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文件筐测验

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1.什么是文件筐测验

文件筐测验是评价中心最常用和最核心的技术之一。文件筐测验是情境模拟测试的一种,它是对实际工作中管理人员掌握和分析资料、处理各种信息,以及做出决策的工作活动的一种抽象和集中。该测验在假定的情景下实施。该情景模拟一种假设环境,如单位、机关所发生的实际业务、管理环境。提供给受测者的信息如函电、报告、声明、请示及有关材料等文件,内容涉及人事、资金财务市场信息、政府的法令、工作程序等多种材料,这些材料放在公文筐里,测验要求受测者以管理者的身份,模拟真实生活中的情景和想法,在规定的条件下在限定时间(通常为1~3小时)内对各类公文进行现场处理,评委通过对受测者处理文件过程中的行为表现和书面答案,评价其计划授权组织预测决策沟通能力,该测验通常用于管理人员的选拔。测验一般只给日历、背景介绍、测验指示和纸笔,考生在没有旁人协助的情况下回复函电,拟写指示,作出决定,以及安排会议,评分除了看书面结果外,还要求考生对其问题处理方式做出解释,根据其思维过程予以评分。文件筐测验具有考察内容范围广、表面效度高的特点,因而非常受欢迎,使用频率居各种情境模拟测验之首。

2.文件筐测验的特点

文件筐测验的主要特点表现在以下几个方面:

1、考察内容范围十分广泛。

作为纸币形式的文件筐测验,测评受测者的依据是文件处理的方式及理由,是静态的思维结果。因此,除了必须通过实际操作的动态过程才能体现的要素外,任何背景知识、业务知识、操作经验以及能力要素都可以涵盖于文件之中,借助于受测者对文件的处理来实现对受测者素质的考察。

2、表面效度很高。

文件筐作业所采用的文件,十分类似甚至有的直接就是应聘职位中常见的文件,因此,如果受测者如果能妥善处理测验公文,就能理所当然地被认为具备职位所需的素质。

3、应用范围大。

考察内容范围的广泛使得文件筐测验具有广泛的实用性,并且表面效度高,易为人所接受,因此,文件筐测验在众多公选考试测验中普遍使用的一种。

4、情景性强。

文件筐测验完全模拟现实中真实发生的经营、管理情景,对实际操作有高度似真性,因而预测效度高。

5、综合性强。

测验材料涉及到日常管理、人事、财务、市场、公共关系、政策法规等行政机关的各项工作,从而能够对高层及中层管理人员进行全面的测评与评价。

6、评分难度大。

文件处理结果的评价受多种因素的影响,机构、氛围、管理观念不同的组织,具有不同的评价标准。在文件筐测验的评分确定过程中,专业人员和实际工作者往往存在理解上的差异。

7、成本很高。

文件筐测验的试题设计、实施、评分都需要较长的研究与筛选,必须投入相当大的人力、物力和财力才能保证较高的表面效度,因此花费的精力和费用都比较高。

3.文件筐测验的设计

文件筐测验的设计必须紧紧抓住三个环节:

第一,工作分析。深入分析职位工作的特点,确定胜任该职位必须具备哪些知识、经验和能力。工作分析的方法可以是面谈、现场观察或问卷。通过工作分析,要确定文件筐测验要测评什么要素,哪些要素可以得到充分测评,各个要素应占多大权重。

文件筐测验一般可以考查以下要素:

①书面表达及其理解;②统筹计划能力;③组织协调能力;④洞察问题和判断、决策能力;⑤任用授权能力;⑥指导控制能力;⑦岗位特殊素质,如法规条例知识。

第二,文件设计。包括选择什么文件种类,如信函、报表备忘录、批示等;确定每个文件的内容,选定文件寓设的情境等等。文件数量较多,时间以 2~3小时为宜。文件的签发方式及其行文规定可以忽略,但文件的行文方向(对上与对下,对内与对外等)应有所区别。特别要注意各个文件测评要素的设计。常常一个文件不同的处理可以体现不同的要素,设计的对文件的处理方式要有所控制,确定好计分规则或计分标准,尽量避免每个要素同时得分和无法归于某一要素的情况出现。

第三,测验评分。实施文件筐测验之后,评分一般由专家和具备该职位工作经验的人(一般是选拔职位的上级主管及人事组织部门的领导)进行,除了前面设计时要制订好评分标准外,更重要的是对评分者要进行培训,使评分者根据评分标准而不是个人的经验评分。评分的程序也要特别注意,可以考虑各自独立评分,然后交流评分结果,对评分差异各自申述理由后,再独立第二次评分。最后将评分结果进行统计平均(评分者比较多时,可以去掉最高分和最低分),以平均分作为最后得分。有时,在考生答案不明确的情况下,需要质询应聘考生,根据其对处理方式的解释确定得分。

整个文件筐测验的设计要特别注意两点:

一是测验材料难度的把握。目前国内对各个职位应具备何种程度的知识、经验和能力缺乏客观可靠的依据,难度的把握比较困难。把握不准,材料过难,固然作为选拔测验有时可以选拔到很好的人才,但大材小用,很难设想这人会安心本职位工作,且导致人力资源的浪费。材料过于容易,测验会出现“天花板效应”,大家都得高分,区分不出应聘考生的能力大些。

二是要注意材料真实性程度的把握。完全杜撰的材料,应聘考生可以根据一般知识推理,处理的结果没有针对性,看不出应聘考生的水平差异,考生被录取后需要经过较长时间的培训和适应才能胜任工作。完全真实的材料,过于偏重经验的考查,忽视潜能的考查,最后选拔到的人无疑是完全与招聘单位文化气氛相同的人,违背了引入外来人才,给单位输入新鲜血液的本来目的。同时完全真实的材料,使招聘考试本身对单位内部考生和单位外部考生不公平,同样的能力水平内部考生被录取的可能性更大,结果给人留下“一切都是内定,考试不过是走形式”的印象,这对真正想引进外部人才的单位尤其不利。

4.文件筐测验的考察内容

管理人员计划、组织、预测、决策、沟通能力的个体水平和群体水平是企业管理团队核心能力的标尺,对于企业可持续发展力的保持和提升具有重大意义。五大能力的考察是文件筐测验关注的焦点。下面就以市场总监为例向大家逐一进行介绍:

计划能力

是指被测评者在分析每一既得信息所反映的问题、问题产生的根源以及各问题间的相互关系并据此确定工作目标、工作任务、工作方法和工作实施步骤的能力。对于市场总监来讲,就是考察他(她)在特定的外部竞争环境和内部资源条件下进行产品计划、价格计划、分销计划和促销计划的能力。滚动计划法的应用情况、计划的可行性、实施所需时间/成本以及风险度是考评管理者计划能力关键指标。

组织能力

是指被测评者按照各项既定工作任务的重要和紧急程度安排工作次序、调配人力/物力/财力资源、合理分工/授权并进行相应组织机构或人事调整的能力。当某大区的商品营业额出现大幅度滑坡时,市场总监往往要组织增派促销人员、调拨促销用品、加大营销费用,授予大区市场经理临时特别权力,甚至调整大区市场部组织机构或管理班子来加以应对。工作次序安排、资源配置、工作分工/授权情况以及组织措施的成本和风险度是考评管理者组织能力的关键指标。

预测能力

是指被测评者对模拟工作环境中相互关联的各类因素及总体形势未来发展趋势进行准确判断并预先采取相应措施的能力。竞争对手在某中心城市的各大商场刚刚投放一种明显优于公司现有主导产品的新产品,而该城市正是公司计划下一步重点经营的目标市场——准确的预测及有效的应对措施此时对市场总监来讲就显得十分关键。对工作环境中各类相关因素及总体形势未来发展的多种可能性及其发生概率的分析论证、各种防范/因应措施的合理性是考评管理者预测能力的关键指标。

决策能力

是指被测评者在解决实际工作问题(特别是解决重要且紧急的关键问题)时策划并选择高质量方案的能力。公司的新产品已被消费者认同,销售额利润正在快速增长,仿制品也开始进入市场——是重点开拓全新市场、建立新的分销渠道,还是在已开发市场转变广告宣传策略降价促销呢?这就需要市场总监审时度势、全面斟酌、正确决策。决策目标的清晰程度、备择方案(一般为两到三个)的可行性、各方案的评价/比较和最终确定的方式是考评管理者决策能力的关键指标。

沟通能力

是指被测评者通过书面形式准确表达个人思想和意见的能力。实际工作中,市场总监会经常以电子邮件、传真、信函或公文的形式与各大区经理进行工作交流、根据市场人员状况和市场竞争态势对大区经理进行适时的工作指导、对大区经理进行日常慰问和精神鼓励等等——这就需要良好的书面沟通能力。沟通网络和沟通方式的选择、信息的准确性、思维的逻辑性、结构的层次性、文字的流畅性是考评管理者沟通能力的关键指标。

5.文件筐测验对考官的要求

文件筐测验对考官的综合素质要求较高。他们不仅要具备管理学心理学领域的基础知识,了解文件筐测验的理论和实践依据,而且还要对测评对象所任职务的职责权限和任职资格(工作经验、学历、能力、潜能和个性心理特征等)进行过系统研究,能够独立或与他人合作设计测评题目,了解各测评题目之间的内在联系;能够恰如其分地开展考评问询,能够对被测评者进行全面、客观、公正的评价。考官要对每种可能出现的答案及其所代表的意义成竹在胸并与其他考官事先达成共识。在上世纪五十至八十年代,文件筐测验的考官是清一色的管理顾问、咨询专家或心理学家。二十世纪八十年代以后,文件筐测验的考官也开始逐步吸收所在企业的高级管理人员(他们通常是被测评者直接上级的上司)。企业高级管理人员通常对企业管理现状的方方面面感受深刻,通过两周左右的标准化速成培训以及顾问人员的现场指导,他们基本上能够担负起合格考官的工作职责——而这对于企业自身管理团队的建设意义深远!

6.文件筐测验的优缺点

(1)文件筐测验突出的两个优点

一是考查的内容范围广。作为纸笔形式的文件筐测验,测评考生的依据是文件处理的方式及理由,是静态的思维结果。因此,除了必须通过动态过程才能体现的要素外,任何背景知识、业务知识、操作经验以及能力要素都可以寓于文件之中,通过考生对文件的处理实现对考生素质的考查。

二是它的效率高。由于文件筐测验所采用的文件,十分类似于考生应聘职位上常见的文件,有时就是完全真实的文件,因此,若考生能妥善处理测验文件,就理所当然地被认为具备职位所需的素质。

前一个优点使得文件筐测验具有广泛的适用性,而后一个优点使之易为人所理解和接受。因此文件筐测验在众多情景模拟测验手段中,属于最普遍使用的一种。

(2)文件筐测验在实施中的两个缺点

一是评分比较困难。一份文件的处理,除了个人素质的原因外,机构、氛围、管理观念等不同的组织,具有不同的评价标准。显然政府机关与公司企业、私营企业国有企业对有关文件的处理是大相径庭的。在我国从事实际工作的人们往往缺乏对招聘单位管理或经营状况的深入了解,因而文件如何处理才能充分表明考生具备招聘职位所需素质,专业人员与实际工作者往往存在理解上的差异。因此,评分不容易把握。

二是不够经济。测验的设计、实施、评分都需要较长的时间,投入的精力和费用比较大。

7.文件筐测验实施程序

文件筐测验可以集体施测,实施过程分准备、测试和评分三个步骤。

1.准备

主要指测验材料和测试场所的准备。给每个考生的测验材料,事前要编上序号,答卷纸也要有相应序号,实施前要注意清点核对。答卷纸主要由三部分内容构成:一是考生姓名(或编号)、应聘单位和职位、文件序号等;二是处理意见(或处理措施)、签名及处理时间;三是处理的理由。文件序号只是文件的标识顺序,不代表处理的顺序,应允许考生根据轻重缓急调整顺序,但给所有考生的文件顺序必须相同,以示公正。测试的场所要求比较宽敞、安静,每个人一桌一椅,相互之间无干扰。为了保密,最好所有考生在同一时间完成。如果文件内容涉及到招聘单位内部的一些情况,测试前应对所有考生提供培训,介绍相关情况,缩小内部考生和外部考生对职位熟悉程度的差别。

2.实施

主试要对测验要求作一简单介绍,说明注意事项。然后发给考生测试指导语和答卷纸,回答考生的提问,当考生觉得没有问题后,再发测试用的文件。考生人数比较少时,也可以一次将材料发给考生,但要求考生严格遵从主试的要求,先看指导语再看文件。测试指导语是测试情景、考生扮演的角色、考生任务和测试要求的说明,必须明确、具体,一目了然。有时在初级人员的文件筐测验中,发给考生指导语后,让考生完成一个指导语的测验,强迫考生熟悉理解指导语,这在文化水平低的群体中有时十分有用。在考生正式进入文件处理后,一般不允许考生提问,除非是测验材料本身有问题。

文件筐测验答卷纸示例

文件筐测验答卷纸
考生编号________招聘职位_________文件序号________ 
处理意见:




签名:_________

______月______日

处理理由:

文件筐测验指导语示例(供招聘秘书用)

  • 指导语

这是一些办公室工作的模拟练习。目的是了解您在办公室事务处理方面的经验与能力。以下是有关的背景情况,请您务必仔细阅读并牢记于心: 您是局办公室秘书之一,大家都称您小A。此办公室是直接协助几位局领导工作的职能部门,目前由田主任一人负责。

今天是2003年5月24日,星期五。局里在远郊召开一个重要会议,田主任和办公室所有其他同事都去办理会务,只有您一人留守。所有局领导都在出席重要会议。您不能找他们请示,局里其他同事也都因种种原因不能给您帮忙。最不巧的是,由于那里电信线路出现故障,您无法和在郊区开会的田主任及其他同事联系。

田主任昨晚辗转托人给您一张便条:

小A:
明天(24日)有这么几件事情要偏劳你:
(1)主管分房的李局长要了解职工对分房办法第五稿的意见。请你看一下职工的意见材料,代我起草一份500字左右的报告。
(2)实习生郑兰说是写了一份信息,你给看一下。最近局里上报的信息比较少,被采用的更少。看这份信息能否上报或经修改后上报。
(3)请你给杨菁去封信,告诉她我们已经录取了新秘书。
(4)请你根据李局长给马林副局长来信的批示,把马副局长的信处理一下。
以上几件事情都不能再拖了,明天上午无论如何要完成。下午1:00局里有车来会场,你搭车来会场,这里实在忙不过来。
明天上午办公室若有什么事,你见机行事。办公室不要因为我不在就影响正常运转。
谢谢!

现在是早晨8:30,您一上班就得到上述指示和有关材料,您的任务是遵照指示完成所有工作。

  • 以下是您在完成工作中必须遵守的程序和规定:
    • (1)首先,请您完成《指导语自测题》,回答结果构成评分的重要内容。
    • (2)其次,请在《日程计划表》上拟订一份今天的日程安排,若情况变化,日程安排可以更改,但必须在《日程计划表》上予以注明。
    • (3)一切任务请按您本人对秘书工作的理解和相应的指示独立完成,并一定要说明这么处理的理由,否则要倒扣分。

指导语测验示例(供录用秘书用)

考生编号:________应聘职位:________
指导语测验题

请您判断以下陈述是否正确,选择“是”或“否”;

1. 局里只有你一人上班。

A.是B.否

2. 有什么不清楚的事情,您可以打电话请示田主任。

A.是B.否

3. 能处理完最好,处理不完向田主任好好解释一下,他会谅解的。

A.是B.否

4. 变动日程安排是允许的。

A.是B.否

5. 一件事情怎么处理有时候凭直觉,不一定非要说出理由。

A.是B.否

(答案: B, B, B, A, B)

(如自己的回答与答案不符,请对照指导语检查)

3. 评分

宜在考生做完后立即进行,当有质询考生的设计时,特别应该如此。为求客观,可将考生编号,由一个人将考生的处理意见和处理理由念给所有评分者听,由各位评分者独立评分。 为了保证评分的一致性,事前的评分者培训很重要,可以考虑对一部分考生(或者模拟考生)进行试评分,考查各个评分者对标准的掌握及评分过程中存在的问题,待取得一致意见后再往下进行。评分时,可按序号逐一评定,也可按文件内容分类评定。前一种办法可以对考生的素质形成整体印象,后一种办法容易达成评分标准的一致性。

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