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SOP

1.什么是SOP(标准作业程序)

所谓SOP,是 Standard Operation Procedure三个单词中首字母的大写,即标准作业程序(标准操作程序),就是将某一事件的标准操作步骤和要求以统一的格式描述出来,用来指导和规范日常的工作。

SOP的精髓,就是将细节进行量化,用更通俗的话来说,SOP就是对某一程序中的关键控制点进行细化和量化。

2.SOP的由来

在十八世纪或作坊手工业时代,制做一件成品往往工序很少,或分工很粗,甚至从头至尾是一个人完成的,其人员的培训是以学徒形式通过长时间学习与实践来实现的。随着工业革命的兴起,生产规模不断扩大,产品日益复杂,分工日益明细,品质成本急剧增高,各工序的管理日益困难。如果只是依靠口头传授操作方法,已无法控制制程品质。采用学徒形式培训已不能适应规模化的生产要求。因此,必须以作业指导书形式统一各工序的操作步骤及方法。

3.SOP的特征

从对SOP的上述基本界定来看,SOP具有以下一些内在的特征:

1) SOP是一种程序。SOP是对一个过程的描述,不是一个结果的描述。同时,SOP又不是制度,也不是表单,是流程下面某个程序中关控制点如何来规范的程序。

2) SOP是一种作业程序。SOP首是一种操作层面的程序,是实实在在的,具体可操作的,不是理念层次上的东西。如果结合ISO9000体系的标准,SOP是属于三阶文件,即作业性文件。

3) SOP是一种标准的作业程序。所谓标准,在这里有最优化的概念,即不是随便写出来的操作程序都可以称做SOP,而一定是经过不断实践总结出来的在当前条件下可以实现的最优化的操作程序设计。说得更通俗一些,所谓的标准,就是尽可能地将相关操作步骤进行细化、量化和优化,细化、量化和优化的度就是在正常条件下大家都能理解又不会产生歧义。

4) SOP不是单个的,是一个体系。虽然我们可以单独地定义每一个SOP,但真正从企业管理来看,SOP不可能只是单个的,必然是一个整体和体系,也是企业不可或缺的。余世维在他的讲座中也特别提到:一个公司要有两本书,一本书是红皮书,是公司的策略,即作战指导纲领;另一本书是蓝皮书,即SOP,标准作业程序,而且这个标准作业程序一定是要做到细化和量化。

4.SOP的作用

1) 将企业积累下来的技术﹑经验,记录在标准文件中,以免因技术人员的流动而使技术流失;

2) 使操作人员经过短期培训,快速掌握较为先进合理的操作技术;

3) 根据作业标准,易于追查不良品产生之原因;

4) 树立良好的生产形象,取得客户信赖与满意。

5) 是贯彻ISO精神核心(说,写,做一致)之具体体现,实现生产管理规范化、生产流程条理化、标准化、形象化、简单化。

6)是企业最基本﹑最有效的管理工具和技术数据。

5.SOP的格式

1、明确职责:包括负责者、制定者、审定者、批准者。

2、格式:

  • 每页SOP页眉处注明“标准操作规程”字样;
  • 制定SOP单位全称;
  • 反映该份SOP属性的编码、总页数、所在页码;
  • 准确反映该项目SOP业务的具体题目;
  • 反映该项SOP主题的关键词,以利计算机检索;
  • 简述该份SOP的目的、背景知识和原理等;
  • 主体内容:具体内容简单明确,可操作性强,以能使具备专业知识和受过培训的工作人员理解和掌握为原则;
  • 列出制定该份SOP的主要参考文献;
  • 每份SOP的脚注处有负责者、制定者、审定者、批准者的签名和签署日期;
  • 标明该份SOP的生效日期。

6.SOP模板

SOP

7.为什么企业要做SOP

企业做SOP的目的和意义,从企业的根本目的来看,无非是为了提高管理运营能力,使企业获得更大的效益。从稍微细化的角度,我们可以从以下两个方面来进行简单的分析。

1)为了提高企业的运行效率

由于企业的日常工作有两个基本的特征,一是许多岗位的人员经常会发生变动,二是一些日常的工作的基本作业程序相对比较稳定。不同的人,由于不同的成长经历、性格、学识和经验,可能做事情的方式和步骤各不相同。即使做事的方式和步骤有相同,但做每件事的标准和度仍会有一些差异,比方说,我们经常会在一些窗口行业看到“微笑服务”,他们的经理人员和上级也会对员工有这样的要求,但到底什么是微笑,可能每个人都会有不同的理解。而对于客户来说,他希望得到的是确确实实的微笑,且从每一位员工那里得到的感受也应该是大体上相同的。因此,我们就可以通过 SOP的方式将微笑进行量化,比方说“露出8颗牙齿”就是微笑。这样就将细节进行量化和规范了。

同时,由于SOP本身也是在实践操作中不断进行总结、优化和完善的产物,在这一过程中积累了许多人的共同智慧,因此相对比较优化,能提高做事情的效率。通过每个SOP对相应工作的效率的提高,企业通过整体SOP体系必然会提高整体的运行效率。

2)为了提高企业的运行效果

由于SOP是对每个作业程序的控制点操作的优化,这样每位员工都可以按照SOP的相关规定来做事,就不会出现大的失误。即使出现失误也可以很快地通过SOP加以检查发现问题,并加以改进。同时,有了SOP,保证了我们日常工作的连续性和相关知识的积累,也无形中为企业节约了一些管理投入成本。特别是在当今经济全球化、竞争全球化的知识经济时代,更是如此。从每一个企业的经营效果来看,关键的竞争优势在于成本最低或差异化。对于同等条件的竞争企业来看,差异化往往不是在硬件,而是在软件。软件的差异化又往往不是在大的战略方面,而是在具体的细节。细节的差异化不体现在理解上,而体现在能否将这些细节进行量化,也即细节决定成败。因此,从这个意义上来看,SOP对于提高企业的运行效果也是有非常好的促进作用。

8.如何做SOP

做SOP的方式可能基本不同的管理模式和管理方式,会有一定的区别。从国瑞公司的实际情况来看,我们大体上可以按以下几个步骤来进行:

1) 先做流程和程序。按照公司对SOP的分类,各相关职能部门应首先将相应的主流程图做出来,然后根据主流程图做出相应的子流程图,并依据每一子流程做出相应的程序。在每一程序中,确定有哪些控制点,哪些控制点应当需要做SOP,哪些控制点不需要做SOP,哪些控制点是可以合起来做一个SOP的,包括每一个分类,都应当考虑清楚,并制定出来。

2) 确定每一个需要做SOP的工作的执行步骤。对于在程序中确定需要做SOP的控制点,应先将相应的执行步骤列出来。执行步骤的划分应有统一的标准,如按时间的先后顺序来划分。如果对执行步骤没有把握,要及时和更专业的人员去交流和沟通,先把这些障碍扫除掉。

3) 套用公司模板,制定SOP。在这些问题都搞清楚的前提下,可以着手编写SOP了。按照公司的模板在编写SOP时,不要改动模板上的设置;对于一些SOP,可能除了一些文字描述外,还可以增加一些图片或其他图例,目的就是能将步骤中某些细节进行形象化和量化。

4) 用心去做,才能把SOP做好。由于编写SOP本身是一个比较繁杂的工作,往往很容易让人产生枯燥感觉,但SOP这项工作对于公司来说又非常重要,公司在这方面也准备进行必要的投放,特别是从时间用2到3年的时间来保证,因此我们必然用心去做,否则不会取得真正好的效果,甚至走到形式主义的负面去了。正象一位劳模所说,“认真做事只能把事情做对,用心做事才能把事情做好”,并用这句话和大家共勉。

9.SOP案例分析

案例一:SOP在物流配送中心中实施应注意的问题[1]

  不同模式的配送中心作业内容有所不同,一般来说配送中心执行如下作业流程进货、进货验收、入库储存、拣选或分拣.流通加工、包装、出货检查、装车配送等。这些环节很多需要手工操作或手工辅助操作,所以可以借助于SOP的方法分析各个环节的作业内容、优化作业程序、形成标准操作规程。由于各个物流配送中心的作业流程和工作方法有所差异,具体的SOP制定要根据各自作业的特点进行。

  一、在物流配送中心中应用SOP时应注意的问题:

  1.流程改进优先

  在制定作业的SOP之前.要对整个系统流程进行分析和优化,如果系统流程过于繁琐,导致了很多浪费的程序.那么对浪费的程序也制定SOP对提高配送中心的效率意义就不大了。例如要通过信息管理系统的优化.防止对产品信息的重复录入作业。或者 优化拣选路径.防止多余的搬运作业。

  2.系统的思考

  在对各个程序制定SOP的时候还要注意该环节在系统流程中的地位。根据水桶理论,单个环节的最优不代表整体的最优,所以对配送中心的~系列程序环节,要从一个系统的角度制定各个环节的改进目标,实现系统的平衡。同时SOP的制定并不是一劳永逸,要随着操作内容的改变、工具设备的改变,管理方法的改变而改变,也就是注意系统的动态变化,及时根据系统需求进行调整。

  3.考虑设备工具的使用

  对每个作业制定SOP的时候要从人因工程的角度考虑能否借助一些简单低成本的辅助工具来实现更高的作业效率。例如对于繁重的搬运作业.应该根据不同的物品特性设计一些低成本的搬运设备或搬运辅助工具.从而提高搬运的效率。

  4.注重分拣作业的优化

  分拣作业主要是根据分拣单的要求从仓库中选取产品,然后将产品搬运到指定的地点.完成拣选,或者批量拣选后再由后续的人员或者设备进行分拣作业。有调查表明分拣作业占物流配送中心运营时间的30%~40%,搬运量的90%.成本的40%.所以分拣作业的效率提高对于整个运营的效率提高有极其重要的意义。在进行分拣作业的SOP制定的时候.可以参考”六不原则”。即不让等、不让碰、不让动、不让想、不让找、不让写。

  5.工业工程人员的参加

  SOP是一个科学的方法,集成了工作研究、质量管理、人因工程等工业工程的思想和方法,所以制定SOP的人员应该是一个具有工业工程背景知识的人员,从而帮助企业编制更有效地SOP文件。

  二、物流配送中心应用SOP的意义

  配送中心的各个环节的作业虽然简单,不需要工人有较高的技术水平,当时由于配送中心的工作量大,作业频繁,以一个工人一个工作日处理一万件产品为例。借助于科学的SOP的制定,一个动作的节省一天就好似一万次,如此下来一个月、一年、整个物流配送中心的节省就非常客观了。SOP在物流配送中心应用的意义具体表现在:

  1.提高物流配送中心的运行效率

  SOP是实践操作中不断进行总结,优化和完善的产物,在这一过程中积累例如系统的科学分析和许多人的共同智慧,因此能显著的提高工作的销量。通过每个工作的销量的提高,必然会提高整体的运行效率。

  2.为物流配送中心的作业提供统一指导

  如果企业在操作上没有一个统一的作业规定,就导致不同时段不同操作人员的作业方式不一样,从而影响了整体的运作效率和运作质量。由于物流企业的许多岗位的人员经常发生变动,优秀的工人走掉后会将一些好的作业方式也带走,新聘用的工人就要从头摸索更好的作业方式,这就浪费了很多时间和精力。所以物流配送中心的SOP的建立和实行可以持续优化的流程和作业。同时也可以为新聘用的工人提供作业培训的指导。

  3.保证物流配送中心的运行质量

  如果每个工人按照各自的方式进行作业。在出现问题的时候就很难确定究竟是哪个工人在哪个环节的问题。二SOP是对每个作业程序的控制点操作的优化,作业每位员工按照SOP的相关规定来惊喜作业,就不会出现大的失误。即使出现失误也可以很快地通过SOP加以检查发现问题,并加以改进从而保证整个配送中心的运行质量

  4.降低物流配送中心的运营成本

  由于SOP的作业优化实现运营销量提高和质量保证,从而可以使物流配送中心在降低人员雇佣数量,将少质量保证成本和较少硬件投入成本方面得到很大的改进,从而降低物流配送中心的整体运营成本,保证物流配送中心的竞争优势。

  SOP的制定对于企业来说是个庞大的工作内容,在制定初期会有较大的投入,当时SOP实施给企业带来效益是巨大的。所以作为作业密集,对成本控制有极高的要求的物流企业应该结合企业实际情况及早的制定SOP,为企业作业流程优化做一次大的改革,并在日后的运行不断改进,实现更高的效率和更低的成本,从而获取竞争优势。

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