往来款单位、借款编号等;借贷方金额必须相等才能保存;凭证编号可以自动连续;日期可以限制顺序等。二是较之手工处理的“笔误”, 键盘操作更容易发生“误操作”,因而“录入凭证”在操作功能上应分为“输入”、“修改”、“删除”等步骤,以进行正确性控制。三是“审核”填好的凭证,系统的审核在程序中再次检验凭证的正确性。

4.财务管理系统的建立[2]

目前,如何建立健全企业经营机制,形成卓有成效的管理系统是企业能否生存发展的根本所在。作为企业管理系统中作用日益增强的一个重要分支一一财务管理系统的建立.其重要性、紧迫性是不青而喻的。

一、财务管理系统建立的基础

财务管理系统,作为企业管理系统中的子系统是组织企业财务活动、处理企业财务关系的管理系统,通过对资金的筹集、运用、回收及分配来实现提高企业的经济效益的目的。因此,企业的财务关系决定了企业财务管理。就企业自身而言.企业的组织形式是企业经营机制形成的基础,是形成企业财务关系的根本所在.所以财务管理系统必须适应企业的组织形式,也就是说,只有适应企业组织形式所决定的企业财务关系,才有可能服务于企业管理系统 企业的组织形式决定了财务管理系统的形式,是企业财务管理系统的基础。

二、建立财务管理系统的基本原则

科学地组织企业的财务活动,正确地处理企业的财务关系是企业财务管理系统的目的。在明确了企业财务管理系统的基础是适应企业组织形式的前提下,一些规范系统运作的基础准则的确认是决定系统能否有效运行的根本所在。

1.资本保全原则。现代企业制度下,企业投资者投入的资本是形成企业法人财产的根本.是企业得以运行的基础。因此财务管理系统确保企业投资者投入的资本完整以及企业所有者的权益,是企业生存下去的根本所在,这是建立财务管理系统的一个最基本的原则

2.价值最大化原则。由于资源的有限性和确保企业投资者的权益的共同要求,如何使企业价值最大化(也就是投资者或所有者的权益最大化)是财务管理必须解决的问题.同时随着企业价值的增加,企业对社会的贡献也随着增加,这为企业进一步发展提供了社会保证。

3.均衡原则。任何经营行为都不可避免地存在风险,任何经营行为都是以获取利益为目的.如何均衡风险与收益的关系,降低风险,确保收益是财务管理必须面对的问题,也就是财务管理系统必须解决的问题。

4最佳配置原则,、如何将企业的资源进行合理的配置,使企业整体状态达到最佳,是企业降低风险,提高效益的最根本手段。因此,有效而健全的财务管理.其基本作用之一就是对企业的各项资源进行配置,形成一个动态的最佳组合。

5戚本效益原则。企业的目的在于盈利,任何一项盈利都必须以投人为基础,耗费必要的资源。如何以较少的投入和耗费,获取最大的收益,是财务管理的目的之一。一个良好的财务管理系统必须解决成本与收益的关系问题

6.连续性原则:企业的经济活动是连续的,这就要求企业的管理是动态的,而且是不可间断的,作为企业管理的一个分支系统必须是连续、有效地发挥其作用,才可能实现其目的。

7.协调性原则。现代企业不仅面临着复杂的社会环境,而且企业内部的财务关系也是十分复杂的.同时企业的管理系统是一个多元而开放的系统.这就客观地要求财务管理系统有良好的协调性和互动性。

8.发展性原则。任何事物都处在不断的发展变化的状态下.同样企业也处在不断的发展变化之中。如何使企业不断地发展壮大,是企业管理的根本所在.企业的财务管理系统只有不断发展与成长,才能适应企业管理的要求。

三、财务管理系统的基础工作

财务管理系统的基础工作,就是正确地处理企业的财务关系问题。

1.企业与投资者之间的关系。企业是由投资者按一定的形式通过国家的有关审查而成立的。没有投资者就不会存在企业。它体现了企业所有权的性质,反映了经营权所有权的关系。因此财务管理系统必须对其进行充分必要的反映,这是解决企业产权制度的关键所在:

2.企业与债权人债务人之间的关系。在社会化大生产前提下,任何一个企业都是社会生产的基本单元之一.其各项活动都是社会生产活动的组成。反映在资金的问题上.除了投资者投入的资本外.企业在经营活动中形成的债权债务构成了企业的资金运动相当大的一部分。如何处理企业的债权与债务是企业财务管理系统要解决的基本问题之一。

3.企业与国家之间的关系。企业产生的条件之一是符合国家的有关要求。国家以管理者的身份,要求企业以各种形式回报社会,为国家提供必要的积累;同时国家作为社会资源的拥有者和管理者要求企业有偿使用其资源,这就形成了企业与国家之间的财务关系,最显著的标志就是税收。企业财务管理系统必须解决这一问题,它关系到企业发展的根本所在。

4 企业内部各部门之间的关系。资金进入企业后,在企业的组织形式规定的部门中流动,进而形成了企业内部各部门之间的经济关系。理顺协调这种关系是企业发展的内部动力之一,因此协调企业内部的经济利益关系是财务管理必须解决的问题之一。

5.企业与员工间的关系。企业的价值通过员工创造性的劳动在不断地增加,员工通过劳动获取相应的报酬:如何解决企业与员工间的分配关系是企业发展的又一关键所在。

四、建立财务管理系统的基本要求

1.目标的确定与分解。财务管理的目标是为企业管理总目标服务的,并受其指导与控制。但就财务管理系统本身而言,它是由多个子系统所组成的.而每个子系统又是由若干个模块所组成 这自然就产生了各个子系统的目标的确定及如何分解到各个模块之中的问题,并由此确定了各个子系统的基本职能。

确定系统目标分解的基本原则是各系统的目标必须服从整个财务管理系统的目标,同时各系统的目标必须是整个系统需解决的问题之一。对其分解必须按有关规定进行,以充分发挥每一模块的作用。

2.介质的确定。任何管理都必须有对象,财务管理也不例外 由于财务管理已经把各种资源抽象成资金。这就客观地要求各子系统在选择管理对象(介质)时必须予以高度的重视。显而易见,介质的确定是决定系统能否有效地运行,并提供有用信息的决定性因素之一。同时,任何一个企业需管理的对象,其形态是十分繁杂的,这就客观地要求对介质的确定必须有基本的原则性要求。这一要求可表述为介质的确定都必财改舍融使系统的运行及其输出充分地体现原系统的目的,同时可抽象为资金的流动,并且使系统运行的最终表述能使介质本身的变化与其相应的资金表述有机地结合起来。

3.节点的连接。每一个系统都是由若干个模块组成 模块问的连接也就是节点的连接)也就决定了信息的流动形式:这就必须解决这样一个问题,如果每一个模块输出的都是有用的信息(事实上,在财务管理系统中也正是如此),那么,如何利用这些信息的问题,也就是如何解决模块的连接问题。解决这一问题的基本要求是充分实现信息共享尽可能减少重复运行。作为每一个模块的输入要从整个企业管理体系来寻找,对于其输出应当是企业管理总体系中的相应模块输入就可以解决这一问题

4.信息的输出与反馈的决定。作为一个系统的输出必须有两项内容:一是输出的表述形式;二是输出信息的及时有效。才是可用的信息 且是通过按照规定决定程序与方法进行加工提炼后的信息。因此其输出的表达方式就必须满足使用者要求,其内容是使用者所需要的。按这一要求建立系统输出的同时,尽可能丰富对信息的表述形式,对信息的时效性应高度地重视作为一个有效的管理系统.除了对收集到的信息进行分类加工外,还必须根据输出信息的使用或者形成的决算、决策进行必要的反馈处理,因为只有这样,才能使系统的功能得以充分的发挥。通过反馈信息来修正系统输出,是使系统始终处在动态最佳状态的保证条件之一

5.修正与检测。任何一个系统无论外在的要求,还是自身功能的完善与提高的要求,必须具有可修正性 除了上面所谈到反馈信息的修正以外,还要求系统能适应不同的信息输人上的修正功能。这样的系统才可能完成内在功能上的提高,才能满足外界新的信息输入的处理,以获得满意的有价值的输出。

一个完善的系统必须有一整套检测手段,它包括输入的检测,对加工整理的检测,对输出的检测以及整个状态的检测。它是保证系统正常运行的基础。当然,这不包括财务管理系统以外的检测,但大多数的检测标准来源于系统的外部。如有关核算、税收的法规等。

6.系统的输入 之所以将输入放在最后是因为输入最重要。因为无论系统本身如何完善,都解决不了输入问题,系统的输入环节是建立系统的首要环节。

一个好的输入环节的建立是建立系统的基础,是系统运行成功与否的关键所在。建立输入系统的规则可以如下表述:对需进行加工的信息进行分类,严格区别是否与系统有关、是否可加 :整理,同时充分尊重输出信息使用的要求。简而言之。要对庞杂的信息进行识别认定,同时兼顾输出信息使用的要求并考虑系统功能的充分发挥。

综上所述,建立一个有效的财务管理系统必须以企业目标为目的,以企业组织形式为基础,根据企业发展的要求提出建立系统的原则,以资金为介质,科学.有效地协调企业的财务关系.并对系统本身进行科学合理的设计以解决企业的财政问题。

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