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弹性工作制

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1.弹性工作制的概念

弹性工作制是指在完成规定的工作任务或固定的工作时间长度的前提下,员工可以灵活地、自主地选择工作的具体时间安排,以代替统一、固定的上下班时间的制度。

2.弹性工作制产生的背景

随着信息技术的高速发展,现代社会工作方式的快速变化和生活节奏的加快提速,传统朝九晚五的工作方式受到越来越严峻的考验。据一项市场调查显示,国内有过半数以上的白领工作者更钟情于不拘泥于传统的“朝九晚五”的工作方式,他们认为,现代工作、生活节奏过于紧凑,必须有更灵活的工作方式来激起他们的工作热情,帮助他们调整最适合自己作息习惯的生物钟,以保证有充足的休息时间来 “降压”、“解压”,让他们的头脑时刻保持高度的清醒。而在人力资源管理研究领域,激励理论在实践中的应用也使这一新兴的、更适合时代发展的工作方式?? “弹性工作制”应运而生。据了解,在欧美,超过40%的大公司采用了“弹性工作制”,其中包括施乐公司、惠普公司等著名的大公司;在日本,日立制造所、富士重工业、三菱电机等大型企业也都不同程度地进行了类似的改革。而在我国,近年来也涌现出越来越多试行该种制度的工厂和企业。

3.弹性工作制的形式

1.建立自主型组织结构。在这种组织结构中,为改善工作组织,组织建立弹性作制,让员工可以自主地决定工作时间,决定生产线的速度。如瑞典的VOLVO公司为发挥团队合作的效率优势,从1988年开始,将装配线改为装配岛,员工从重复枯燥的流水线上解脱出来,8-10人一组,灵活合作,可以自己决定自己的一切(包括生产时间、休息时间等)。有资料介绍,德国有25%、瑞典有20%、美国有15%的工作场所实行这种弹性工作制。

2.工作分担方案。该计划允许由两个或更多的人来分担一个完整的全日制工作。比如,企业可以决定一周有40小时的工作,由两个人来分担。其中一个人上午工作,另一个人则可以在下午工作。

3.临时性工作分担方案。主要在企业困难时期采用,企业用临时削减员工工作时间的方法来对付临时解雇员工的现象出现。比如,为了防止不得不解雇30名员工,企业的400名员工愿意每人每天只工作7小时,每周拿35小时的工资。

4.弹性工作地点方案。只要员工能够完成单位指定的工作任务,以电子通讯为手段与单位沟通,单位允许员工在家里或在离家很近的其他办公室中完成自己的工作。

5.选择弹性工作时间欧洲一些企业规定,员工可以在第一年过完6个月后,选择自己在下一年每个月愿意工作的时间,使员工有更灵活、更自由的时间去处理个人事务或进修学习。比如说,一个全日制工作者可以选择下一年每个月工作173个小时。再比如,一个希望平均每个月工作110小时的员工,可以在一月份工作150小时,而在二月份只工作60小时,剩下的时间可以去滑冰等。

6.核心时间与弹性时间结合。企业可以决定,一个工作日的工作时间由核心工作时间(通常为5个小时)和前后两头的弹性工作时间组成。核心工作时间是每天某几个小时所有员工必须上班的时间,弹性时间是员工可以自由选定上下班的时间。例如某个公司规定每天工作时间为8小时,核心工作时间可以由上午9 点到下午3点(午餐1小时除外),而办公室的实际开放时间为上午6点到下午6点。在核心工作时间内,所有员工都要来到工作岗位,但在核心区段前后的弹性时间内,员工可以任选其中的3小时工作。如下图所示:

弹性工作制

7.工作任务中心制。公司对员工的劳动只考核其是否完成了工作任务,不规定具体时间,只要在所要求的期限内按质量完成任务就照付薪酬

8.紧缩工作时间制。员工可以将1个星期内的工作紧缩在2-3天内完成,剩余时间自己安排“充电”。

4.实行弹性工作制的优点[1]

弹性工作制比起传统的固定工作时间制度,有着很显著的优点。弹性工作制对企业或组织的优点主要体现在:

1、弹性工作制可以减少缺勤率、迟到率和员工的流失。

2、弹性工作制可以增进员工的生产率。有一项研究发现,在所调查的公司中,弹性工作制使拖拉现象减少了42%,生产率增加了33%。对这种结果的解释是,弹性工作制可以使员工更好地根据个人的需要安排他们的工作时间,并使员工在工作安排上能行使一定的自主权。其结果是,员工更可能将他们的工作活动调整到最具生产率的时间内进行,同时更好地将工作时间同他们工作以外的活动安排协调起来。

3、弹性工作制增加了工作营业时限,减少了加班费的支出(例如,德国某公司采取该制度后,加班费减少厂50%)。

弹性工作制对员工个人的优点有:

(1)员工在工作时间有了一定的自由选择,他们可以自由按照自己的需要作息,上下班可以避免交通拥挤,免除了担心迟到或缺勤所造成的紧张感,并能安排时间参与私人的重要社交活动,便于安排家庭生活和业余爱好。

(2)由于员工感到个人的权益得到了尊重,满足了社交和尊重等高层次的需要因而产生责任感,提高了工作满意度和士气。

5.弹性工作制的缺陷 [1]

但是,弹性工作制也具有一定的缺陷。

首先,它会给管理者对核心的共同工作时间以外的下属人员工作进行指导造成困难,并导致工作轮班发生混乱。其次,当某些具有特殊技能或知识的人不在现场时,它还可能造成问题更难以解决,同时使管理人员的计划和控制工作更为麻烦,花费也更大。

另外,许多工作并不宜转为弹性工作制,例如,百货商店的营业员、办公室接待员、装配线上的操作工,这些人的工作都与组织内外的其它人有关联,只要这种相互依赖的关系存在,弹性工作制通常就不是一可行的方案。

6.推行弹性工作制的条件 [1]

推行弹性工作制也需要一定的条件。

首先,该项工作能进行精确的个体工作绩效(质量、数量)的考核;

其次,企业的生产工艺流程和技术规范应能允许该工作实行弹性工作制;

第三,企业具有较严密的管理规章制度进行保证;

第四,各级企业管理人员,包括基层管理人员具有较高的管理水平,而且支持这一变革措施;

最后,职工对这一制度有足够的认识和理解。

7.实施弹性工作制需要注意的几个地方

(一)保持畅通高效的沟通渠道

不管采取何种方式,“沟通”无疑是实施弹性工作制最重要的一环。尤其每个人工作不在同一时间,对于所谓“责任”的定义就必须更清楚。

现在电子、网络虽然很发达,但是你却看不到人与人面对面沟通时,可能反映出的态度和表情,这些隐藏性因素对于主管的决策往往也很重要。

虽然通过E-mail的文字沟通,有时候可以抵减一些人际沟通时可能会产生的负面情绪,但真正重要的不是沟通工具的便利性,而是每个人在弹性的工作环境里,对于工作规划的前提与目标是否都清楚地接收到。

因此除了善用便利的电子邮件外,部门内也一定要有彼此分享的共同时间。尤其对主管来说,一定要在共同时间内,对所有成员状况都有很好的掌握与分享,这样员工之间才不会有认知上的落差。

(二)建立自律,务实的企业文化

在弹性工作制度下,如果要兼顾纪律与效率,最好的方式有时未必是另订一套严格的规范,而是在公司内部形成一种“自律”文化,透过文化去影响、约束员工的行为最有效。通常越是在人才竞争激烈的环境里,“自律行为”就越比设计任何防范制度有效。

虽然弹性工作制是基于人性化的考量,容许员工的工作模式有差异,但是公司运作毕竟还是要有纪律维持,如若规范不清楚,就容易形成部门之间产生过大的管理差异。此时,身为主管,最好也要有一套标准,尤其是人事主管,更要去清楚定义弹性工作的范围,并提醒主管,不要让公司部门内有太大的差异。

(三)保持制度实施的一致性,忌讳摇摆不定

对主管来说,在管理上要切忌“时紧时松”的态度,因为自由的弹性往往会“一放难收”如果真的碰到非要采取紧缩的管理政策时,主管一定要在沟通上有所准备,尤其在主观的想要“导正”员工行为前,这个过程非常重要。千万不要光有想法或听到别人给的意见,就武断地公布新规定。多与员工沟通新的想法,听听他们的意见,才能让新政策落实的机会增加。其实现在年轻的员工,只要你把新制度后面的道理解释清楚了,对于新的管理想法,接受度通常不会太低。

此外,主管也会碰到“越有能力的人意见越多”的管理难题,有时决策意见很难不受影响,因此也难免要用特殊的方式来解决,但更重要的是,公司的制度毕竟还是主体,千万不要让个人问题形成管理上的挑战。如果平日横向与直向的沟通都畅通无阻,员工反弹的声音自然会减少。

8.推行弹性工作制的意义

由于每个人的生活需要和风格、习惯不尽相同,传统的固定工作时间制强迫每个人按照同样的时间工作,是一种比较僵化的方式,不能适应人的需要,因此无法发挥出人的最大效率。从这种意义上讲,弹性工作制看到了工作中人的位置,注重人的需要,因此它的实施产生了较好的效果。由于弹性工作制的推广应用及其激励的后果,它已成为目前研究组织发展和变革的重要内容之一。

9.案例分析

案例一:弹性工作制在产房管理中的应用[2]

  一、背景

  当前,护理人力资源不足已成为现实的全球问题[3]。为了使有限的护理人力资源充分利用,我院根据产房工作特点,自2004年7月以来打破传统排班方式,对助产士实施弹性工作制,助产士的在岗人数和上班时间完全由产妇的需求来决定。该模式运行以来,取得了满意的效果,现介绍如下

  1.一般资料

  选择2004年7月至20O5年6月实施弹性排班后的助产士工作记录和在我院分娩产妇调查问卷资料作为观察组,选择2003年7月至2O04年6月采取传统排班方式的助产士工作记录和在我院分娩的产妇满意度调查问卷资料作为对照组。

  2.方法

  (1)排班方法我院产房除产长外10名助产士均参与轮班,每位助产士均有机会上固定班和弹性班。每天安排4人上固定班,其中主班一名(8:00-12:00,15:00-18:00),早班一名(8:00-15:00),卡班一名(12:00-19:00),值班一名(18:00-翌晨8:00),弹性班3人,弹性班助产士在家侯班,工作需要时即回院上班,休息3人。

  (2)运行要求全部助产士均有手机、电话,弹性班在接到通知后15-20分钟内到岗。固定班根据产妇数量和情况按排班表顺序通知弹性班。产妇宫口开大2cm至产后2小时均由一名助产士全程陪伴,当工作繁忙、突发情况可通知休息者上班。每个助产士自设一工作记录本,记录实际上、下班时间并由固定班签名为证。每月由产长统计每人每月的实际工作时间和接产人数,并与奖金劳务费挂钩。

  3.统计学处理计量资料采用t检验,计数资料采用x2检验。

  二、结果

  在助产士人数不变的情况下,观察组年接产量比对照组增加15.4%(243/l583),两组年人均工作时间比较有显著性差异(P<0.01),观察组较对照组年人均工作时间减少了136.2h±9.3h。两组产妇满意度调查率无显著性差异(P>0.05),具有可比性。观察组产妇满意度为98.34%,对照组产妇满意度为95.93%,观察组产妇满意度显著高于对照组(P<0.01)。见两表。

  两种工作制护理工作时间的比较(overline{x}pm s,h)

组别助产士人数分娩人数人均年工作时数t值P值
观察组1018262096.3±6.325.600<0.01
对照组1015832232.5±15.6

  两组产妇满意度的比较(n,%)

组别分娩人数回收意见卡满意
份数%份数%
观察组1826162288.83159598.34
对照组1583140688.82134995.95
x^2值-0.00015.941
P值->0.05<0.01

  三、讨论

  1.弹性工作制节省了助产士的劳动时间,提高了工作效率

  由于弹性工作制是根据产妇的数量和产程来决定助产士的在岗人数和上班时间,避免了传统排班方式,不管产妇多还是少,有产妇还是无产妇,除休息、夜班外所有助产士都上正常班,这一方面造成人力资源严重浪费,而且久而久之,多产妇时的“累”,加上无产妇时的“耗”,使助产士身心疲惫,体力下降,工作效率也难以提高。弹性工作制恰恰解决了这一难题,弹性排班在产妇高峰期增加人员,在产房工作量少时让助产士补休,从而节省了助产士的劳动时间,提高了工作效率。本组实践表明,在助产士和产房设备不变情况下,观察组年接产量增加15.4%,而助产士年人均工作时数也显著减少(P<0.01)。在有限的人力资源下,更好地保质保量完成工作。

  2.弹性工作制充分体现了“以产妇为中心”的服务理念。

  弹性工作制要求助产士随叫随到,提供一对一服务,通过精神安慰、身体抚触和各种鼓励性的语言可明显减轻产妇内心的优虑和恐惧,使产妇充满信心,充分挖掘自己的潜力和能力,顺利完成分娩[4]。同时助产士专职专责,在整个分娩过程中陪伴产妇,保证了产程观察的完整性和连续性,有利于及早发现异常及早处理,减少了传统排班由于交接班易出现医疗问题,减少了医疗纠纷,提高产妇满意度。观察组满意度显著高于对照组(P<0.01),表明弹性工作制使产妇获得更精心、更满意的个性化服务,真正体现了人文关怀、人文精神。

  3.一弹性工作制体现了护理管理的科学性。

  由于来院分娩产妇的数量和时间很难估计,在产妇骤增及突发情况下,按传统排班方式,护士长难以公平、合理地安排助产士加班。

  弹性工作制则灵活多变,使加班由被动变主动,使每个助产士的工作量尽可能趋于公平、合理。同时弹性工作制的特点在于班次弹性、休息弹性,较好地体现以人为本的原则,既保质、保量完成护理工作,又能较好地解决护士补休及个人假期的时间安排,未让护士超时、超负荷工作[5]。研究结果显示:观察组助产士人均年补休时间增加136.Zh±9.3h,使助产士有足够的时间来安排自己的工作、学习和生活,充分休现了弹性工作制在产房管理中发挥的作用。

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