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流程图

1.什么是流程图?

流程图是流经一个系统的信息流、观点流或部件流的图形代表。在企业中,流程图主要用来说明某一过程。这种过程既可以是生产线上的工艺流程,也可以是完成一项任务必需的管理过程。

例如,一张流程图能够成为解释某个零件的制造工序,甚至组织决策制定程序的方式之一。这些过程的各个阶段均用图形块表示,不同图形块之间以箭头相连,代表它们在系统内的流动方向。下一步何去何从,要取决于上一步的结果,典型做法是用“是”或“否”的逻辑分支加以判断。

流程图是揭示和掌握封闭系统运动状况的有效方式。作为诊断工具,它能够辅助决策制定,让管理者清楚地知道,问题可能出在什么地方,从而确定出可供选择的行动方案。

2.常见流程图符号

流程图的常用符号标记为了使流程图所表达的内容能为他人准确、全面地理解,需要在绘制工作中使用通用、统一的流程图符号标记。目前,国际标准化组织(ISO)等机构已有流程图符号方面的标准可作为绘制依据,如在实际工作中需要使用这一标准以外的图形等符号,应考虑其通用性,尽量采用社会上已有并通用的,在必须创新的情况下,应在图中注明这些符号的含义与用法,并注意在同一图中和以后的绘图实际中保持必要的连续性,以减少不必要的符号种类。下图列举了最常见的流程图符号。

Image:常见流程图符号.jpg

3.流程图绘制步骤[1]

流程图的绘制工作一般由三个阶段总计12个步骤组成。

(1)第一阶段:准备阶段。

这个阶段包括选择绘制对象、组织准备、数据采集、分列步骤四个具体步骤。

①选择对象——确定绘制哪个流程的流程图,什么类型的流程图。

②组织准备——组成专门小组,对小组成员进行流程图相关基本知识与技能的培训。

③数据采集——收集所有相关资料信息。

(2)第二阶段:识别阶段。

这个阶段包括确认目标、确认部门、确认起止点、确认输入/输出四个具体步骤。

①确认目标——明确流程设计或优化的具体目标。

②确认部门——识别流程所涉及的全部部门(或岗位),把步骤安排在这些部门(岗位)之下。

③确认起止点——寻找流程的起始点与终结点。

④确认输入/输出——确定各个节点上信息资料的输入/输出,即需要引入什么文件资料,需要形成什么文件资料。

(3)第三阶段:绘制阶段。

这个阶段包括:形成草图、修改核实、加入说明、正式定稿四个具体步骤。

①形成草图——动笔绘制图形,填写相应文字标记等。

②修改核实——反复征求各方的意见和反映,反复修改补充和完善,消除一切可能的错漏。

③加入说明——形成有助于正确阅读理解流程图图示的文字说明。

④正式定稿——经反复征求各方面意见反映,特别是有关责任者批准后,流程图正式定稿。

流程图实例图

流程图

4.流程图绘制要点[1]

绘制流程图并使其应用于政府管理实践是一种创造性地分析问题、解决问题的过程,因此,绘制者可根据自己的风格及特定的需要,“自主”地实现这一过程,但如下一些事项需引起足够注意。

(1)作为新流程设计成果的流程图应从系统流程图的绘制开始,并首先从主要子系统(流程中的主要步骤)入手规划,这些主要子系统或主要步骤指必然出现的、起关键性作用的组成部分。

(2)各种流程图的流程方向应在页面上呈现由高至低、由左至右的一致性。

(3)使用在一定范围内通用、统一的符号标记,图形尽可能简单,图形中的文字务必简要明确。一般情况下,一个处理框应当是一件独立的工作或者事件。

(4)流程图的结构应完整,除表格图形外,还应完整准确地标明标题(即图名)、作者、日期、文字说明、页数、编号等。

(5)关注流程起始点与终结点。应当警惕起始点过早出现,因为这种情况的发生会使流程中的非关键步骤过细、过多,人为造成流程的不必要复杂性,妨碍人们对关键步骤的关注和正确认识。还应当注意避免终结点的过早或者过晚出现,因为终结点过早出现意味着丢掉关键步骤,过晚出现则意味着流程中出现冗余的活动,这两种情况都是有害的。

(6)尽量避免出现交叉的流动线路。

(7)以联结线等形式减少线路的数量。

(8)尽最大的可能便于读者阅读。

5.使用流程图需要考虑的问题

使用流程图需要考虑很多问题,如:

  • 过程中是否存在某些环节,删掉它们后能够降低成本或减少时间?
  • 还有其他更有效的方式构造该流程吗?
  • 整个过程是否因为过时而需要重新设计?
  • 应当将其完全废弃吗?

6.流程图案例分析

案例一:内部会计控制流程图的应用[2]

流程图是对企业内部会计控制流程的形象描述,企业内部会计控制流程是依次贯穿于某项业务活动始终的基本控制步骤及相应环节,通常同业务流程相吻合,主要由控制点组成。它应该随着企业内部会计控制目标和控制原则的变动不断加以整合。

内部会计控制流程图的绘制程序,主要有以下几点:

1、设计流程图符号流程图符号是流程图的语言,它由一系列几何图形符号组成。目前,我们还没有全国统一的流程图符号,世界各国的流程图符号也不一致。企业可以自行设计比较实用的流程图符号,基本原则应该是简易、形象和公识。基本的流程图符号至少应该有凭证、账薄、报表、作业(业务处理)、决策(A择判断)、保存、流程交叉、核对、流程线等,其中流程线是流程图的主要构成符号。

2、确定流程图主线流程图通常以业务流程为主线,并涉及分支流程走向,流程自始至终要前后衔接、流程通畅,也就是一种业务的流程从头流到尾,不能出现流不通的情况。如上例企业支票签发业务,从审核到开票再到登记最后到核对,就像会计帐务处理上的“承前页”、“接下贡”一样,流程通畅而有序。

3、确定流程的关键控制点依据企业内部控制的基本原理,流程图应通过重点反映控制点、关键控制点及其控制措施,来描述整个的业务过程,体现各种不相容职务的分离、不同级别的相互授权等原则。控制点尤其是关键控制点及其控制措施的选择决定了企业内部会计控制的成败。

不同的业务反映的控制点、关键控制点不同,要求的控制措施也有区别,但相同的业务反映的控制点、关键控制点大同小异,企业在制定控制流程时,要认真分析企业的主要业务,理顺这些业务相互间的关系,做到相互交叉的业务控制点不会重复设置,对控制点的设置应该体现精而准的原则。如上图企业支票签发业务,审核、开票、登记、核对就是几个关键的控制点,少了一个控制点,整个业务的内部控制就出现了较大的漏洞。

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