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菠菜法则

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1.什么是菠菜法则?

菠菜法则其实是我们中国人的习惯叫法,取材于日本企业管理中最为普通的法则,菠菜法则主要体现在六个字上,那就是"报告","联络","商量",实际上就是这六个字构成了菠菜法则,这是最基本的内容。

由于报告、联络和商量的日语第一个发音与菠菜的日语发音完全相同,所以,我们中国人把它戏称为“菠菜”法则。它的正式名称叫做日本企业管理基本法则

  • 報告ほうこく

  • 連絡れんらく

  • 商量そうだん

日文菠菜的读音:ほうれんそう。

菠菜法则是日本企业管理中最为普通的法则,但无论是生产型的企业还是非生产型的企业,员工从进公司的第一天开始到离开公司,都会听到上司或社长嘴里常说的这句话。而且,在日本企业里,只要哪个下级挨批、挨骂,一定会听到:“混蛋!谁叫你不报告?你跟他联络了吗?你找他商量了吗?”

可见,报告、联络和商量在日本企业中何等重要。

单从构成“菠菜”法则的三个词汇来看,它不仅不是日本企业的专利,就是在我们的日常生活中,也是每天都能接触到,并在进行着的基本内容。而且,这6个字,谁都明白,谁都能做。但是,要持之以恒地做下去,并确实做得合符规范,它就像军人从参军第一天就开始学习“立正、稍息”这两个动作一样,不仅极难,而且还会有意想不到的好处。

2.菠菜法则的两个表格

表1:报告联络相谈表

菠菜法则

表2:紧急联络表

菠菜法则

表一反映的是一天的正常工作内容,在每天下班之前几分钟内填写完毕,放在课长的"来件"文件筐里,这样就可以放心地回家了.第二天上班后的半个小时以内,这张表会回到自己桌上的"来件"文件筐里,里面有课长的指示,然后就按课长的指示去做,如果课长没有什么事,就会课长栏里写上"OK",自己就会按照预定的工作内容去做,这张表就由自己保存下来.

表二反映是处理紧急事件,课长下班了,自己把这个带着红字的表格填好后,放入公司最显眼的一个紧急联络筐里,然后自己就可以下班了,第二天上班时,课长会拿着紧急联络表去向上司反映,其实用紧急联络表的形式处理紧急事务,避免了遗忘,紧急联络表一旦进了筐,各部门的主管都可以看,与自己有关的,会尽快做好处理的准备.

3.菠菜法则的好处

备忘

简单写一下,放起来。不会因为口头说了,过后又忘记了。俗话说,好记性不如烂笔头。日理万机的国家总理之所以每天都能处理那么多的大事,除去总理本人的过人之处和良好的工作习惯之外,围绕在总理身边庞大的办事机构,随时都在为总理记住应该记住的事,随时都在为总理安排工作的优先顺序。作为企业员工,甚至我们这些普通人,经常会后悔什么、什么事。并不是因为那件事不会做,或不能做,而是那件事忘了做。

自我总结

过上十天、半个月或一个月,将积存下来的报告联络商量表整理一次,立即明白自己在公司里干了什么,对自己的工作予以肯定。在做月报或年终工作总结时,用不着挖空心思去追忆过去干了什么,只要把积淀下来的表中内容稍加整理就行了。这些在当时记录下来的功劳或苦处,真实性很强,但因为时间长了,上司或社长已经忘了。自己把它写出来,可以帮助上司对自己做出公正评价。特别在有关自己加薪或升迁等问题上,如果除去人为的干扰,往往因为一个充分的理由就可以战胜劲敌,得到自己想要得到的东西。

明确责任,回避矛盾

自己的份内工作,自己发现的问题,做到了何种程度,一目了然。既没有推卸责任,又表明了自己的态度。特别是紧急联络表,自己公司不付款对方不发货,是一件非常头痛的事,如果直接跑去找社长,就会给社长难堪。万一碰上社长正好情绪不佳,你跑去向他要钱,轻则没有下文,重则还没等你说完,就会遭到社长一顿臭骂。你犯得上自找不快吗?这种事搞多了,自己“冤大头”不算,还会在社长那里留下一个“这小子不会办事”的印象。

将内容用紧急联络表的方式写出来,递上去,既说明自己对工作负责,同时又能避免不必要的矛盾。而且万一发生天灾或人祸,自己和科长都无法来上班时,公司的业务一点也不会受影响。

在日本,任何公司,都有这么一个不成文的共同认识:事情干好了,那是理所当然的,干不好,那是你自己的责任。

暗中督促,主动找工作做

对员工个人来说,不会闲着。既使是工作量比较少的一天,也会很充实。因为最闲的时候,你也会看一看跟本职工作有关的内容,这是因为你事先有准备,而且会受到上司的好评。

对上司来说,你用不着随时提醒和警告你的下级不要偷懒,从而避免使下级厌烦。因为报告表中必须列出工作具体内容的一二三来。要做到纸上有写的,必须是心里有想的,是需要或已经动嘴和动手的。

只要不是故意同上司顶牛的人,稍微有点自尊心的人,他一个星期都写不出自己的具体工作内容来,而看书又都是些与工作无关的,他自己就会非常难受。这时候不是“响鼓不用重锤”,而变成了员工自己对自己“捶”。特别是对那些经常在上班时间,光顾与工作毫无关系的网站的“网民”,犹如一把悬在头上的隐形利剑。

培养问题意识

表一中的“存在问题”和“处理结果”可是大有学问。长期坚持下去, 就会养成思考和发现问题的习惯。它不仅对本职工作有很大的益处,特别是对员工自己,相当于积累了一笔在任何地方、任何时候都可以使用的财富。

其实,企业的员工,特别是企业管理者,每天从事的工作,都可以归结在报告、联络和商量的范围内。只要懂得“菠菜”法则的意义,并能切实养成报告、联络和商量的好习惯,就能使很多看起来很复杂的事情简单化。军队之所以能做到“令行禁止”,除了“铁的纪律”之外,上下级之间和平级之间,经常性的报告、联络和商量,构成了相互信赖的基础。

4.法则特点

“菠菜”法则源于日本,正式名称叫做日本企业管理基本原则。在日本,企业里的任何人,无论职位尊卑无一例外都要遵守这条法则。

初初一看,构成“菠菜”法则的三点并无独特之处,都是日常工作中每天要接触并进行着的内容,甚至觉得不就是指请示汇报制度吗?但为什么它被称为基本原则?为什么在日本企业能发挥巨大的作用?

经过学习和思考,“菠菜”法则确实有值得借鉴的地方。报告,就是企业的任何成员都要将工作的进展情况及时向上司汇报,与同事分享;联络,就是将工作中遇到的困难与问题及时与上司或同事联系、通气;商量,就是将工作情况包括遇到的问题与上司和同事交换意见、商讨对策。在日本企业,只要哪个下级挨批,一定会听到:“谁叫你不报告?你跟他联络了吗?你找他商量了吗?”可见,报告、联络、商量在日本企业中的重要性。

“菠菜”法则,并不仅仅停留在理念的层面,它有很强的可操作性。它用制度、表格的形式将员工每天从事的工作都纳入其中,通过填写“报告联络相谈表”、“紧急联络表”等,对工作内容、完成状况、存在问题、处理结果、下步计划等进行落实。久而久之,养成习惯,达到计划、备忘、自我总结、明确责任、避免不必要的矛盾、督促工作、培养问题意识和责任意识等目的。

其实,“菠菜”法则的目的,通过ISO9000管理体系、目标管理等管理制度和方法也是能够实现的,集团倡导的“日事日毕、日清日高”更是与之异曲同工。但是,诚如管理大师彼得·德鲁克所言:“管理是一种实践,其本质不在于知,而在于行。”是否持之以恒,是否做得合乎规范,是否真的实行,实行的连贯性以及实行的彻底性,决定了结果的优劣。就像同样是一张ISO9000证书,各个企业的合格程度,特别是自身的获益程度是不相同的。建立适合自己的管理体系,只要切实有效地运行,合乎规范地执行,同样能加强企业管理,提升管理水平,发挥它神奇的力量。

“菠菜”法则,说白了就是个人与组织之间的协调性原则。日本人通过该法则将个人融于集体,寻求组织帮助,并以集体智慧解决困难。“菠菜”法则是日本教育思想的产物。在日本人的观念中,不否认个人出类拔萃,但更重视许多出色的个体汇集起来并迸发出强大的力量。

“菠菜”法则,贯穿其中的是沟通。良好的沟通习惯,构成了相互信赖的基础,大家心心相印,息息相通,一切以团队为重,何愁成不了一个卓越的团队?南迁的雁阵,它们以“人”字形飞行,利用集体力量减少飞行中气流造成的阻力。这就是团队的力量。一个人不可能全能或者完美,但团队的力量可以弥补个人能力的不足。

5.典型案例

下班时间——滞后思考原则:在办公室,下级随时处于待命状态;在生产现场,上司随时处于保障状态。在日本企业中,办公室工作的员工,职务越低,下班时间就越晚(见图1)。因为下级必须随时准备回答上司提出的问题,随时为上司提供所需要的材料,随时执行上司的每一个命令。

图1图2图1图2

只有当上司离开公司之后,下级才会有自己的时间,才能整理属于自己的内容。在日本,员工们都会意识到:从社长到职员,来公司的目的是为了工作,每一个下级的工作只是上司工作中的一部分,只有优先完成自己分内的工作,才能保证上司工作的完成。

大家不仅要问,难道下级就不能比上司早下班吗?不是的,下级同样可以在上司之前下班,只要你在下班前同上司打声招呼,告诉他“我有事要先走,什么资料放在什么地方,需要回答的问题可以找谁”等,就行了。不仅如此,上司在下班之前,也要同下级打招呼:“我要下班了,你们还有没有让我急着办的事?”这种每天都相互通气和相互关照的企业风气,奠定了日本企业严格管理的基础。

而生产现场下班的时间顺序与办公室下班的时间顺序恰恰相反:职务越高,下班时间就越晚(见图2)。这是因为,无论多么优秀的决策人和上司,一旦签订了契约,接下来最重要的是在交货期内生产出满足客户要求的优质产品。这些产品的真正生产者是员工。而且,无论多么优秀的员工,不仅无法独自完成某一个复杂完整的产品,还会遇到很多意想不到的问题。必须要上司大量的协作和协调来保障员工的操作。如果上司先于员工离开现场,当天的任务就有可能完不成。

举个例子:日本企业(株)要完成一个控制箱的面板装配工作(见图3)。工作单上这样写到: 工作内容:控制箱面板50个。

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工作时间:7.5个小时(上午完成,下午完成)。

完成工作者:日本太郎。

可是,由于日本太郎长期从事这道工序,在11∶30就能优质、高效地完成液晶屏装配。于是他在11∶00向上司提出,要求器材处在11∶30之前送来功能键和标签。由于太郎手头的工作不能停,只有靠他的上司同器材处联系,本应在中午太郎休息时把功能键和标签送到现场的,必须在11∶30之前送到。通过上司的协调,太郎从11∶30以后就开始装配功能键,而在下午4∶30就全部完成了50台面板的装配。像太郎这样高效的员工,他的上司不仅乐意为其提供保障,同时也是今后给太郎加薪的一个最有说服力的理由。

不用说,这是一个既普通又特殊的例子。然而就是在正常的7.5小时内完成工作的,上司不仅要听取太郎对当天工作完成情况的汇报,同时也要听取太郎在工作中遇到的问题。在太郎下班之后,上司还必须为太郎准备第二天早上的工作,要使太郎一上班就有活干。所以太郎的上司就算工作效率再高,在太郎下班之后再花上20分钟或半个小时是必需的。

因此,下班时间滞后不仅是日本企业最普通的做法,同时也反映了日本企业管理中的一个最基本法则:报告——联络——相谈(商量),简称“报联相”。由于日语中“报联相”与“菠菜”发音相同,中国人就戏称为“菠菜法则”。

也许有人会提出这样的问题:太郎有剩余的时间是因为工时计算太多,如果计算的工时本身就只有6个小时,太郎不可能有这样的剩余时间。这个提问不仅完全正确,而且引出了日本企业管理中的一个工时计算定律——“概率统计和工作引伸定律”。

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