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项目结束

百科 > 项目管理术语 > 项目结束

1.什么是项目结束

项目结束是终结一个项目或项目阶段的管理工作过程。这一过程与项目启动一样重要,正所谓有始有终。因为如果没有结束过程对项目结果的验收和接受,就盲目结束项目或开始下一阶段工作,就会导致客户或管理层不满意或给项目的下一阶段的工作留下许多隐患。项目结束是项目目标的实现。

2.项目结束的条件[1]

(1)项目的目标已经成功地实现,项目的结果(产品服务)已经可以交付给了项目投资人或转移给其他第三方;

(2)项目严重地偏离了其进度、成本或性能目标而且即使采取措施也无法实现预定的目标;

(3)项目投资人的战略发生了改变,该项目必须舍弃;

(4)项目无法继续获得足够的资源以保证项目的持续;

(5)项目的外部环境发生剧烈变化,使项目失去了继续下去的意义或根本无法持续下去;

(6)项目因为政策、法律或一些项目组无法控制的因素而被迫无限期地延长;

(7)项目的关键成员成为不受欢迎的人,而又无法找到替代者;

(8)项目目标已无望实现,项目工作开始放慢或已经停止。

项目实施过程中可能会出现以上这些情景中的一种或多种,而有时候各种情景的界限并不总是那么清晰。这些情景只是为找到不可避免的项目结束问题提供了一个框架。

项目的最后执行结果只有两个状态:成功与失败。相应地,项目进入结束阶段后,能够采用两种方式来结束项目:正常结束和非正常终止。在项目进入正常结束阶段时,应对项目进行项目竣工验收和后评价,实现项目的移交和清算。当采用非正常终止方式对项目进行收尾时,要综合考虑影响终止项目的决定因素,制定并执行项目终止决策,处理好终止后的事务。

3.项目结束的过程[2]

当项目按照项目计划主体完成时,就要及时对项目进行收尾,通常是以客户与承约商的开会交流、庆功、会餐为标志。当然,在欢庆之前,我们尚要完成一些必要的收尾工作,诸如收集、整理、移交项目结束文档;举行正式的项目验收;项目评估;项目小组工作鉴定;经验总结等等。项目结束过程概括起来包括:项目移交评审、项目合同收尾、项目行政收尾和项目后评价4个子过程。4个子过程的具体工作,见表。

表 项目结束过程具体工作
过程名称具体工作内容及步骤
项目移交评审①检查项目任务完成情况,确认项目计划内工作已全部完成
②准备好项目有关文件,如项目计划书、图样变更申请书、测试报告等
③书面通知客户及其他关系人参加项目验收和审查
④进行必要的测量或实验,以验证项目交付结果满足客户要求
⑤在有关验收文件上签字确认验收结论
⑥为客户安排并落实后续支持服务工作
项目合同收尾①准备好合同有关的文件,包括合同、发货清单、付款记录,验收单据等
②检查和验收承包商的工作
③核实合同付款情况
④成本决算
⑤评审、中止合同
⑥将合同及相关文件编号存档
项目行政收尾①收集、整理、归档项目文件
②重新安置或处理项目设备、材料及其他物资资源
③总结项目的经验教训,撰写项目工作总结报告
④解散项目小组,重新安排项目小组成员工作,落实项目后续工作的负责人
⑤对项目小组成员工作表现给予书面鉴定,嘉奖优秀成员
⑥举行庆祝活动
项目后评价①项目经理与项目小组成员进行个别交流,充分了解每个人的看法
②召开内部评价会议
③填写内部评价表
④邀请客户、承包商,管理高层及其他项目关系人,召开外部评价会议
⑤填写外部评价表

4.项目结束的阶段

一、项目结束阶段的活动[3]

  项目结束阶段活动主要有:

  (1)项目成果进入稳定运行状态。

  (2)为组织建立一个新的计划或将项目资源转移到组织的其他方面。(3)关于项目成果使用中存在的问题和机遇的评估。

  (4)对未来项目和计划的管理提出建议。

  (5)对新的或改进的管理技术进行鉴别和评估。

二、项目结束阶段的工作[4]

  项目结束阶段的工作包括:项目资料验收、项目交接或清算、项目费用决算、项目审计、项目后评价等。

  •   1.项目资料验收

  项目资料是项目整个生命周期的详细记录,是项目成果的重要展示形式。项目资料既是项目评价和验收的标准,也是项目交接、维护和后评价的重要原始凭证。资料验收是指交验方将整理好的、真实的项目资料交给接收方,并进行确认和签收的过程。

  项目资料验收的依据有采购合同中关于资料的条款要求,国家关于项目资料档案的法规、政策性规定和要求,国际惯例等。

  项目资料验收的范围和内容涉及项目生命周期各阶段的计划、报告、记录、图表等各种资料。项目资料验收完成后,应建立项目资料档案,编制项目资料验收报告。

  •   2.项目交接或清算

  项目交接是指全部合同收尾以后,在项目监管部门或社会第三方中介组织的协助下,项目业主与全部项目参与方之间进行项目所有权移交的过程。项目清算是项目结束的另一种结果和方式。由于种种原因,项目在得到最终可交付物之前终止了,这时就需要进行项目清算。项目交接是正常的项目结束过程;项目清算是非正常的项目终止过程。项目清算的主体即项目清算的召集人是项目业主。

  当项目的成果移交、资料移交和项目款项结清后,项目移交方和接收方将在项目移交报告上签字,形成项目移交报告。

  项目清算主要以合同为依据。项目业主依据合同中的有关条款,成立由各参与方联合参加的项目清算工作小组,依合同条件,协商确认责任、估算损失、拟定索赔方案等。协商成功后形成项目清算报告,各个合同相关方联合签收生效;协商不成则按合同的约定提起仲裁或诉讼。

  •   3.项目费用决算

  决算是以实物量和货币为单位,综合反映项目实际投入和投资效益,核定交付使用财产和固定资产价值的文件。项目费用决算活动是确定项目开始到项目结束交付使用为止的全部费用的过程。

  项目费用决算的依据主要是合同、合同的变更。决算的内容包括项目生命周期各个阶段支付的全部费用。项目费用决算的结果形成项目决算书,经项目各参与方共同签字后作为项目验收的核心文件。决算报表可以包括项目概况表、财务决算表、交付使用财产总表、交付使用财产明细表等。

  •   4.项目审计项目

  审计是审计机构依据国家法令和财务制度、企业的经营方针、管理标准和规章制度,对项目活动进行审核检查,判断其是否合法、合理和有效的一种活动。

  项目审计的任务包括:检查、审核项目活动是否符合相关规章制度的规定,是否符合国家政策、法律、法规和条例,有无违法和营私舞弊现象等;检查、审核项目活动是否合理;检查、审核项目效益;检查、审核各类项目报告、报表等资料是否真实和公允。

  项目审计的过程分为审计准备、实施、报告结果和资料归纳四个阶段。审计范围包括项目整个生命周期中的所有活动,其内容涉及项目质量审计、费用审计、合同审计等,时间上涵盖项目前期审计、项目实施期审计、项目结束审计。不同的审计类型有其典型的审计范围和内容,其中费用审计是项目审计的主要内容之一。

  •   5.项目后评价

  项目后评价是项目竣工投产并营运一段时间以后,对项目立项决策、设计、施工、生产营运等全过程进行系统评价的一项技术经济活动。利用项目后评价,可以达到肯定成绩、总结经验、研究问题、吸取教训、提出建议、改进工作、不断提高投资项目决策水平和投资效果的目的。

  项目后评价是以实际情况为基础,采用定性和定量相结合的方法,进行全面、客观、负责、公正的系统评价。

  项目后评价有现场考评和非现场考评两种形式。现场考评是后评价工作组到现场采取勘察、问询、复核等方式,核实项目的有关情况,并对所掌握的相关信息资料进行分类、整理、归纳、分析和评价。非现场考评是后评价工作组根据项目单位提交的项目后评价自评报告和其他相关资料进行综合分析,提出评价意见。项目后评价的结果是形成项目后评价报告,内容包括项目概况、评价内容、主要变化和问题、原因分析、结论和建议、基础数据和评价方法说明,以及经验教训总结等。

5.项目结束工作的重要性[5]

项目的成功结束标志着项目计划任务的完成和预期成果的实现。没有项目结束阶段的工作,项目成果就不能正式投入使用,不能生产出预期的产品或服务;项目利益相关者也不能终止他们为完成项目所承担的责任和义务,也无法从项目的完成中获益。因此做好项目结束阶段的工作对项目的各参与方来讲都是非常重要的,项目各方的利益在这一阶段相对也存在着较大的冲突。同时项目进人收尾期后,项目成员的注意力常常已开始转移,加上这一阶段的工作往往又是繁琐零碎、费时费力的,容易被轻视和忽略,所以更需要特别强调其重要性。

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