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行政协调

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1.什么是行政协调

行政协调是指对行政管理工作加以调节,引导各行政组织之间、人员之间互相协作,互相配合,以便齐心协力共同实现行政决策目标的活动。

2.行政协调与行政控制的区别

行政协调与行政控制是有区别的。行政控制是针对行政活动中计划的实施与计划的标准之间差异或背离现象而采取纠正或克服的行动;行政协调则是强调在各个行政组织或部门之间的和谐化、合理化,其目的是为了获得一致的关系,进而达成行政目的。就行政协调与行政沟通的关系来看,行政沟通可以说是行政协调的必要手段,而行政协调则可以看作是行政沟通的结果。可见,行政协调是有其内在的质的规定性的,不能与其它行政管理职能混为一谈。

3.行政协调的内涵

行政协调包括以下三层意思:

(1)协调与外部环境的关系,增强行政系统的适应力、创新力。现代行政系统是一个与外部行政环境变化及信息要求相关的开放系统,它必须根据外部环境对自身的要求,调整政府职能体系与行政组织结构,以增强行政系统适应外部环境变化的能力。

(2)协调内部纵横向的关系,以增强行政系统的协作力、整合力。政府行政系统,为增强适应外部环境变化的能力,必须协调自身内部的各种纵横向关系,这种“纵横向关系”,既包括中央政府与地方政府之间以及地方各级政府上下级之间的关系,又包括政府机关各部门之间的关系。

(3)协调内外部、纵横向的人际关系,增强行政系统的凝聚力、驱动力。由于行政人员所居职位、所持视角、所具有的价值取向等不同,必然造成人际关系的矛盾和冲突。因此,必须通过有效的行政协调,消除彼此之间的隔阂、分歧,增强相互之间的理解、信任、支持,从而增强行政系统的凝聚力、驱动力,实现行政运转协调。

4.行政协调的类型

1.对事的协调与对人的协调

从协调的对象上看,可以将行政协调划分为对事的协调与对人的协调。行政活动总体上属于执行性的活动,目的是事与事之间能得到合理适当的匹配。因此,必须明确各项事务在执行体系中的地位和作用,明确各项事务间的相互联系,必须对行政执行进行周密部署,区分事务的轻重缓急,正确协调好诸如中心工作与非中心工作,规范性的工作与突击性的工作,上级布置的工作与本级计划的工作,相邻单位的工作与本单位的工作等的关系,保证行政事务有条不紊、和谐有序地进行。人是行政行为的主体,行政协调突出表现在对人的协调上。组织与组织、个人与组织之间的关系,在一定的场合,也需要通过人际之间的沟通加以理顺。人际关系的协调,必须以符合党和国家的根本利益为原则。

2.内部协调与外部协调

从协调的范围看,行政协调有内部协调与外部协调之分。内部协调是指行政组织自身的协调,行政组织自身的协调是个十分复杂的问题。以行政组织之间的协调为例,作为实现行政管理的工具,行政组织是一个日益复杂的系统,需要有机地进行协调,既要遵从上级集中统一指挥的原则,又要尽可能地发挥下级的积极性和主动性,在集权分权之间,寻找一个最佳结合点,而这就需要进行协调。

外部协调的范围十分广泛,从广义上说,外部协调实际上就是行政组织与社会发生关系的体现。当今社会的发展使行政组织越来越直接、广泛地介入社会生活,承担着管理社会的任务。但行政组织本身又是从社会中产生的,其发展趋势又必须逐步回归到社会中去。行政组织与社会之间是一种互动的关系。从狭义上说,外部协调是指行政组织与国家政权建设的关系,指行政组织与其他国家政权机关、政治组织的关系。

3.认识性协调与利益性协调

从协调的内容上看,行政协调有认识性协调与利益性协调之分。在行政执行过程中,各个具体的执行主体,由于各自的知识水平、能力结构、心理素质、价值观念等的不同,对于同样一个行政目标,可能产生不同角度、不同程度的理解,并通过一定的态度、情绪、作用反映出来。有时,这种不同认识会直接影响到行政行为的和谐齐整,需要进行协调。认识性协调的成效主要取决于合情合理的讲解叙述、耐心细致的思想教育和循循善诱的工作方法。行政行为能产生一定的行为后果,总会以直接或间接的方式涉及执行主体的物质利益需求,充分调动执行主体的工作积极性,提高工作效率,是行政协调的根本目的。所以,必须正确处理国家利益、集体利益和个人利益三者的关系,正确处理长远利益、全局利益与眼前利益、局部利益的关系。公共行政行为,必须以实现国家利益为重,以服从长远、全局利益为重;同时,又兼顾集体与个人利益。而在处理个人利益之间的关系时,应本着社会主义团结互助的精神,尽可能照顾到方方面面,提倡整体协作、谦让友爱、牺牲奉献精神。

4.促进式协调与纠偏式协调

从协调的性质上看,可以将协调分为促进式协调与纠偏式协调。在行政执行中,由于某些部门或个人成绩突出,如行政人员提出行政革新并在工作中取得成效,使得各部门在执行进展上拉开差距,这种不平衡是新生事物的必然表现,代表着事物向前发展的方向。这时,领导的协调就必须旗帜鲜明地支持先进,积极地采取各种方式、各种手段来鞭策后进,通过积极的促进来达到新的平衡,但不能为了强调平衡而因循守旧。在行政执行过程中,某些部门或个人从局部的利益出发来考虑问题、处理问题,违反行政规范,破坏整体利益,给全局工作造成损失。对此,领导的协调就必须做到是非分明,认真负责,果断勇敢,彻底消除这些破坏性的消极因素,通过严肃的纠偏来维护正常的秩序,决不能无原则地调和矛盾,姑息迁就。

5.合作式协调与应变式协调

从协调的方式上看,可以将协调分为合作式协调与应变式协调。一级行政组织管辖若干个职能部门,每个职能部门都有明确的岗位职责,但这种职能分工并非画地为牢,各个机构并非各自为政,而是形成一个有机整体,各职能部门服从于整体的行政目标。许多行政行为存在于各个部门相互关联的生长区间,带有综合性质,即使以一个职能部门为主的行政行为,也会引起其他部门的连锁反应。这些行政行为,不仅需要纵向层级的树型沟通,而且讲求横向的、彼此贯通的辐射沟通。它们需要多个部门的齐抓共管,共同合作,需要有机地进行协调。

在具体的决策过程中,有可能某些决策先天不足,但在决策范围内又无法验证自身缺陷,一旦付诸实践,就显现出不合理;亦有一些决策原本是正确的,但由于社会实践的诸要素发生了变化,为了适应社会实践内在规律的要求,行政决策必须相应地进行调整修正,必须进行应变性协调。这种协调还可分为积极去调查研究、发现问题、进行调整的主动性协调和遇到矛盾、由下级反映上来而进行处理的被动性协调。

6.会议协调与非会议协调

从协调的途径来看,可以将协调分为会议协调与非会议协调。会议协调是经常使用的一种协调方式,可以具体通过座谈会、讨论会、汇报会等形式进行。协调会议应吸纳与行政行为有关的组织及其人员共同参加,顾及方方面面的权利和利益,具有防止独断专行的功能。协调会议围绕特定的行政主题,面对面地反复进行沟通,开拓思维视野,促进思维震荡,具有集思广益的功能。协调性会议对于有关会议资料、讨论的计划要点、提出问题的内容方式、讨论的程序范围等都要事先充分准备好,要杜绝那种不计成本、无端耗费的会议,要防止责任不明;互相推诿的会议。

会议性的协调都是正式的,而非会议性的协调既可以是正式的,也可以是非正式的。非会议性的协调方式很多,可以因人因事制宜进行。非会议性协调可以通过人员的个别交谈、广播电视等新闻媒介进行,也可以通过由有关人员在签呈文件上共同签字以表了解的方式进行。

5.行政协调的作用

行政协调的主要作用在于解决各部门之间和人员之间所发生的磨擦、矛盾和冲突,保证决策目标的实现。具体作用表现在:

(1)可以使各行政部门和行政人员在工作上密切配合、和谐一致,避免内耗和互相冲突。

(2)可以促进各行政部门合理配置和有效利用人力、物力、财力和时间等行政资源,精简和优化办事程序和环节,提高行政效率

(3)有助于各行政部门和行政人员树立整体观念和全局观念,有利于公共行政管理活动的有序进行。

(4)行政协调有助于将分散的力量集中起来,从而产生整体的“合力”。

6.行政协调的原则

1.出发点的整体原则。良好的协调开始于正确的观点和健康的态度。根本的准则则要从国家、民族和人民的利益出发。具体工作中则要求从大局出发,以整体利益和总体目标为基本准则。协调过程中的一切妥协和让步都是在这些前提之下进行的。

2.计划的周密原则。在行政实施之前的计划阶段就应做到未雨绸缪,考虑到将来各项活动之间可能发生的关系,预先有所准备,免得临时抱佛脚。

3.领导者的自觉原则。一个行政组织主要负责人的洞察力和领导能力,对行政协调起着关键作用。所以,行政领导者要能主动发现问题,及早进行解决。解决过程中既要注意微小变化,又要抓住关键部位。

4.工作人员的参与原则。行政组织各部门的每一个成员都应清楚地了解组织从事活动的目标、方针、政策和标准等,并能积极地参与和实践,这样才能达到有效协调。

5.沟通渠道畅通原则。沟通是协调的基础,组织机构决定着支配所有命令路线、信息传递和关系模式的框架,机构的设置要有利于协调过程中部门与部门之间、人与人之间的直接接触,确保彼此之间的相互沟通。

6.内外关系的动态原则。一方面,行政组织内部的活动是经常随着时间的推移而发生一些变化的,另一方面,行政组织外部的环境因素也处在不断的变动状态之中。因此,行政组织要经常注意内部各部分之间及其与外部相关因素之间的变革,不断地进行协调。

7.行政协调的措施

行政机关及其公务人员实现行政协调的主要方式有:

①通过理解有关行政目标、行政政策和行政法规,并以此作为共同努力的方向和行动的依据实现协调;

②通过行政监督实现协调;

③通过各种有效的沟通方式,真实地传递各种信息实现协调;

④通过行政计划实现协调;

⑤通过行政分工实现协调;

⑥通过各种部际委员会实现协调;

⑦通过有关咨询机构的工作实现协调等。

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