最后期限这种事，从来没让我省心过。不管我留多长时间去完成任务，我依旧常常在截止日期到来前手忙脚乱。

我知道全世界和我一样的拖延症患者们多了去了。但最近，我在拿自己做实验，让自己在更短的时间内完成等量的工作。为了让自己效率更高（少些拖延），我有意识地把工作截点提前。本来要一个小时的电话现在缩短为三十分钟，过去要花三天的写作任务现在必须在两天半内完成。我在日历中设置了提醒，告诉自己是时候去做下一项任务了。

便利贴永远也不嫌多（图片来源：iStock）

对于大多数员工来说，将最后期限提前以应对重复性任务，是提高效率的良方，克雷格·史密斯（Craig Smith）说道。史密斯是费城网络优化公司Trinity Insight组织的创始人。去年，他给自己的十七人雇员团队做了个实验，将原定项目期限缩短了一个星期。实验结果显示，他这批长期雇员少了这一个星期并无大碍。“所做的工作越熟悉，就越能成功挑战极限。”他说道。

但是我发现，如果涉及到的工作只是在过程上重复（例如访谈、调研、写作、编辑和发言），但在内容上全新（每次都做一个新的主题），那就不那么容易了。在某些情况下，只要把期限定得紧一点，我就能迫于最后期限的压力提高效率。但更多的情况下，这样做只会让我错失这些时间节点。例如，我规定自己要在三十分钟内完成电话采访，可碰上了个健谈的采访对象，就很难在第三十一分钟挂掉电话。然后，我就觉得自己失败了，但其实这项任务（不可避免地）需要更长的时间来完成。

“伪截止日期”这个概念由来已久。早在六十年前，帕金森定律中就提出过，“只要还有时间，工作就会不断扩展，直到用完所有的时间”。相反地，“如果时间紧，任务会在这仅有的时间内完成”也同样成立。理论上，这意味着我们所有人都有能力在每日每夜的一大堆截止日期中生存下来。但现实情况我们也都看过了，通常都不那么乐观。

重要的不是时限，而是设定时限的方式

有可能，重要的不是最后期限本身，而是我们如何设定时限——让自己不至于把工作拖到最后时刻而手忙脚乱。设定更短的时限是一门艺术，并不像我之前想的那么简单。

人为地缩短时限有着许多好处，美国北卡罗来纳大学教堂山分校Kenan-Flagler商学院副教授布兰得利·施塔茨在与我的一次对话中说道。我给自己设定了二十五分钟来完成这次对话（比我以前要短五分钟）。

“给自己更紧的时限会迫使我们把事情完成，我们会把事情精简，把没问题的地方略过。”研究认知和效率行为科学的施塔茨说道。当然，设定更紧的时限会让员工们（包括我）更守纪律更懂得自控。“我们很有可能低估了我们能从中获得的好处。”他补充道。

然而，长远来看，在日程中排满较短的时限会造成效率低下，因为这样的时间表下，我们就没有所谓“放松”时间——给我们用来浪费的时间，它可以帮助我们想出创新的点子和解决方案，施塔茨解释道。

“没有放松时间，我们就可能缺乏创造力和创新，”他说，“有可能我们[因为快速工作]丢弃的东西对提高效率或提出解决方案很重要。”

折衷之道

找到平衡点是关键，美国奥斯丁媒体策略师及《阻碍即通途：将考验变为胜利的永恒艺术》一书作者赖安·霍利迪(Ryan Holiday)说道。霍利迪负责一家创意机构日常运营的同时，还要兼顾写作，取得两者之间的平衡。他的整张日程表被一个个紧张的时间截点分割开来，但每块里面的时间比较灵活，这块时间用来做这一类的事情，而不是精确到这三十分钟做这件事，后面又排了四十五分钟做别的事。

在家远程办公的时候，霍利迪把上午的时间用来做长期性的工作，包括写作与头脑风暴，这些事情没有严格的时间限制。吃过午饭以后，他把精力着重分配到时限较短的事情上，比如打电话、开会、留出三十分钟时间专门用来回邮件等。在早上做最重要的事，让他可以从容应对那些时限短但是更容易的任务。

“[只设定]短期目标很容易耽搁掉你的时间，”霍利迪说道，“你会精疲力尽。”

不过，对于那些长期项目而言，设定最后期限很重要。尤其是那些创意性的任务，如果不加时限，很容易让人觉得没完没了。霍利迪说道：“如果时限短，你就不会被那无限的可能性所淹没。”任务的时限紧会给人一种成就感。（我可以作证，把任务从我的每日清单上删掉时就有这种感觉）。最重要的一点，是别让自己只能围着最后期限团团转。在缩短时限之前要先了解每项任务一般要花多长时间（可以参考Rescuetime.com或the Toggl app等在线工具）。我们大多数人都只是在重复相似的任务，所以我们知道每项任务大概需要多久，这能帮助我们定下更精确的时限，或把那些太长的时限缩短。

施塔茨建议我以较短的时限先初步完成任务（比如写一个故事初稿），后面进行故事回顾和分析的时候就不要把时间定得太死。在科技领域，拿程序员举个例子。程序员可以用较短的时间初步写一轮代码，然后再以较为宽松的时间进行编辑和优化，他这样说道。

当然，是否要将最后期限提前这个问题本身已经很棘手了。如果你知道自己的预期结果是什么，那你设定更短的时限就会有代价。施塔茨说：“有些人需要知道自己努力达成的目标是什么”，然后才能对花费的时间有一个掌控。