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固定资产清查

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1.什么是固定资产清查

固定资产清查是指从实物管理的角度对单位实际拥有的固定资产进行实物清查,并与固定资产进行账务核对,确定盘盈、毁损、报废及盘亏资产。

2.固定资产清查的范围

固定资产清查的范围主要包括土地、房屋及建筑物、通用设备专用设备、交通运输设备等,要求各单位配合会计师事务所认真组织清查,原则上对所有固定资产全面清查盘点。

(1)对固定资产要检查固定资产原值、待报废和提前报废固定资产的数额及固定资产损失、待核销数额等;关注固定资产分类是否合理;详细了解固定资产目前的使用状况等;

(2)对出租的固定资产要检查相关租赁合同;检查各单位账面记录情况,检查是否已按合同规定收取租赁费;

(3)对临时借出、调拨转出但未履行调拨手续的和未按规定手续批准转让出去的资产,要求各单位收回或者补办手续;

(4)对清查出的各项账面盘盈(含账外资产)、盘亏固定资产,要查明原因,分清工作责任,提出处理意见;

(5)检查房屋、车辆等产权证明原件并取得复印件,关注产权是否受到限制如抵押、担保等,检查相关取得的相关合同、协议;

(6)对批量购进的单位价值低的图书等,如果被资产清查单位无法列示明细金额的,按加总数量清查核对实物,按总计金额填列固定资产清查明细表,并注明总数量。

3.固定资产清查的程序

(一)对本单位拥有的固定资产进行实物清点,并登记造册。

(二)将实物按品种、数量、型号等与固定资产账进行核对。

(三)按照管理权限上报有关情况,并根据批复进行账务处理

4.固定资产清查的操作方法

(一)清查前的准备

1、组成固定资产清查小组,明确责任分工

各单位根据自身实际情况,组成由资产管理部门、使用部门、财务部门等人员组成的固定资产清查小组,并明确具体的责任分工,以及问题的协调、上报和处理机制。

2、进行事前的摸查

由于固定资产的种类及数量多,用及使用情况变动多、产权情况可能较复杂,因此,各单位在固定资产清查时,应组织有前后任领导、前后任资产管理及财务人员、资产使用人员、以及其他知情人员,召开资产清查准备会,充分了解固定资产的购建、分布、占用及使用、产权及其变动、抵押及担保、在未入账资产等情况,形成会议纪要,建议行政事业单位在各部门先行按其占用和使用的固定资产进行自查,编制固定资产部门自查表并上报固定资产清查小组,为实地核查作准备。

3、编制固定资产清查计划

固定资产清查小组负责制定清查计划,包括账务清理实地盘点产权和抵押资料的收集及认定、损益证据收集、损益鉴定及损益申报等内容,以及这些内容的实施时间、实施人、实施程序和方法、分阶段工作报告的撰写及完成时间等。

(二)利用账务清理结果,编制盘点用的固定资产明细表

通过账务清理,将固定资产分为土地、房屋、构筑物、通用设备、专用设备、交通运输设备、电气设备、电子产品及通信设备、仪器仪表及其他、文艺体育设备、图书文物及陈列品、家具用具及其他等类别,并收集产权证明文件、发票、合同、结算书、使用说明书等资料,结合资产占用及使用情况,按照固定资产清查表要求填制编制分类及明细盘点基础表。

(三)实地盘点并核实有关情况

1、盘点前准备

固定资产的实地盘点核实是本次资产清查的重要内容,各单位在盘点前,应准备好分类及明细盘点基础表、固定资产卡片、已盘点资产粘贴标识、产权证明材料、使用方向证明资料,规划好盘点的时间、路线、先后顺序、分组情况,以及对毁损、报废、存在重大变化情形的内、外部会审小组或鉴证小组的组成及实地勘察时间安排,以及财产损失证明文件的取证安排、申报材料的组织和呈报、总结撰写等,形成书面《固定资产盘点计划》并下达至所有参加盘点人员,在单位资产清查办公室的统一领导下和在中介机构的监督下组织实施。

2、账载固定资产盘点

固定资产的盘点应分类进行,在盘点账面记载的固定资产时以账查物,并要求查明固定资产的基本情况:仔细核对固定资产编号及名称、结构或规格型号、坐落位置或使用部门、构建日起即投入使用日期、使用方向(单位自用、后勤使用、出租、出借、闲置、其他)、使用状况(正常使用、毁损、报废、封存、部分拆除、技术淘汰等)、产权归属(包括权属性质、权属证书及其牌照等)、变动情况、数量、原值(事业单位还包括累计折旧和净值、折旧年限、以使用年限)。其中:

事业单位涉及抵押或担保情况的,还应根据担保合同,以发函方式核实:被担保单位的名称、性质、与本单位的关系,担保方式、担保起止时间、担保金额,贷款金额、以偿还金额、逾期未偿还金额,是否上级指定担保等情况;

涉及出租出借固定资产情况的,还应有关证明资料,以发函方式核实:批准机构和批准文号,对方单位名称、出租合同或出借证明,出租资产本年应收及实收金额等情况。

对已盘点的固定资产应及时贴上“已盘点资产粘贴标识”。

3、账外固定资产盘点

(1)对账外固定资产,根据固定资产清查准备会议了解的情况以及摸查固定资产部门自查表,通过与帐面记录进行核对和甄别,在排除租入、借入、外单位寄存等情况后,确定账外固定资产清单,并参照账载固定资产盘点要求进行实地勘察。

(2)查明固定资产的基本情况,重点查明:未入账原因、固定资产的来源、产权状况、价值状况;其中:

属于接受捐赠未入账或作为成本费用支出的固定资产。应按照规定进行会计差错更正,补作账务处理;

属于用账外资金购入,应先补作入账处理,并查清购买资产的资金来源。

(3)归集帐外固定资产的有效产权证明文件,包括:合同或协议、产权证书及权证照、价值证明、捐赠证明、调拨证明、移交记录、声明书等;

(4)贴上“已盘点资产粘贴标识”;

(5)在此基础上,补登固定资产卡片,撰写固定资产盘盈专项说明并呈报资产清查小组。

我们通过资产清查,将账外固定资产纳入单位资产,纠正历史上由于各种原因造成的错漏,是保全国有资产的重要举措,对避免职务违规和犯罪具有重大意义。

账外固定资产也是国有资产,任何单位和个人在此次资产清查中,均不得有隐瞒、漏报行为,否则就涉嫌违反资产清查纪律。

《行政事业单位资产清查暂行办法》第六章第三十二条规定,行政事业单位在资产清查中有意隐瞒、弄虚作假、提供虚假会计资料的,由财政部门责令其改正,并依据《中华人民共和国会计法》、《财政违法行为处罚处分条例》(国务院令427号)等有关法律、法规规定予以处罚;单位负责人和直接责任人有财政部门会同有关部门依法查处;构成犯罪的,依法追究刑事责任。

(四)根据盘点情况编制“清查固定资产盘点表”,与基准日“固定资产清查明细表”进行核对,并对盘点中出现的差异情况进行说明。
(五)根据固定资产清查中的问题提出处理意见

1、职工房改房问题

我们在之前的清产核资工作中注意到,有些行政事业单位,在上个世纪90年代实施住房改革时,已经按照国家的政策要求和规定手续,将住房转让给干部职工,并办理了产权转让手续,单位已不具备对这些住房的所有权及其他权益,单位一直将这些资产作为单位资产列报不符合财务会计制度的规定,可作为会计差错事项予以调整。

例如:某行政单位截止2003年12月31日固定资产---房屋建筑物科目帐面9320万元,其中含已房改出售给职工的房屋原值2450万元,对这部分产权已不属于单位所有的房屋原值从固定资产---房屋建筑物科目中剔除,同时调减相应的固定基金余额2450万元,调整后,房屋建筑物帐面余额为6870万元。

在处理该问题时,如遇到一幢房屋有部分住房已房改部分住房未售给职工的情况,则可以按建筑面积进行分配,比方编号为03的住宿楼总造价2400万元,总建筑面积8000平方米,其中,经统计已房改面积7200平方米,未出售面积800平方米,那么,可按面积分配计算界定出不属于单位所有的房屋价值2160万元。资产清查单位应就此事项作出专项说明并呈报清查办公室。

2、合建办公用楼问题

例如:2003年,某行政单位用国家划拨土地经报批,与两家国有企业合建办公楼,合同约定由该行政单位出地2500平方米、A、B两国有企业分别出资9000万元(含土地出让金、有关税费等),兴建一幢十八层45000平方米的办公楼,建成后A、B两企业分别分得15000平方米建筑面积,但2004年竣工结算后该行政单位未予入账。那么,该行政单位应根据合同、竣工决算书、建设批文等一系列文件,到国土房产管理部门申请确权并办理房产证,并按实际确权面积15000平方米计算其价值6000万元入账,借固定资产6000万元,贷固定基金6000万元,可作为会计差错予以调整,没必要作为资产盘盈。资产清查单位应就此事项作出专项说明并呈报清查办公室。

3、实质性控制资产问题

财产清查时,可能遇到:单位的某项房屋等固定资产拥有实际的控制权,如可以自主使用、出租等,但由于客观原因无法办理产权转移手续,也缺乏价值确认依据资料。根据实际情况,(1)清查单位若能收集或取得具有控制权的有关文件,如与原资产所有权人补签有关协议,可以委托中介机构作为对该等资产进行价值评估,并根据上述资料和评估报告将其作为盘盈资产处理;(2)若无法取得充分实质控制权资料,有条件的可以申请产权界定或通过诉讼途径解决产权问题;(3)无充分资料支持的,作为重要事项制作专项说明予以披露。

4、盘亏盘盈固定资产的处理

(1)盘亏的固定资产

对盘亏的固定资产,将其账面净值扣除责任人赔偿后的差额部分,依据下列证据,认定为损失:

A、固定资产盘点表;

B、盘亏情况说明(单项或批量金额较大的固定资产盘亏,要逐项作出专项说明,由社会中介机构进行职业推断和客观评判后出具经济鉴证证明;

C、社会中介机构的经济鉴证证明;

D、内部有关责任认定和内部核准文件等。

(2)盘盈的固定资产

对盘盈的固定资产,依据下列证据,确认为固定资产盘盈入账:

A、固定资产盘点表;

B、使用保管人对于盘盈情况说明材料;

C、盘盈固定资产的价值确定依据(同类固定资产的市场价格、类似资产的购买合同发票或竣工决算资料);

D、单项或批量数额较大固定资产的盘盈,企业难以取得价值确认依据的,应当委托社会中介进行估价,出具估价报告。

5、毁损报废固定资产的处理

对报废、毁损的固定资产,将其账面净值扣除残值、保险赔偿和责任人赔偿后的差额部分,依据下列证据,认定为损失:

①单位内部有关部门出具的鉴定证明;

② 单项或批量金额较大的固定资产报废、毁损,由单位作出专项说明,应当委托有技术鉴定资格的机构进行鉴定,出具鉴定证明;

③ 不可抗力原因(自然灾害、意外事故)造成固定资产毁损、报废的,应当有相关职能部门出具的鉴定报告。如消防部门出具的受灾证明;公安部门出具的事故现场处理报告、车辆报损证明;房管部门出具的房屋拆除证明;锅炉、电梯等安检部门的检验报告等。

④固定资产报废、毁损情况说明及内部核批文件;

⑤ 涉及保险索赔的,应当有保险理赔情况说明。

6、被盗的固定资产的处理

对被盗的固定资产将其账面净值扣除责任人的赔偿后的差额部分,依据下列证据,认定为损失:

① 向公安机关的报案记录;公安机关立案、破案和结案的证明材料;

② 企业内部有关责任认定、责任人赔偿说明和内部核批文件;

③ 涉及保险索赔的,应当有保险理赔情况说明。

(六)报告清查结果

1、根据盘点核实结果,填报固定资产盘点明细表;

2、录入固定资产电子卡片;

3、进一步完善固定资产清查明细表;

4、编辑损失材料并呈批。

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