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书面谈判

百科 > 谈判类型 > 书面谈判

1.什么是书面谈判[1]

谈判的语言交往渠道或表达方式,经济谈判可分为口头谈判书面谈判两种。

书面谈判是双方利用文字或图表,比如通过信函、电报、电传等形式进行的谈判。书面谈判主要适用于有经常性经济交往活动的谈判,产品批量大而供应范围广的购销谈判以及远距离谈判等。

由于书面谈判和口头谈判两种谈判形式各有利弊,因此,在实际工作中,常把两种谈判结合在一起使用。有的在一般情况下采取书面谈判的交易,在特殊情况下也可以改用口头谈判;经常有交往的双方,在原先双方约定的交易条件不变时,具体一笔交易就可以用书面谈判,而当情况和上述交易条件发生变化时,就需要在一起会晤,进行口头谈判。

但不论采取哪种形式,只要是通过谈判达成协议,一般都要签订书面合同。即使书面谈判,也不例外。比如与老客户采用电报方式洽谈时,有的条件不一定一一列出,如不可抗力、仲裁、异议索赔,甚至商检、包装、支付方式等,但在交易达成时,必须签订合同,而且所有的交易条件都要写入合同。

2.书面谈判的特征[1]

书面谈判具有准备充分、谈判成本低及间接性等特点。

1、准备充分、资料详实。双方事先都以书面形式提供了议事日程、谈判内容、所提建议、愿意承担的义务等,这些都经过详细的研究。这样,双方就有比较充足的时间考虑对方的提议,可促使谈判过程早日完成。

2、谈判成本低。由于书面谈判一般不需要谈判人四处奔走,只需花费通讯费,而不需花费差旅费和招待费,因此谈判费用开支要比口头谈判费用开支节省得多。

  3、间接性。由于具体的谈判人员互不见面,双方可以不考虑谈判人员的身份,把主要精力集中在双方条件的洽谈上,从而避免因谈判者的级别、身份不对等而影响谈判的开展和交易的达成。

3.书面谈判的评价[2]

一般应规定对方答复的有效期限,书面谈判方式可以使双方对问题有比较充足的考虑时间。在谈判过程中有时间同自己的助手、企业领导及决策机构进行讨论和分析,有益于慎重决策。书面谈判一般不需要谈判者四处奔走,可以坐镇企业,向国内外许多单位发出信函、电报,并对不同客户的回电进行分析比较,从中选出对自己最有利的交易对象。

由于具体的谈判人员互不见面,他们互相代表的是本企业,双方都可不考虑谈判人员的身份,把主要的精力集中在交易条件的洽谈上,从而避免因谈判者的级别、身份不对等而影响谈判的开展和交易的达成。

此外,由于书面谈判只花费通讯费用,不花费差旅费和招待费,因而谈判费用开支较少。

当然,书面谈判也有不足之处。

  • 书面谈判多采用信函、电报等方式,文字要求精练,如果文不达意,容易造成双方理解差异,引起争议和纠纷;
  • 由于双方的代表不见面,因而无法通过观察对方的语态、表情、情绪以及习惯动作等来判断对方的心理活动,从而难以运用行为语言技巧达到沟通意见的效果;
  • 书面谈判所使用的信函、电报需要邮电、交通部门的传递,如果这些部门发生故障,则会影响双方的联系,甚至丧失交易的时机。

鉴于书面谈判有其局限性,所以它多适用于双方经常有交易活动的谈判,以及跨地区、跨国界的谈判。

为了发挥书面谈判的作用,有利于对方了解自己的交易要求,作为卖方,可以把事先印好的具有一定格式的表单寄给客户,表单上比较详细地反映卖方商品的名称、规格、价格、装运等条件,可以使客户对卖方的交易意图有一个全面、清楚的了解,避免因文字表达不周而引起的误解。同时,谈判双方都要认真、迅速、妥善处理回函和来函,能达成的交易要迅速通知对方,不要贻误时机,即使不能达成的交易也要委婉地答复,搞好与客户的关系,“生意不成人情在”。书面谈判最忌讳的是函件处理不及时,也忌讳有求于人时丧失企业的品格,而人求我时冷眼相待,这不仅关系到企业购销活动的持续开展,而且关系到企业的经营作风和商业信誉

综上所述,书面谈判形式有利有弊。谈判形式利用的好坏,完全在于对各种谈判形式掌握得如何,应根据交易的需要和各种谈判形式的特点加以正确选择。在实际工作中,不要把两种谈判形式截然分开,可以把它们结合起来,取其所长,避其所短。在一般情况下适用书面谈判的交易,在特殊情况下也可以改用口头谈判。在实际工作中,既要正确选择又要灵活运用谈判形式。

值得注意的是,只要是通过谈判达成交易,无论是采取口头谈判,还是采取书面谈判,都必须签订书面合同。交易谈判的内容烦琐而复杂,每项内容都关系到双方的经济利益,把谈判的结果用书面合同反映出来,就会加强签约双方的责任心,促使双方按照合同办事。一旦出现问题,发生纠纷,也有据可查,便于公平合理处理问题,签订书面合同对口头谈判的作用显而易见,因为“口说无凭”,要“立据为证”。同样,书面谈判的成交也要以合同为证,虽然在书面谈判的过程中,也采用书面形式,但这只是反映谈判过程的情况,而不能表明成交的确立。

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