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内部信息

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1.什么是内部信息

内部信息是指各单位在公务活动和内部管理中,不属于国家秘密,未对外披露的,可能对公司股票交易价格,对公司工作秩序以及正常生活秩序产生影响的所有内幕信息,依照规定程序确定并在一定时间内只限于一定范围人员知悉的工作事项。包括公司未披露的重大业务、经营和财务会计数据、资料和信息,重大事项的筹划情况以及其他公司重大信息。

2.内部信息的主要内容[1]

内部信息反映企业内部情况的信息,企业内部信息很多,归纳起来主要有:

  • 反映企业管理部门的信息。例如企业的汁划、组织、指挥、控制等情况。
  • 反映企业生产活动方面的信息。例如车间,班组的生产情况和各种汜录。生产调度产品质量,设备状况以及各种定额、标准,制度、安全等。
  • 反映生产技术方面的信息。例如工艺流程,各项专业技术水平。新产品的研制与开发等。
  • 反映企业人事教育方面的信息。例如职工队伍,知识结构;干部素质。人事关系、教育和培训等情况的反映。内部信息是企业进行中底层战术决策的主要依据。

3.企业内部信息来源[2]

1、企业的计划和总结。

2、企业的经营策略和经营预测、决策资料。

3、企业的经济活动分析资料,包括财务活动分析、生产情况分析、销售情况分析、业务活动分析等资料。

4、企业的各种数字记录,包括会议记录、统计记录、业务记录。

5、企业内部简报。除了关注媒体、同行和企业内部之外,市场信息也不可忽视。

企业可以通过各种媒体、会议、交流获得信息,也要关注市场。

4.内部信息交流主要形式[3]

1.下情上呈基层的信息,上呈至企业领导。信息的内容涉及企业内部的各个方面,包括职工和股东对企业经营管理的各种建议和意见。下情上呈有利于上级了解基层情况,收集有价值的意见、建议,有利于制定、修改企业决策,有利于实现职工民主管理,激发职工热情等。

2.上情下达企业管理部门的指示、报告、决定等逐级下达至基层职工和一般股东。上情下达的内容包括企业的宗旨、目标、决策、经营状况等。上情下达的目的在于使职工了解上级意图,了解企业处境,明确企业目标,使各级人员认识自己工作和意义,促进职工与领导部门的合作,减少和消除职工对企业决策者的误解。

3.平行交流即部门与部门之间、职工与职工之间的信息交流。其作用是增进部门间、人员间的了解与合作。另外,还有一种非正式的信息交流,即』、道消息”的传播方式。它是建立在职工的人际友善关系的基础上,并由此构成了企业内部非正式信息交流网。这种交流往往传播速度快,不受时间、地点的限制,而且能够达到正式信息交流所达不到的效果。对于这类非正式信息交流,关键在于引导,如果引导的好,它可以作为正式信息交流的补充,否则,有可能造成不利的影响。

5.内部信息交流的手段[3]

1、口头交流手段:召开职工大会、发表演讲、举行座谈会、利用电话、个别接待、行政人员走访各部门等。

2、印刷手段:企业内部文件、公报、月报、年报、各种手册、企业内部刊物等。

3、视听手段:广播、电影、闭路电视、录像、图片、黑板报、宣传栏等。

内部信息交流的三种手段,各有其优点和缺点,但它们可以互为补充。还可以同时开展多渠道、多形式、多层次的交流,以达到理想的交流效果。

6.企业内部信息的搜集

企业内部报告系统包括产品信息(如质量、性能、包装、花色、品种、规格、外观、服务等),产品价格信息,销售渠道信息,促销方面的信息,以及具体的销售过程方面的信息。通过分析这些信息,市场营销经理们就会发现重要的机会或危机。

目前,许多有实力或有眼光的企业都在企业内部建立了Intranet,即企业内部网。Intranet的本质是在有限范围内,利用Intranet成熟的标准构建企业内部的网络系统。它不仅是企业内部信息收集和发布系统,具有严格的网络安全保障机制,同时又具有良好的开放性,从而有效地解决了系统内部信息的共享和交流问题。

除此之外三种最常见的潜在内部信息资源包括产品分析、公司资源、研究网站。产品分析是制造业实施水平比较研究的起点。公司资源注重从内部专家和经验丰富的人中收集所有潜在信息。即使这种做法要花费大量时间而目.在初始阶段并无多大成效,但这样做可以收集到许多相关的信息。研究网站是一种有效的以较低的成本获取水平比较信息的途径。另外通过访问内部专家也是获取水平比较方法内部信息的一种途径。由于水平比较费用高昂,所以仅在可能需要的地方进行水平比较才是明智之举。[4]

7.内部信息搜集要注意的问题[5]

1、从企业的管理目标出发,建立一套规范化、科学化、系统化的指标体系,使业务人员明白什么信息应该收集,什么信息不应该收集,避免信息过多。如果你们每天看到的都是些繁多又没有什么价值的信息,那么往往会做出一些错误的决策和判断。

2、信息的收集渠道应该稳定、规范、可靠。

3、要从使用者的角度出发,企业内部报告系统必须实用、易学、易用,满足使用者的基本要求。企业内部报告系统收集发布的是事后的数据,是市场营销经理们获得信息的最基本的方式,是决策的重要依据。

8.企业内部信息的泄露与保护[6]

  • 信息的泄露途径

提到情报泄露,人们经常将其与盗窃商业秘密、窃听、窥探、黑客联系起来。而事实上,仅仅这些方式泄露的信息是非常有限的。竞争情报所需信息的90%可以通过合法的手段在公开资料中获得。企业所释放的公开资料与企业内部保密信息有着密切的联系,公开资料往往包含内部保密信息的“影子”。由于企业必须与外界发生联系,与外界进行多种途径的信息交流,所以信息的释放是必然的。反竞争情报并不是要切断企业与外界的信息交流,而是通过对各种信息释放的途径的研究,采取相应的措施来阻止公司内部保密信息的泄露,从而抵御竞争对手的情报收集活动。图一列举了常见的内部信息泄露的方式。

Image:信息泄漏的途径.png

图1 信息泄漏的途径

  • 寻找信息泄露的隐患

信息保护遵循“木桶原理”,信息保护成功与否往往取决于保护链条上最弱的环节。因此在了解了常见的信息泄露途径之后,应该针对企业自身的情况进行一次彻底的清查,分析信息泄露的各种隐患所在和信息保护的薄弱环节,只有这样,才有可能进一步采取必要的信息保护措施。

信息泄露隐患的清查须在整个公司范围内进行,检查的范围应该覆盖公司总部、生产车间、驻外办事处、各个销售处,这些地方都可能存在泄露的隐患。清查的内容务必要求全面,因为忽略一些细小的环节可能会造成巨大的危害。清查的内容应该覆盖表图2列出的所有内容。

Image:清查范围.png

Image:清查范围续表.png

图2 清查范围

完成所有项目的清查之后.对得到的结果进行分析,就可以发现企业存在的各种泄露隐患。一旦确定了信息泄露的隐患,反竞争情报工作就变得明朗,即根据具体的信息泄露威胁和防止泄露的要求采取有效的保护措施。值得注意的是,信息保护的重点在于加强企业信息流通的管理和规范化,而不是仅仅依靠技术手段,因为混乱的管理更容易造成企业内部保密信息的泄露。

此外,还值得注意的是,这种全公司范围内的清查工作并不是一劳永逸的,清查的内容可能已经发生了变化,原来存在的隐患可能已经不存在了,而又出现了新的信息隐患,因此进行经常性的清查是很有必要的。同时,当公司进行新的项目时,应该能够及时成立反竞争情报小组来开展基于项目的反竞争情报工作。

  • 堵塞漏洞策略

1、对外公开材料和其他公开资料:应先让产品经理审查公关部的新闻发布的内容,有些公司要求其供应商发布新闻资料也应让他们了解。应尽量减少提供细节信息,一旦信息被公开,就不可能收回,它将变成公共信息的一部分。

2、新闻发布:在发布的,将敏感信息交给竞争情报部门或OPSl汇人员来审查,以判断发布出去的好处是否能抵消竞争对手得到信息后使公司可能付出的代价。

3、高层公开讲话:仔细检查讲稿,以防竞争对手通过分析得到结论。

4、工厂参观:应确保参观人员所看到的东西应该是对竞争对手没有什么战略价值的东西。参观时要有人陪同,不要让他们随意走动。

5、公共档案:申报材料不要讲得太多,以防重要信息泄露。有关信息可请法律顾问、技术专家、产品开发人员先检查。虽然竞争对手得到一些信息是难免的,但不要让他们得到足以进行深入分析的必要资料。

6、技术文件:公司应对在技术交流会、研讨会上提供的资料进行审查。

7、非公司员工的保密:让第三方人员了解保守秘密的重要性,要求有业务往来的公司对有些东西保持沉默。

8、公共场所:告诫员工不要在公共场所讨论非公开信息。

9、员工:提醒他们离开会议室前擦干净黑板,将未处理的任何保密资料放人保密柜。了解对企业不满的员工及其原因,提高员工的信息意识和保密意识。

10、招聘广告:把招聘广告视为与新闻发布会类似的东西,审查所有的内容,以确定其中的内容是否应该保密,或打非署名广告、猎头公司招聘广告,效果更好。

11、计算机数据库·:关键的信息应保存在保密计算机里或存在软盘上(软盘放在安全的地方),废弃软盘应消磁或毁损。

12、法庭诉讼:起诉可导致信息外泄。潜在的泄露要求将一些案子通过“协商”解决。

13、经常监视一些外部信息源(报、刊、当地媒体等),观察它们是否含有企业不愿意透露的信息,分析信息泄露的渠道。

14、经常监视一些内部信息源,如Ⅲ3S、讨论版、企业网页、电子公告、电子邮件

15、会议:事先了解竞争对手是否参加,检查企业将在会上发布的材料,审查要在会议上发布的新闻、讲话内容。

  • 必须向外界提供信息时,企业应考虑的问题:

1、企业正在和谁打交道,它获取信息的目的是什么。

2、该信息是关于企业的哪一方面,对手所要获取的信息的重要程度及获取这些信息后带来的后果。

3、弄清信息是否必须提供,提供的信息将会被如何处理(如向学术机构提供,必须弄清信息用途、研究成果是否发表、研究成果中对该信息的表述形式)。

4、弄清该信息或处理后的信息向全社会公布后,最终有哪些人能获得,是否会被对手利用(如媒体采访、拍照、调查等方式获取信息的能力高于竞争对手)。研究这些公益、中立机构获取信息的渠道,统一本企业发布信息的渠道,限制媒体披露某些信息。

5、提供信息时,尽量做到充分而不过度,并考虑能否援引一些法规支持企业不提供一些核心信息。要注意有关法规的变更、保密条例韵变化,或将机密信息以独立文件的形式提供,并要求保密。如,掌握专利文件“充分公开”的“度”,只要能说明达到“三性”(新颖性、创造性、实用性)的标准,就不要“过分公开”。

6、了解是否能要求对方保密。

企业员工培训公司员工作为一种很重要的竞争情报源,备受竞争对手的重视。少数的企业为了在激烈的竞争中取胜,甚至不惜采用非法手段从对手的员工那里收集情报。因此,防止公司员工泄露保密信息(故意或不经意)越来越成为反竞争情报的焦点之一。

竞争对手从员工那里获取竞争情报的方式可分为直接和间接两种。直接的方式具体包括电话询问、E—mail及其他的个人联系方式。间接的方式有员工发表的文章和演说、在公共场合不经意的谈话等。目前,越来越多的企业已经认识到员工泄露内部信息的严重性,并对员工进行了反竞争情报的培训。培训的内容包括:

1、员工教育。告诉他们竞争情报是公司的重要战略性资源,如果泄露,不仅公司的利益受损,个人的利益也将受到损害。

2、制定明确的信息保密制度。确保每一名员工都能清楚地知道其内容,并能按照其规定行事。

3、加强反竞争情报的技能培训。对员工进行反竞争情报的培训,培养情报意识,了解竞争对手可能的情报收集手段,懂得如何应付竞争对手的情报收集活动,懂得如何约束自己的言行。

4、公司反竞争情报状况的培训。对员工进行反竞争情报策略培训,使他们能够了解公司反竞争情报的基本情况,比如:哪些信息是要保密的?谁最想得到这些信息?使他们在应对竞争对手的情报收集中叭能够处于主动的地位。

许多竞争情报专家认为,加强员工对公司的忠诚度是解决员工泄露企业内部信息的最好方法。因此,除了依靠教育培训外,应该加强企业文化的塑造和建立有效的内部激励机制,提高员工对本企业的忠诚度。

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