当接获任务时，职场工作者的反应大多可分为两种。第一种，是会埋头奋斗，压在deadline上交出成品；第二种，则是做到一个阶段就向上汇报，就算遇到困难或需要支援，也会随时让主管知道状况。

乍看之下，第一种人似乎比较独立可靠，然而，真正能得到主管信赖、委以重任的，其实是第二种人！ 因为让主管随时掌握当下的进度（不管是好的还是坏的），能让他更容易下决策并做必要的及时修正。相较之下，当第一种人一味地跟主管说“没问题，我一定会在时间内完成”，主管反而容易开始担心：要是时间到了，成果不如预期怎么办？他会不会遇到困难隐而不报，因而恶化成更大的问题？

此外，“汇报”还有一个关键重点：你要在主管/客户问你之前就主动汇报，而不是等他问了之后才告知！因为，如果等到对方来问，就表示已超过他等待的极限了。

比方说，主管今天下午要上台做个简报，你早在前一天就已制作好资料，他迟迟等不到你回覆而担心了一个早上，直到中午终于忍不住问你，你这才表示已制作完成。然而，这个早上主管消耗在担忧上的心力，其实就是平白浪费的！而你在他心中也留下了“爱拖延”的坏印象。相反地，如果你在制作完资料时就实时回报，他就不需将这件事挂在心上，而可以腾出心思去做其他的事，甚至有余量针对资料做润饰修改；而你也能留下“做事迅速利落、有效率”的好印象。

因此，如果你不喜欢被催促、被追进度，或不想让人有“做事拖延”的误会，请务必在工作进行到一个段落时向上汇报，让主管能随时掌握状况。这么做不仅能显示你的专业，也让他人更信任你。

然而，如果只做到“向上回报”而忽略了“平行沟通”﹐有时会发生这样的情况：明明已经完成自己份内的工作，主管也了解且批准了，却在会议上被同个team的同事质疑“因为不知道你XX事情完成了没，因此我们也无法继续开展进度！”

遇到这种情形，不仅造成了工作效率延宕，更容易挑起同事之间的纷争，对团队士气与效能有害而无益。

而诸如此类“信息不同步”的问题是很容易解决的，你可以善用e-mail的CC（抄送）功能，如此团队成员就能实时掌握彼此的工作状况，就算有人出差休假而未实时参与，也能往前翻阅纪录而跟上进度。特别要提醒的是，即便团队平日习惯使用实时通讯软件（如微信）为沟通平台，针对重要的报告或工作进度，还是建议使用e-mail。一来实时通讯聊天室的记录有保存期限；二来e-mail还是带有一种更正式沉稳的感受，也有助于让你的形象更专业可靠。

你也许会担心，要是一天到晚敲主管的门或传e-mail给客户，会不会被人觉得很烦？

其实，只要你的报告简洁有重点，大多人不但不会反感，反而会感激你的细腻专业。要让报告短而有力，只需涵盖以下3个项目：

1. 预定完成进度

2. 目前完成进度

3. 需要支援的地方

并且，可用“列点”法来陈述更一目了然，建议一个项目不要超过3点，方便迅速阅读。这样的简洁回报只要持续做，就算当下并未收到回应（因为主管大多都很忙），但却能日积月累出细心负责、值得信赖的好印象。

最后要鼓励你，这些沟通技巧其实不只能用在职场上，让主管/客户对你安心放心；更能运用在人际关系上，特别是和家人与亲密伴侣的沟通中！只要用对方法，不仅免除许多损耗心力的来往过程，也有助于直接达到高质量的沟通效果，让事情更顺利、感情更亲密。祝福各位朋友将它落实在每一天的工作与生活中，善用高质量沟通，让所有你重视的人，都对你安心、放心、更交心！

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