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会计核算电算化

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1.什么是会计核算电算化

会计核算电算化是指用计算机代替手工记账、算账、报账这一过程。它是会计电算化最重要的组成部分。

2.会计核算电算化的内容

会计核算电算化是会计电算化的第一个层次,主要内容包括:设置会计科目、填制会计凭证、登记会计帐簿、进行成本计算、编制会计报表等。会计核算电算化主要是指这几个方面运用会计核算软件,实现会计数据处理电算化。

(一)设置会计科目电算化

设置会计科目电算化是通过会计核算软件的初始化功能实现的。初始化功能是供软件开始正式投入使用时运用的功能,除了输入一级会计科目和明细会计科目名称及编码外,还要输入:会计核算所必需的期初数字及有关资料,包括年初数、累计发生额,往来款项工资固定资产存货、成本费用、营业收入核算必需的期初数字;计算有关指标需要的各种公式;选择会计核算方法,包括固定资产折旧方法存货计价方法、成本核算方法等;定义自动转帐凭证;输入操作人员岗位分工情况,包括操作人员姓名、操作权限、操作密码等。

(二)填制会计凭证电算化

会计凭证包括原始凭证和记帐凭证,对这两类凭证的处理方法,在各个会计核算软件中有所不同。记帐凭证是根据审核无误的原始凭证登记的,有的会计核算软件是要求财会人员手工填制好记帐凭证,再由操作人员输入电子计算机;有的会计核算软件是要求财会人员根据原始凭证,直接在计算机屏幕上填制记帐凭证;有的会计软件是要求财会人员直接将原始凭证输入电子计算机,由计算机根据输入的原始凭证数据自动编制记帐凭证。前两种方法比较接近,区别只在一个是输入已经手工写好的记帐凭证,一个是边输入边做记帐凭证,但都是把所有的记帐凭证输入电子计算机。而最后一种方法与前两种有很大的差别,是由计算机来做记帐凭证。

(三)登记会计帐簿电算化

会计电算化后,登记会计帐簿一般分两个步骤进行,首先是由计算机根据会计凭证自动登记机内帐簿,其次是把机内会计帐簿打印输出。

(四)成本费用计算电算化

根据帐簿记录,对经营过程中发生的采购费用生产费用销售费用管理费用,进行成本费用核算,是会计核算的一项重要任务。在会计软件中,成本计算是由计算机根据机内上述费用,按照会计制度规定的方法自动进行的。许多通用会计软件提供了多种成本计算的方法,供用户选用。

(五)编制会计报表电算化

编制会计报表工作,在通用会计软件中都是由计算机自动进行的,一般都有一个可由用户自定义报表的报表生成功能模块,它可以定义报表的格式和数据来源等内容,这样无论报表如何变化也都可以适应。

3.会计核算电算化的特点

使用计算机进行会计数据处理与传统手工方式相比有以下特点:

(1)数据处理一体化。

在手工方式下,从编制原始凭证记账凭证到登账、结账、编制会计报表,要经过很多人的手工才能完成,增加了数据处理差错的可能性;而计算机则不同,数据一旦迸入系统,记账、对账、汇总编制会计报表等,都是在一个一体化处理过程中。

(2)信息存放磁盘化。

在手工方式下,一切信息都记录在会计凭证、账薄、报表等媒介上;而计算机方式下,除原始凭证,其他所有信息都能存放在计算机的磁性介质(硬盘、软盘)中,同时,随时可以根据需要,将信息打印到纸介质上。磁盘可以进行拷贝,使会计数据的保存更加安全。

(3)查询高速自动化。

在手工方式下,要查询一个数据,特别是收集某一汇总或加总数据时速度很慢,而用计算机查询,可以设定查询的条件,很快地查到所需要的数据;另外,在查询时,还可以归类打印查询结果。

4.会计核算电算化的意义

会计核算使用电子计算机,使其在经济管理中发挥重要作用。主要表现在以下四个方面:

1,保证了会计核算的及时性。

电子计算机以极高速度处理会计数据,手工方式几个人几天的核算工作,采用电子计算机用很短时间就可以完成,大大地减轻了财务人员的工作量,提高工作效率。因而可以确保会计核算的及时性。

2.保证了会计核算的正确性。

采用电子计算机进行会计核算,计算精度高,只要按程序正确输入数据,很少引起错误.而在手工方式下,由于重复登记工作较多,难免发生各种差错。使用电子计算机可以确保会计信息的正确性。

3.充分发挥会计的职能作用。

会计职能,主要包括对经济活动的反映和监督。由于电子计算机能以极密集的方式存储会计信息,使反映过去和保持记忆的这种记录功能大大提高,可以随时向管理部门和其他部门提供丰富的会计信息。并使财务人员从传统的事前记帐、算帐、报帐转变为有效的事前预测、事中控制、事后分析等管理活动,全面发挥会计在经济管理中的作用。

4.会计电算化能有效地防止造假作弊现象的发生。

符合国家规定的会计软件,都具有可靠性、安全性、保密性。在使用过程中,根据工作性质设置相应权限,增设密码,相互牵制。财务人员只能使用,不能篡改其程序,确保会计信息系统真实、准确、安全、可靠。

综上所述,会计电算化不仅使财务人员从繁重的手工操作中解脱出来,更重要的是它提高了会计工作水平,促进了会计工作职能的转变,满足了管理的需要,在我国的经济建设中必将发挥愈来愈大的作用。

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