销售信函是卖方主动向新老客户推销产品的信函。如介绍新产品、清理积存、扩大生产、设立分公司、价格调整等，都是推销的好时机。因此有关产品的特点、用途、信誉要详尽。为促成销售，可就市场行情说明此产品价格的竞争力，亦可从购买趋势或有关来函询问等情况预测将有上涨价格的可能。总之，在实事求是地介绍产品质量的同时，应极尽推销之能事，语言要新鲜活泼，以刺激对方的购买欲。实践证明，以情感化的方式说明产品给对方带来的利益往往比科学、客观的资料更有效。但实事求是是双方长期合作的基础，因此产品的介绍要掌握分寸。

销售信函主要被用在以下几个方面：

1．开发准客户阶段

在开发客户时，你可以给客户寄一封销售信函，直接向客户推荐产品或服务，或请求获得与客户见面的机会，或者邀请目标客户参加你们公司的活动、产品演示会等，以扩大接触面，增加销售机会。

尊敬的XX先生：

您还未投资让您的员工接受销售培训的主要原因是什么?是不是因为缺少时间?或缺少上级的批准?还是怕影响员工的正常工作?

如果我告诉您我们公司提供的培训不会给您造成以上任何困扰，您会考虑接受我们的服务吗?请一定打电话给我，我保证只占用您5分钟时间，向您解释我们是如何做到的。

除非您5分钟之后仍然对我的话感兴趣，我们才会继续交谈下去。我的电话是(010)12345678，静候您的佳音。

祝您一切顺利!

您的朋友周XX

2006年4月2日

2．销售跟进阶段

当你与客户进行初步联系过后，客户没有反应时，你可以发一封销售信函进行跟进，探询客户的想法，以便采取进一步的行动。

尊敬的XX先生：

我是XX培训公司的下周，在此之前我和您通过几次电话，得知贵公司的确有做培训的想法。但由于您事务繁忙，我一直没有机会与您详谈，希望您近期内能抽搐时间与我面谈。
如果方便的话，我将于4月10日登门拜访。热盼您与我联系！

助您一切顺利！

您的朋友周XX

2006年4月2日

3．维护关系

随着客户量的增多，销售人员要经常与客户保持见面比较困难，此时可以依靠信函作为联络工具，加强与客户的联系。特别是与客户交易后，销售人员希望与客户继续合作时，销售信函可以发挥重要作用。

4．感谢

成交后，你可以给客户寄去感谢信，感谢客户对你的关照，并表达自己将继续为客户服务的诚意。

这一举动可以让客户避免产生“你把我的钱骗走了，就把我忘了”的失落感，同时能及时在客户心中给自己加分，为后续合作打下良好的基础。对热心客户寄来的建议信，销售人员也应该表示感谢。

尊敬的XX先生：

我是XX培训公司的小周，很高兴能有机会为贵公司服务，感谢您的对我的关照和对我们公司的信任，我们将尽全力实现对贵公司的承诺，请您放心！

为了表示我们的谢意，请接收随附的一份小礼物，希望您会喜欢，也希望今后我们能有机会继续合作！

祝您一切顺利！

您的朋友周XX
2006年4月2日

5．问候

重大节日、客户生日、客户公司周年庆典，你都可以寄去问候信。听闻客户升职，你也可以通过书信表示恭喜。

礼多人不怪，如果时常感觉到你在关注他，客户自然会增加对你的好感，不会忘了你，下次有需求还会找你合作。除了继续留住客户，此举还能重新赢得流失或消极客户的青睐。

当然，在表示问候的同时，你也可以在信中向客户介绍适合他的新产品，甚至随信附上新产品介绍资料。

尊敬的XX先生：

我是XX培训公司的小周。感觉时间过得真快，离上次与您见面已经有两个月了。再过几天就是中秋节了，我谨代表我们公司全体员工祝您和家人永远平安幸福，一切顺利！
为了表达我们的问候，请您接收随附的一份小礼物。

附言：随信我附上了我们公司刚推出的新产品的介绍资料，如果您有需要，请立刻通知我。希望能有机会继续为您服务！

您忠实的朋友周XX
2006年4月2日

6．解决问题

如果客户在使用产品或服务时，出现问题，通过信函向你寻求帮助时，你当然可以以同样的方式给 他满意的答复。对客户的投诉信，你也可以通过信函表示歉意，并以实际行动迅速履行对客户的承诺。

尊敬XX先生：

我是XX公司的小刘。首先，我为产品带给您的麻烦，深表歉意！我已经联系了技术部门，我将与两位工程师一起于明日上午10:00到贵公司为您解决问题。

对于给您带来的不便，再次说声抱歉！
您忠实的朋友刘XX

2006年4月2日

7．通知事情

可以通过信函通知客户自己公司名称变更、政策更动、人事变动、优惠活动、价格调整、最新产品信息等。

由此可见，在销售过程中，销售信函具有独特的重要作用，有着广泛的应用空间。也正因为如此，我们需要熟悉销售信函的各种形式，以便灵活应用。

尊敬XX先生：

我是XX公司的小马，您最近一切顺利吗？

我们公司决定于公司成立10周年纪念日（6月10日）宴请所有重要客户，以表达对客户长期支持我们的谢意。如果您能抽出时间赏脸光临，我们将不胜感激！时间是6月10日17:30，
地点是XX大酒店顶层宴会厅。
您忠实的朋友马XX

2006年4月2日

1．手机短信

优点：送达及时，价格便宜，保密，你可以与客户有比较亲密的交流。缺点：限制字数，你必须知道客户的手机号码。适合用于问候、感谢客户。

王总，您好！我是XX公司的小刘，在国庆节之际，祝您节日快乐，万事如意！

2．卡片

个性化的明信片、卡片比较特别，能够让客户“勿忘我”。但明信片上的内容很有可能被其他人看见，只能进行比较公事化的交流。

尊敬的王总：

我是XX公司的小刘，希望您还记得我，我们曾为贵公司提供了一套管理信息系统软件，希望我们的产品和服务能令您满意。

再过几天，就是您的生日了，我谨代表我们公司上下祝您生日快乐，身体健康，生活更美满，生意更红火！

热忱为您服务的刘XX

2006年4月2日

3．电子邮件

如果客户有使用电子邮件的习惯，你就可以给客户发送电子版的产品资料，可以包含产品图片、效果图等，让客户有更直观的感受。电子邮件沟通非常方便，成本几乎可以忽略不计。

给客户发电子邮件时，应注意以下几点：

(1)主题明确。

现在每个人的电子邮箱都会有大量的垃圾邮件，如果你的电子邮件没有突出的重点、醒目的主题，就可能淹没其中，被潜在客户看都不看就删掉。站在客户的角度，在信中使用一些能吸引客户注意的关键词。

(2)软化措辞，内容简洁，只给客户发送他们真正需要的信息。如，国际商务谈判实战技巧。

(3)可以用黑体强调一两个词汇。如：劳动合同如何变更。

(4)回信时，尽可能引用客户的来信，帮助对方更好地理解你的用意。

(5)用普通信函的格式来写电子邮件，留下你的姓名和联系方式，结尾有问候语。

(6)反复检查后再发送，慎用附件。

(7)同样内容的邮件，每个月发送2～3次为宜。

标题：冒险旅行的机会来了

正文：

尊敬的王XX：

我是XX公司的小刘，感谢您参加我们公司上次组织的沙漠风情五日游，相信那段美好的时光会令您难以忘怀。现在，更加刺激的冒险机会来了。我们花了整整一年时间开发出
一条雪山探险旅游线路，相信它会带给您更加惊心动魄的体验。

如果你想与我们同往，请在15日之前与我们联系，电话为（010）12345678.名额有限，希望您不会错过这次难得的冒险机会。

您的朋友刘XX

2006年4月2日

4．信函

信函比较正式，对客户的联系方式要求不是很苛刻，更容易操作，应用范围更广，上面的所有场合都可以使用。如果用它征集客户的意见，或是其他需要客户回信的情况，最好同时寄上空白的已付邮资的回邮信封。

5．销售建议书

当客户对你介绍的产品、服务产生兴趣，他可能会要求你提交一份正式能够解决客户存在问题的销售方案。

根据你的客户对象、产品或服务的情况，销售建议书有繁有简，但它的目的都是相同的，就是给客户提供足够的利益，吸引他使用你的产品或服务解决他的问题，一句话，就是打动客户。

案例：

在没有令人感兴趣的话题时，将信函寄给客户，大多信函都会遭遇被扔进垃圾桶的命运。如果你是一位理财顾问，你会采取什么方式，让客户将你的销售信函留下来。

提示：关键要做到，不刻意提及理财话题，最好先拉近与客户的距离，引起收信人的兴趣，让他们产生看信的欲望。例如，将销售信函做成精美的日历形式，对客户有实用价值，让客户不忍轻易丢弃。

需要理财服务的人，大多数都已成家立业，你可以从潜在客户的孩子身上打开突破口，直接与学校联系。如，免费为学校印制某种用于学校与家长联系的卡片、学生成绩单等，在背面印上自己公司的业务情况、联系方式，让客户必须保存起来。这样既不会让客户反感，也起到了宣传效果。

为了使企业的销售信函更加有效，企业可以采取—些针对性的策略：

1．将点睛之笔放在前面。很多信函没古在-一廾始轨抓住读行的注意力，它所造成的后果是，读者还没有渎到最重要的内容寸就把价扔进了坑圾桶。如果在开头陈述背景信息乃至于一些细节，最后才提到特殊优惠，企业可能会失去很多客户。信件要以优惠作为开头，先将读者牢牛抓仆。然后佴解释细节。让他们首先知道这封信件能够给他们带来好处、可能的标题包括：帮您省钱，让孩子更健康，有效减肥等等。尽量用粗体宁来做标题，吸引读者的注意。

2．关注解决方案。从本质上讲，人们买的不是产品和服务，而是对问题的解决办法。销售信函应该先提小——·个问题，然后提山解决办法，将解决方案放在标题中，然后再叙述细节问题。例如，您在冬天觉得冷吗？花上不到300元就可以使您的家温暖舒适．

3．不要太专业化。一般入想要的是实惠，而不是专业性的产品介绍。老年人头电脑，他可能并不在乎电脑配置的是16倍速光驱或32倍速光驱。他真正感兴趣的是它址否易于使用，是否便宜。

4．优惠要诱人。信件提出问题．并提供解决办法后，需要用一个实质性优惠来促成交易。不要只是单讲价格，而要说“如果你直接找总代理购买只要888元-一免去中间环节，节省费用”。这样陈述可以使人感到他们确实得到了优惠。

真实的案例：

陈述优惠时如何组织语言非常重要。一家读书俱乐部开始的广告词是“一本书乱钱买两本”。后来他们发现说“买一本，送一本”更有效。研究表明，“买一本，送一本”比”半价销售”的效果要好。“免费赠送”是一个有力的促销用语，所以企业要更多地使用它——最好用大号字、粗体字来表示，这样显得更突出。

普通销售信函分为两种：一种是扩展信，它连同附属文献、小册子、订单表格和回信信封，被广泛用于直接邮售中。另一种是你写给客户个人的，销售信息可以包含在其他问题的日常处理中。

写信时，想象你就是公司的客户，你希望见到什么样的销售信函，那是最有用的标准。

1．简洁、真实

尽量简单明了。使用短句和以小段落方式写作，能让你的销售信函看起来流畅、简单，不耽搁客户时间。不能夸大其词，千万确保真实性。

2．抓住客户注意力

你必须在开始的15秒钟内，就抓住阅读者的注意力。一旦做到这点，信函即使长一点，也会被读完。

(1)标题很重要。

信函的标题要能让人产生好奇感，并把这些字加粗加黑，吸引客户的眼球。如果标题不能让人完全明白文中的主旨，你可以接着对标题作出简短的、精彩的解释，吸引客户继续往下读。

(2)让客户感兴趣。

客户只会注意自己感兴趣的东西，你需要站在客户的角度，写出客户想知道的，对客户有吸引力的内容。

你的客户最关心的是他的需求和愿望得到满足。强调能带给客户的利益是个很好的选择，只有让客户看到购买你的商品或见到你的利益所在、价值所在，他们才会给你机会。如果你只是强调你的业务，你销售的产品，你将失去机会。

有时，客户的需求表现为一种潜在的精神追求，他们更希望从购买中得到物质或精神上的满足。因此，如果你善于在信函里为他们勾画一幅美好的人生画面。那么你得到订单的几率就会大大提高。

(3)语言生动。

现在的社会越来越浮躁，人们很难静下心来看东西，你只有用生动的语言不断吊客户的胃口，才能让他们坚持看下去。

“X先生，这封信的目的并不是想要卖给您什么东西，而是让您了解为什么许多客户会购买我们的产品，以及这些产品能够为您带来的利益和好处……”

(4)格式有个性。

格式要突出重点，有特色，重要部分可以用手写体。你可以不断向客户提问：什么样的商品或服务适合您?让客户不断回答他们的需求，会让他们感到处于主动的位置，受尊重，感觉你是在帮助他们。

3．提出你的要求

明确告诉客户你想让他们做什么，督促他们立刻行动。时间越长，你得到回应的可能性就越小。如果你希望他们与你联系，那么在你的信中要提醒他们，并且提供你的电话号码。

如果你还处在劝说阶段，就要提供一个具体的时限。如果你只剩几个有效名额，要确实声明数量有限。这会促使客户立即行动。

例1：恰当的销售信函^[3]

　新车降价2000元一一仅在一周内有效

尊敬的王丽女士：

您上周光顾本公司的时候，我们对您看中的那款汽车提供了最优惠的价格。但当时您并没有下决心购买。也许再给您2000元的折扣会有助于您的购车决策。您也可以选择
其他牌子或型号，我们均给予您这种特殊优惠。但是一定要快———本优惠政策有效期为一周。

我们希望很快可以再次见到您(我们每天营业到晚8点，无[[休息日]])，但是如果一周内您无法光顾，请告诉我们，我们可以研究是否能够延长优惠期限。

此致

张大林

　总经理助理

另：信封内还附有一本包含所有富康系列的产品宣传册，以及相应的汽车贷款组合方案。

上海爱人汽车销售公司，上海市滨江路20号(300041)，电话60328268

分析：这封信是典型的销售信件：

尽管它很可能参考了标准信件梢式，但是它加入了个人化的内容。

标题显著地标出优惠措施，这样收信人就有可能读下去而不是被随手扔掉。

它提供了折扣——事实上王丽女士完全有可能轻松地侃价减下这2000元，但是在信中提出来，就使其有特殊意味。

优惠的时间限制可能会激发比较快的购买行动。

附上小册子可以满足其购买新车的梦想，方便的汽车贷款组合方案能让她觉得容易负担。

通过邀请地光顾，就可以说已经成功了—半。

信的落款是总经理助理，会使读析觉得白己很受重视。

例2：^[4]

在进行市场推广时，理财顾问小杨发现，自己与客户进行前期的沟通和交流都很顺利，一般都是在临近促成时，有的客户会出现诸如要多家比较一下或推托手里没钱等问题。

面对这种情况，小杨一般都会致以一封亲笔信，晓之以理、动之以情，进而创造再次拜访和促成的机会。如果你是小杨，你该如何就客户“多家比较一下”的想法写一封销售信函呢?

王先生：

您好!上次与您一叙，深感您知识渊博，对理财知识了解深刻，真希望有机会再向您请教。

今天提笔给您写信，主要从三个方面和您聊聊理财方面的一些重要内容：

首先，选择好的理财产品很重要……

其次，选择好的公司也很重要。一家信誉好的公司不但有全方位的人性化服务，而且……因此，王先生，选择一家像我们这样知名的理财公司一定能让您免去后顾之忧
(请看我们公司的详情介绍，附后)。

最后，选择好的理财顾问更重要。我相信凭借过硬的业务素质和丰富的工作经验，能够根据您的实际情况，为您设计一个优越的理财方案，使您的财富迅速、稳步地增加。

王先生，见信后祈望一会，愿得晤谈为荣。三日之内若无音讯。次日我将登贵府拜访，恳请详示。

为您热忱服务的我：xx谨上

2006年5月18日