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沟通规划

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1.什么是沟通规划

沟通规划就是确定利害关系者的信息交流和沟通的要求。简单的说,就是谁需要何种信息、何时需要及应如何将其交到他们手中。

2.沟通规划的要素

1、沟通对象

在沟通规划中,必须将所有下属进行分类,因为工作特点及员工特性不同的下属有着不同的沟通需求,一般来说,下属工作时间的长短是分类的主要标准,也可以将下属分为管理与技术两种类别或其他分类方式。

为了便于说明,本文以入职时间来对沟通对象进行分类,以入职1年为界限将员工分为新员工和老员工。

2、沟通形式

根据沟通的人数来说,通常有一对一、一对多、多对一、多对多等四种沟通方式。

一对一,是指与下属单独进行沟通面谈;一对多,则是与多个下属同时进行沟通,常指小座谈会、沟通会的形式;多对一,由多位相关管理者与特定下属进行的沟通,这种沟通方式多针对具体的问题解决而进行的;多对多是指由多个相关的管理者与多个下属进行沟通,以座谈会形式多见。

沟通可以很正式的开展,也可以很自然随意的进行,具体取决于沟通的目的。根据沟通的正式程度来分,通常有正式、半正式、自由式等三种沟通方式。正式沟通,是指选定场地,在场地内进行目标明确的沟通,以工作沟通为主;自由式沟通,是不拘泥场地、形式的沟通方式,多为关心员工、了解情况或与工作主旨没有直接关联的沟通。半正式沟通则居于两者之间。

无论是何种沟通形式,建立双方公平、亲切、轻松的沟通环境和氛围都是必须的。

3、沟通时间

以新员工与老员工的分类为例。新员工是企业的一个特殊群体,由于对企业及所在团队并不熟悉,认同度也不高,因此,对新员工的有效沟通直接影响一个新员工融入团队的程度。

(1)一般来说,与新员工的沟通至少有五个时间点。

第一次,上班的第一二天

原因:员工刚入职对企业会根据所见所闻产生第一印象,第一印象的形成直接影响接下来的员工工作心态,因此,应第一时间了解新员工的想法,及时纠偏,并针对性的解决员工的误解及困惑。如果感觉员工对企业的不认同度很强烈,也可主动与员工达成相互淘汰的口头协议。

第二次,上班一月后

原因:相对刚入职,上班一月对工作对团队都已有了实质的接触但了解还不够深入,这个时候员工对公司的认同感并不稳固。因此很有必要及时与员工的沟通,以利于及时调整员工的工作方式方法,给员工更多的鼓励。一方面让员工在接下来的工作中少走弯路,另一方面也及时了解员工的心理动态。

第三次,上班三个月后

原因:三个月多是试用期结束要转正了,这是与员工沟通的关键时间点。

第四次,上班一年后

原因:这是一个总结的时间。对于一般性岗位的新员工来说,一年的时间足够使新员工向老员工开始过渡转换,这个时候的沟通面谈很有必要。

第五次,员工工作重大成绩或重大失误发生的第一时间

原因:重大成绩或重大失误的沟通,是为奖惩提供准确的依据,也了解重大事件对员工的影响,以便为该员工的管理提供依据。对员工重大成绩的沟通面谈,当然是以激励为主。

(2)而对老员工的面谈时间点的选择则为灵活,多在一些事件主动或被动发生时的第一时间沟通:

第一,定期与老员工进行沟通,如半年一次;

第二,在员工出现工作上的重大或突出问题时或生活变故时;

第三,在周期性绩效评估前;

第四,在员工提出离职时;

第五,在员工异动或晋升的第一时间等等。

沟通时间的选定依据是员工需要及企业利益的需要,确保不疏漏任何一次,确保第一时间介入沟通。

4、沟通地点

沟通面谈地点根据沟通的目的、对象来定,一般分三类

自由场合:即不论场地,以自由、随性的沟通为目的。比如,新入职第一天的员工,也许在下班的路上就可以聊一聊,或在饭堂里边吃饭边沟通。

非正式场合:对场地限制不严格,可以是办公场所,也可以是生活场所。如果发现下属最近似乎情绪很不好,需要主动与下属进行沟通,可以从关心的角度直接到下属的宿舍里去谈。

正式的场合:一般为室内,没有他人打扰,封闭式进行。一般为目的明确,针对性强的沟通。对周期性绩效评估前或具体工作事件的沟通,更适合在比较正式的场合进行。

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