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书面证据

百科 > 审计术语 > 书面证据

1.什么是书面证据

书面证据就是在审计对象作为一定审计项目会计凭证、各种会计记录、各种合同、通知书、报告等。这类证据是审计证据中最大量、最基本的证据,是审计证据的主体,也可以称之为基本证据。

书面证据的价值如何,要看取得它的途径。一般而言,从企业内部得到的证据,其可靠性就小于由企业外部得到的证据。

2.书面证据的特点

书面证据具有如下特点:第一是数量多;第二是覆盖范围广;第三是来源渠道多样化;第四是容易被篡改。

根据这些特点,审计人员在大量收集有关的书而证据时,还要注意对书面证据进行认真细致的鉴定和分析,运用专业判断,辨别真伪,充分正确地利用书面证据。

3.书面证据的分类

书面证据按其来源渠道可以分为亲历证据、外部证据和内部证据三类。

1、亲历证据

亲历证据是指由审计人员通过运用专业判断和相应的程序与方法,对被审事项的有关资料进行计算和分析而得到的证据,包括审计人员动手编制的各种计算表、分析表等。对于书面证据而言,亲历证据强调的是审计人员对有关基础资料(证据)必须进行重新加工,按照既定的目标所确定的程序进行计算和分析,因此,它具有较其他来源形式证据更为可靠的证明力。

2、外部证据

外部证据指由被审计单位以外的,与被审事项有一定联系的第三者提供的相关证据。外部证据除有关单位提供的业务询证证据和书面证明以外,还包括有不在书面证据范围内的有关实物证据和外部人员的陈述等。具体地讲,外部书面证据形式有两类。第一类包括应收账款的回函、被审计单位的律师或其他独立专家关于被审计单位资产所有权或负债的证明函件、保险公司的证明函件、寄售企业或代售企业的证明函件、证券经纪人的证明书等。这些外部书面证据一般由被审计单位以外的第三者直接提供给审计人员,而没有经过被审计单位职员之手,不存在被涂改和被伪造的可能性。

因此,是证明力较强的一种审计证据。第二类外部书面证据诸如银行对账单、购货发票、应收票据、顾客订货单、有关的合同和契约等。这些证据都是由被审计单位以外的单位所出具,但是由被审计单位有关业务人员进行保存和处理,难免存在被涂改甚至伪造的可能性。因此,审计人员评价其可靠性必须考虑这一因素,把这类证据确定为其证明力略低于第一类外部书面证据,并对这类证据中有被涂改或伪造的痕迹予以高度的关注和警觉。

3、内部证据

内部证据是指由被审计单位内部机构或职员编制并提供的有关书面证据。内部书面证据的可靠性一般不如外部书面证据强,而且内部书面证据由于形式的不同其可靠性也不尽相同。根据内部书面证据可靠性的强弱,可以划分以下三类:

第一类是由被审计单位外部组织或部门规定统一格式和填制要求的,而由被审计单位内部职员填制并提供的有关书面证据,如由税务监制的销货发票(含普通发票和增值税专用发票)、银行统一印制的各种支票和汇票,由财政部门监制的财政收费收据等,这类证据的可靠性对各种内部证据而言是最强的,因为这类证据资料的填制情况往常要受到相应管理部门突击性或定期检查监督,当被审计单位内部控制较为健全有效时,这类证据仍不失为一种可靠性强的审计证据。

第二类是由被审计单位有关人员编制和填报用于对外公布但无格式和规范要求的内部证据,如经济业务合同、文件和内部定额标准等。这类证据虽不一定要接受外界的监督检查,但在一定程度上要受到有关业务单位或主管部门的制约,经过他们的审批,对其的公正性、严肃性和科学性有严格的要求。因此,当企业内部控制健全有效时,第二类证据仍具有一定可靠性,但始终较第一类内部书面证据可靠性低。

第三类内部书面证据是那些既无规范要求或者无任何外部单位制约,且无需公开的由被审计单位有关人员填制并出具的资料,如自制的原始凭证记账凭证、会计账簿记录等。这类证据的可靠性完全取决于经手人员的素质、内部控制的有效制约程度,因而它的可靠性程度为最低。但是不能否定的是:当内部控制健全有效,而且相关的内部证据能相互印证时,审计人员仍然可以信赖其可靠性。

内部书面证据从其反映的内容来看包括:反映会计核算处理情况的会计记录,反映被审计单位管理当局责任、态度和意图的管理当局声明书以及其他的书面文件。其中会计记录包括各种原始凭证、记账凭证、账簿记录、试算平衡表、科目汇总表、项目明细表等。它是审计人员取自被审计单位内部的一种数量最多且最为重要的审计证据,其可靠性关键取决于被审计单位内部控制的完善程度。审计人员在取得这类证据时往往要相互联系、按其钩稽关系相互印证地寻找和评价,必要时应视被审项目的重要程度和审计环境状况,按其会计业务处理过程顺查或逆查所有的详细资料,甚至要进一步审查业务发生时各种获准手续文件作为审计证据

对于被审计单位管理当局声明书,由于它涉及被审计单位在会计报表审计过程中所做的重要陈述或保证,是一种态度或意图的反映,主观色彩十分浓厚,因而其可靠性较低,这便要求审计人员不能一味地信赖这份声明书,而应该通过实施其他必要的审计程序来判断会计报表的合法性、公允性和会计处理的一贯性程度如何。综上所述,审计人员获取内部书面证据不仅要求有较强的专业水平和科学的审计程序,而且它将花费整个审计工作的绝大部分时间,是审计工作的重心和核心过程。

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