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系统原理

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1.什么是系统原理[1]

系统原理是现代管理科学的一个最基本的原理。它是指人们在从事管理工作时,运用系统的观点、理论和方法对管理活动进行充分的系统分析,以达到管理的优化目标,即从系统论的角度来认识和处理企业管理中出现的问题。

系统是普遍存在的,它既可以应用于自然和社会事件,又可应用于大小单位组织的人际关系之中。因此,我们可以把任何一个管理对象都看成是特定的系统。组织管理者要实现管理的有效性,就必须对管理进行充分的系统分析,把握住管理的每一个要素及要素间的联系,实现系统化的管理。

管理的系统原理源于系统理论,它认为应将组织作为人造开放性系统来进行管理。它要求管理应从组织整体的系统性出发,按照系统特征的要求从整体上把握系统运行的规律,对管理各方面的前提做系统的分析,进行系统的优化,并按照组织活动的效果和社会环境的变化,及时调整和控制组织系统的运行,最终实现组织目标,这就是管理系统原理的基本涵义。[2]

2.构成系统的基本条件[1]

系统就是若干相互联系、相互作用、相互依赖的要素结合而成的,具有一定的结构和功能,并处在一定环境下的有机整体。系统的整体具有不同于组成要素的新的性质和功能。具体来讲,系统的各要素之间、要素与整体之间,以及整体与环境之间,存在着一定的有机联系,从而在系统的内部和外部形成一定的结构。可以讲,要素、联系、结构、功能和环境是构成系统的基本条件。

要素是指构成系统的基本成分。要素和系统的关系,是部分与整体的关系,具有相对性。一个要素只有相对于由它和其他要素构成的系统而言,才是要素;而相对于构成它的组成部分而言,则是一个系统。

联系是指系统要素与要素、要素与系统、系统与环境之间的相互作用关系。一方面它表明系统内的要素处于不断的运动之中。系统中任何一个要素的变化都会影响其它要素的变化,进而影响系统的发展。同时,要素的发展也要受到系统的制约,这是因为系统的发展是要素或部分存在和发展的前提。另一方面,作为一个整体的系统与它周围的环境进行物质、能量和信息的交换,形成了从系统的输入端到系统输出端的物质流、能量流和信息流。总之,事物是在联系中运动,运动发展着联系。

结构是指系统内部各要素的排列组合方式。每一个系统都有自己特定的结构,它以自己的存在方式,规定了各个要素在系统中的地位与作用。结构是实现整体大于部分之和的关键,结构的变化制约着整体的发展变化,构成整体的要素间发生数量比例关系的变化,也会导致整体性能的改变。总之,系统的整体功能是由结构来实现的。

功能是指系统与外部环境在相互联系和作用的过程中所产生的效能。它体现了系统与外部环境之间的物质、能量和信息的交换关系。系统的功能取决于过程的秩序,如同要素的胡乱堆积不能形成一定的结构一样,过程的混乱无序也无法形成一定功能。从本质上说,功能是由运动表现出来的。离开系统和要素之间及其外部环境之间的物质、能量和信息的交换过程便无从考察系统的功能。

环境是指系统与边界之外进行物质、能量和信息交换的客观事物或其总和。系统边界将起到对系统的投入与产出进行过滤的作用,在边界之外是系统的外部环境,它是系统存在、变化和发展的必要条件。虽然由于系统的作用,会给外部环境带来某些变化,但更为重要的是,系统外部环境的性质和内容发生变化,往往会引起系统的性质和功能发生变化。因此,任何一个具体的系统都必须具有适应外部环境变化的功能,否则,将难以获取生存与发展。

3.系统的特征[1]

系统是客观存在的,具有普遍性。从系统组成要素的性质来看,可以划分为自然系统和人造系统。自然系统是由自然物组成的,它的特点是自然形成的,如生态系统、星际系统等;人造系统是人们出于某种目的而制造的系统,如生产系统、交通系统、商业系统、管理系统等。还有从系统与环境的联系程度来看,可以划分为封闭系统和开放系统;从系统的状态与时间的关系来看,可以划分为静态系统和动态系统等等。无论是何种分类的系统,它们都具有以下几个共同的特征:

1.整体性

系统的整体性又称为系统性,通常理解为“整体大于部分之和”,这就是说,系统的功能不等于要素功能的简单相加,而是往往要大于各个部分功能的总和。它表明要素在有机地组织成为系统时,这个系统已具有其构成要素本身所没有的新质,其整体功能也不等于所组成要素各自的单个功能的总和。如:将建筑上用钢筋、石头、水泥和黄沙混合起来,可以支撑高楼大厦,产生的力和作的功,比单独存在时不知要大多少倍。

根据整体性的这一特点,我们在研究任何一个对象的时候,不能仅研究宏观上的整体,也不能仅研究各个孤立的要素,而是应该了解整体是由那些要素组成的以及在宏观上构成整体的功能。这就是说,人们在认识和改造系统时,必须从整体出发,从组成系统的各要素间的相互关系中探求系统整体的本质和规律,把握住系统的整体效应。 例如,教育管理者在分析课堂教学系统时,在找到教师和学生这两大要素之后,必须从教师和学生、学生和学生之间的关系入手,并且还要注意到这些关系不是一成不变的。教育管理者只有把这些关系和关系的改变考虑在内,才能从整体上把握住课堂教学的性质和规律。因此,全方位地分析多个变量因素及其内在联系,使局部服从整体,使整体效果为最优,这应成为每一个管理者分析问题和解决问题的出发点。

2.层次性

任何较为复杂的系统都有一定的层次结构,其中低一级的要素是它所属的高一级系统的有机组成部分。系统与要素、系统与环境是相对的,就自然界而言,从宇宙大系统到基本粒子系统,存在着若干层次,各层次之间又相互交叉,相互作用。从社会生活来看,公共领域和非公共领域是社会生活的两大基本领域,以此可以把现代社会的管理划分为公共管理和企业管理两大类型。而在公共管理和企业管理之下,还可划分为许多不同层次的管理子系统,这样逐层都有着系统与要素的关系。一般而言,系统的运动能否有效,效率高低,很大程度上取决于能否分清层次。因此,研究系统的层次性对于实行有效管理具有重要的意义。当我们面临一个复杂系统时,首先,应搞清它的系统等级,明确在哪个层次上研究该系统。其次,运用分析和综合的方法,根据系统的实际情况把系统分为若干个层次,然后把系统的各个部分、各个方面和各种因素联系起来,考察系统的整体结构和功能。在此基础上,进一步明确层次间的任务、职责和权利范围,使各层次能够有机地协调起来。

3.目的性

所谓目的性,是指系统在一定的环境下,必须具有达到最终状态的特性,它贯穿于系统发展的全过程,并集中体现了系统发展的总倾向和趋势。一般而言,系统的目的性与整体性是紧密联系在一起的,若干要素的集合,就是为了实现一定的目的,可以讲,没有目的就没有要素的集合。因此,人们在实践活动中首先必须确定系统应该达到的目的,以明确系统可能达到什么样的最终状态,以便依据这个最终状态来研究系统的现状与发展。其次,实行反馈调节,使系统的发展顺利导向目的。例如,企业就是以营利为目的而进行生产和服务的经济组织,在市场经济下,企业的生命力在于其经济效益,因此,经济效益的最大化是企业组织追逐的根本目标。由于经济效益是通过企业盈利来实现和衡量的,管理者必须运用反馈控制的方法,使企业的其他目标能够顺利地服务和服从于这一总目标。

4.适应性

任何系统都存在于一定的环境之中,都要和环境有现实的联系。所谓适应性,就是指系统随环境的改变而改变其结构和功能的能力。系统在适应性方面涉及到三种不同的情况:第一,系统原有稳定状态被破坏后,逐渐过渡到一个新的稳定状态,即依靠系统本身的稳定性来适应环境的改变。如:当计划经济体制向市场经济体制转变时,无论是营利性组织,还是非营利性组织,都必须从“大而全”的封闭状态中走出来,以适应新的经济环境。第二,当系统稳态被破坏后,靠系统内部或人为提供的一个特殊机制,抗拒环境的干扰,修补被破坏的因素,致使系统回到原来的稳定状态。像大学组织在传统上是有能力阻挡外界力量(象牙之塔)并将它们的工作环境限制在一定范围的因素之内的。大学组织作为生命有机体一样向前进化,它所面临的困境是如何在适应社会的改变中保持大学的内在发育逻辑。大学组织要保持学术发展的完整性,必须具有修复功能的机制,以超稳定的形态来表明大学组织的适应性。第三,系统由于突然的、强大的干扰,稳态结构迅速被破坏,一个新的稳定形态迅速形成。

在实际工作中运用系统原理研究、管理问题,应做到以下四点:

1.对管理的对象进行系统的分析,包括对系统要素、结构、功能、集合、联系、历史等方面的分析。管理的决策和措施就是建立在系统分析基础之上。

2.根据系统的目的性特征,要坚持一个系统只有一个目的,其子系统要围绕这个目的形成合力,统筹运动。

3.根据系统的整体性特征,必须树立全局观点,不要孤立地看问题,局部利益服从整体利益,处理好国家、单位和个人的关系,克服本位主义及自给自足的小生产思想。

4.根据系统的层次性特征,各个系统都应建立合理的层次结构,上一层次只管下一层次,下一层次只对上一层次负责。要求领导只做本级领导岗位职责的事,各层做好各层的事,职责分明,各司其职,各负其责。

4.系统原理的原则[3]

1.动态相关性原则:该原则是指任何企业管理系统的正常运转,不仅要受到系统本身条件的限制和制约,还要受到其他有关系统的影响和制约,并随着时间、地点以及人们的不同努力程度而发生变化。

2.整分合原则:该原则的基本要求是充分发挥各要素的潜力,提高企业的整体功能,即首先要从整体功能和整体目标出发,对管理对象有一个全面的了解和谋划;其次,要在整体规划下实行明确的、必要的分工或分解;最后,在分工或分解的基础上,建立内部横向联系或协作,使系统协调配合、综合平衡地运行。

3.反馈原则:它指的是成功的高效的管理,离不开灵敏、准确、迅速的反馈。

4.封闭原则:该原则是指在任何一个管理系统内部,管理手段、管理过程等必须够趁个一个连续封闭的回路,才能形成有效的管理活动。该原则的基本精神是企业系统内各种管理机构之间,各种管理制度、方法之间,必须具有相互制约的管理,管理才能有效。

5.系统原理在组织管理工作中的运用 [1]

依据系统的内涵和特征,用系统原理指导组织的管理工作,必须注意以下三个方面:

1.树立组织的整体系统观

由于现代管理工作的内部各要素之间以及这一管理工作与其它管理工作之间,存在着错综复杂、相互制约的关系,这在客观上要求组织管理者必须树立组织的整体系统观,以便行之有效地处理管理工作中所带来的各种问题。

2.掌握组织的系统分析方法

对一个组织系统进行系统分析,包括以下几个方面的内容:

了解系统的要素。分析系统是由什么组成的?它的要素是什么?可以分为怎样的一些子系统。

分析系统的结构。分析系统的内部组织结构如何?系统与子系统、子系统与子系统之间是如何联系的?组成系统的各要素相互作用的方式是什么?

研究系统的联系。研究此系统同其它系统在纵、横各方面的联系怎样?该系统在更大系统中的地位、作用如何?

把握系统的功能。弄清系统及其要素具有什么功能?系统的功能与各子系统的功能有什么样的影响、制约关系。

弄清系统的历史。本系统是如何产生的?它经历了哪些阶段?它的发展的历史前景如何?

研究系统的改进。弄清维持、完善与发展系统的源泉和因素是什么?研究改进系统的方案、措施及后果。

3.贯彻组织的整分合原则

整体把握、科学分解和组织综合是整分合原则的主要含义。实现这一原则,须从这三个方面入手:

整体观点是大前提。不了解组织整体及其运动规律,组织系统的工作是很难做到有的放矢的。因此,要提高工作效益管理者的首要任务是要从整体出发,对如何完成组织的整体工作有一个充分细致地了解,即:在认识组织系统与内、外部环境关系的基础上,制定出适合于组织系统长远发展的整体目标,并找到实现该目标的重要途径和主要条件。而要做到这些,则有赖于管理者树立全局的观念。在现代社会,组织系统的规模越大,关系越来越复杂,整体的联系起来越密切,管理者要在各种错综复杂的关系中处理矛盾问题,就要用整体意识、全局观念来支配行动,以有效地把握工作的规律性。

分工是关键。没有分工的整体是构不成现代有序的系统的。怎样实行分工呢?根据系统原理,在把握组织系统整体的前提下,把组织的整体科学地分解为若干个组成部分或基本要素,其主要内容是:建立合理的组织结构,确定适当的管理层次和管理幅度,规定各子系统的目标和功能以及实现这些目标和功能所必须的权力、职责、利益。只有这样进行科学分解,才能做到合理分工,促使组织工作的程序和规范更加明确化,让管理者能够从容地应对各种“例外”事件。也只有这样,才能为各个分系统和子系统的具体目标的实现创造条件,从而最终促成组织整体目标的完成。

有分有合,先分后合。有了整体观念,实行了合理的分工,这是不够的,必须实行有分有合,先分后合,在科学分工的基础上实行组织严密有效的协作。这是因为:虽然分工在社会化的大生产中,能够提高劳动生产率,但分工不是万能的。分工会带来许多新的问题,如:分工的各个环节,特别容易在相互联系的方面产生新的脱节,在相互影响方面产生新的问题。因此,为了避免这些矛盾和问题对组织整体产生不良的影响,就必须对分工以后的各种管理工作进行综合和协调。其基本要求是:经过分解后的系统在运行过程中必须回到整体上来,不能各行其是。而要做到这一点,就必须以共同的目标来统一各部门、各单位的思想和行动。可见,综合协调是实现组织管理整体目标的基本条件。

6.系统原理的案例分析

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