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沟通管理

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1.什么是沟通管理

所谓的沟通,简单而言就是人与人之间的思想和信息的交换,本质上是将信息由一个人通过各种方式和渠道传达给另一个人,并逐渐广泛传播的过程。著名组织管理学家切斯特·巴纳德认为,“沟通是把一个组织中的成员联系在一起,以实现共同目标的手段”。没有沟通,就没有管理。沟通不良,几乎是企业的通病,而且企业的机构越是复杂,沟通就越困难。往往基层的许多建设性意见,还没有来得及反馈至高层决策者,就已经被层层过滤和扼杀,意见的价值大打折扣,而高层决策的传达,也常常无法以原貌或者初衷,贯彻到全员并得到有效的执行。

从这些角度看,沟通管理是企业组织的生命线。管理的过程,也就是沟通的实施过程。通过了解客户的需求,整合各种资源,创造出好的产品和服务来满足客户,从而为企业和社会创造价值和财富。企业是个有生命的有机体,而沟通渠道则是机体内的血管,信息通过沟通实现有效的流动,来给组织系统提供活力和养分,实现机体的良性循环。

    沟通管理是企业管理的核心内容和实质。

2.沟通是管理的核心、实质和灵魂

管理四种职能:计划、组织、领导、控制,贯穿在其中的一条主线即为沟通。沟通是实现企业管理职能的主要方式、方法、手段和途径。

㈠无沟通,无管理。

    没有沟通,管理只是一种局限于理论的,或者设想和缺乏活力的机械行为。因此沟通被认为是企业组织中的核心生命线。沟通的重要性对于公司这样一个组织,可以等同于人体科学的血管。血管贯穿全身的每一个部位、每一个环节,促进身体循环和新陈代谢,提供补充各种各样的养分,形成生命的有机体,沟通对于公司组织体的价值也是如此。

企业的日常管理工作无法离开沟通。日常管理工作之中诸如业务管理财务管理人力资源管理等项目,都借助于管理沟通才得以顺利实施:

    ⑴业务管理的核心是和市场和客户沟通。在深入了解顾客和市场的基础上,向企业的目标市场和目标顾客群提供适合其综合需要的服务和产品,而与市场进行互动,就需要沟通。

    ⑵财务管理的核心则是和企业内部各个财务主体进行沟通。在这种沟通之中,不同主体的财务数据及时获得和整理、分析、汇总、分发、传送,财务管理的过程,更是企业管理层获取监督企业运行状态的权威依据,为典型的沟通行为。

    ⑶人力资源管理,则是人力资源管理部门和企业全员进行密切沟通的过程。人力资源管理一刻也离不开沟通的人为管理对象,只有良好的管理沟通,才能打通人们的才智与心灵之门,实现对人的激励,挖掘潜能,更好的为企业创造价值。

㈡沟通管理是创造和提升企业精神企业文化,完成企业管理根本目标的主要方式和工具。

    管理的最高境界,就是在企业经营管理中,创造出一种企业独有的企业精神和企业文化,使企业管理的外在需求,转化为企业员工自在的观念和自觉的行为模式,认同企业核心的价值观念和目标及使命。而企业精神与企业文化的培育与塑造,其实质是一种思想、观点、情感和灵魂的沟通,是管理沟通的最高形式和内容。没有沟通,就没有对企业精神和企业文化的理解与共识,更不可能认同企业共同使命。

㈢最后沟通管理,更是管理创新的必要途径和肥沃土壤。

    许多新的管理理念、方法技术的出台,无不是经过数次沟通、碰撞的结果,以提高企业管理沟通效率与绩效为目的,其根本目的是提高管理效能和效率。

某种意义上讲,现代企业管理就是沟通,沟通的确就是现代企业管理的核心、实质和灵魂。

3.沟通对于管理的价值

    ㈠沟通有助于改进个人以及群众作出的决策。任何决策都会涉及到干什么、怎么干、何时干等问题。每当遇到这些急需解决的问题,管理者就需要从广泛的企业内部的沟通中获取大量的信息情报,然后进行决策,或建议有关人员作出决策,以迅速解决问题。下属人员也可以主动与上级管理人员沟通,提出自己的建议,供领导者作出决策时参考,或经过沟通,取得上级领导的认可,自行决策。企业内部的沟通为各个部门和人员进行决策提供了信息,增强了判断能力。

    ㈡沟通促使企业员工协调有效地工作。企业中各个部门和各个职务是相互依存的,依存性越大,对协调的需要越高,而协调只有通过沟通才能实现。没有适当的沟通,管理者对下属的指导也不会进行的充分,下属可能对分配给他们的任务和要求他们完成的工作有错误的理解,使工作任务不能正确圆满地完成,导致企业在效益方面的损失。

    ㈢沟通有利于提高工作效率。比如说领导者激励下属,建立良好的人际关系和组织氛围,提高员工的士气。

    ⑴除了技术性和协调性的信息外,企业员工还需要更加多的鼓励性信息。它可以使领导者更加了解员工的需要,关心员工的疾苦,在决策中就会考虑员工的要求,以提高他们的工作热情。

    ⑵另外,员工一般都会要求对自己的工作能力有一个恰当的评价,如果领导的表扬、认可或者满意,能够通过各种渠道及时传递给员工,就会造成某种工作激励

    ⑶同时,企业内部良好的人际关系更离不开沟通。思想上和感情上的沟通可以增进彼此的了解,消除误解、隔阂和猜忌,即使不能达到完全理解,至少也可取得谅解,使企业有和谐的组织氛围,所谓“大家心往一处想,劲往一处使”就是有效沟通的结果。

4.建立内外部沟通机制

    管理沟通绝非只停止在理念的层面,落实到执行层面更加有价值。而其价值会通过内、外部沟通机制来协助执行,执行得越到位,效果则越好。

    ㈠外部沟通,可以看作是一种传统的传播和沟通过程,一般会通过企业的市场传播和公关部门、投资者沟通部门等来执行实施。

    ⑴传统的传播过程,是以公共关系为手段,利用大众传媒、内部刊物等途径,与客户、政府职能部门、周边社区、金融机构等所有利益相关体,都建立良好关系,争取社会各界的广泛支持,创造最有利的发展氛围;

    ⑵以系统化手段,将企业的核心元素,以导入CIS企业形象识别系统,以塑造企业核心理念的方式,把理念系统、行为系统、视觉系统进行有效整合,进行科学合理的传播,树立良好企业形象,提高企业的知名度、美誉度、资信度,为企业腾飞和持续发展提供好的环境。

㈡内部沟通的机制,主要有完善的会议制度,高效的信息反馈机制,有价值的文化传播载体,以人为本的沟通宗旨,创意化的沟通方式等方面来实现完善。

    ⑴建立健全规范公司会议系统,使公司各种指令、计划信息能上传下达,相互协调,围绕企业各项指标的完成统筹执行。通过月会、周例会、调度会、座谈会、班前班后会等形式,快速地将信息进行有效的传递,使大家按计划有条不紊进行,步调一致,方向目标明确,提高工作效率和效能,使目标完成得到保障。

    ⑵高效的信息反馈机制是内部沟通机制的有效手段。比如说针对公司全体员工展开“合理化建议”活动,设立合理化建议箱和合理化建议奖等等。这些反馈机制覆盖技术改造成本控制、行政管理等各个领域全面展开,推动员工为企业发展献计献策,树立主人翁精神,获得好的效果,从经济各个角度收获很大。

    ⑶有价值的文化传播载体也是内部沟通的一个很好手段。比如建立公司内部纸质刊物或者电子刊物,固定周期发行,发致公司各个层面,由此对经营动态进行有效汇总,整合公司信息,统一全体员工思想。另外还可以在各部门内部定期发布宣传资料和海报、发布报纸专栏,这些都是内部沟通的很好形式。

    ⑷以人为本的沟通宗旨是内部沟通的基本思想。比如说很多企业把每月固定的一天定为公司“沟通日”,在这一天里,公司的高层们敞开自己的办公室大门,随时欢迎各级层员工进来沟通谈话,很多公司高层愿意以午餐会的方式,和公司任意阶层的员工,以一起就餐的轻松方式,进行面对面的沟通。对于这些沟通会的内容,无论是意见,还是建议,企业高层会一并笑纳,并快速做出改进。以此方式,管理者可以迅速了解各级层员工的需求动态,尽可能满足他们,真正实现“以人为本”,提高员工满意度,把员工当作绩效伙伴,而非“打工者”雇员,形成命运共同体,而非单纯利益共同体,最终实现共赢。

    ⑸意化的具体方式是内部沟通执行方面的一些精妙方法。如很多企业每月集中举办该月生日员工的“生日餐会”,公司给每位生日员工发生日蛋糕、聚餐的同时,还会送上公司高层签名的生日卡,以此拉近和员工的距离,让他们感到企业大家庭的温暖。同样有创意的沟通方式还有:定期举办的联欢会、运动会、表彰会、优秀员工干部旅游活动等,这些多样的方式使员工觉得自己与公司已密不可分,愿意一心一意为公司做贡献,提升对公司的忠诚度和凝聚力,和企业一起共同成长,把工作当成自己创业、施展才能的大舞台,产生良好的效果。

5.沟通如何更顺畅

有资料表明,企业管理者70%的时间用在沟通上。开会、谈判、谈话、做报告是最常见的沟通方式,对外拜访、约见等也是。另外,企业中70%的问题是由于沟通障碍引起的,无论是工作效率低,还是执行力差,领导力不高等,归根结底都与沟通有关。因此,提高管理沟通水平显得特别重要。

那么,如何使沟通更顺畅呢?

    ㈠首先让管理者意识到沟通的重要性。

沟通是管理的高境界,许多企业管理问题,多是由于沟通不畅引起的。良好的沟通可以使人际关系和谐,顺利完成工作任务,达成绩效目标。沟通不良则会导致生产力、品质与服务不佳,使得成本增加。

    ㈡公司内建立良性的沟通机制

沟通的实现有赖与良好的机制,包括正式渠道、非正式渠道。员工不会做你期望他去做的事,只会去做奖罚去做的事和考核他去做事,因此引入沟通机制很重要。应纳入制度化、轨道化,使信息更快、更顺畅,达到高效高能的目的.

    ㈢从“头”开始抓沟通

企业的老总、老板是个相当重要的人物。老总必须以开放的心态来做沟通,来制定沟通机制。公司文化即老板文化,他直接决定是否能建立良性机制,构建一个开放的沟通机制。老总以身作则在公司内部构建起“开放的、分享的”企业文化。

    ㈣以良好的心态与员工沟通

与员工沟通必须把自己放在与员工同等的位置上,“开诚布公”、“推心置腹”、“设身处地”,否则当大家位置不同就会产生心理障碍,致使沟通不成功。沟通应抱有“五心”,即尊重的心、合作的心、服务的心、赏识的心、分享的心。只有具有这“五心”,才能使沟通效果更佳,尊重员工,学会赏识员工,与员工在工作中不断地分享知识、分享经验、分享目标、分享一切值得分享的东西。

管理其实很简单:只要与员工保持良好的沟通,让员工参与进来,自下而上,而不是自上而下,在企业内部形成运行的机制,就可实现真正的管理。只要大家目标一致,群策群力,众志成城,企业所有的目标都会实现。那样,公司赚的钱会更多,员工也将会干得更有劲、更快乐,企业将会越做越强,越做越大,为社会创造的财富也就越多。

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