“虽然过去的10年中，电子邮件被广泛使用，但它的重要性，还需要更多的时间来认识”   --《科技日报》

上面这段话来自Email的创造者Ray Tomlinson。

我非常赞同他这句话，就像手机一样，最初的功能无非就是“移动+电话”而已，但是经过不断创新之后，现在已经是“短信+多媒体+游戏+APP+阅读”这样的强大组合，其功能也由纯粹的电话联络，扩展为娱乐休闲的工具。

这是人类非常可怕的能力，我们应该为此感恩一切，所以人常说“后生可畏”也是同样的道理。

我们回到邮件上来，我敢打赌Ray Tomlinson当时一定想象不到现在居然有人每天要收到100+的邮件。

在这样的情况下，邮件的定义和用法都有必要重新考虑。所以我决定写《用GTD方法管理邮件》系列文章

这篇文章包括两个部分，1、现在，什么是电子邮件，2、谁需要用GTD方法管理邮件？我们开始吧：

现在，什么是电子邮件？

没有人想要“电子邮件”，就像没有人想要“电”本身，我们要的是“电”所能做的事情，可是那些每天收到100+邮件的人，每天疲于应付的竟然是处理电子邮件，而不是付诸行动。

当然，这也是有原因的：因为大脑喜欢做简单的事情并且喜欢偷懒，处理电子邮件总比付诸行动简单一些吧？所以让自己忙于处理电子邮件也就可以理解了。

如果电子邮件不是邮箱，而是行动清单呢？

如果电子邮件不仅仅是用来阅读、回复、转发、归档呢？

电子邮件仅仅是信箱吗？或许以前是，但如果你不能妥善处理每天100+的邮件，它就是垃圾箱了--看着就让人头疼。

如果你没有用合适的方法处理电子邮件，那他就不能对你的行动产生任何帮助。

现在处理电子邮件大多有这几种状态：

• 5+/天：认真阅读每一封邮件，即使它是某个网站的通知信，阅读完收件箱，还要点开垃圾箱看看，万一有被错杀的邮件呢？
• 20+/天：挨个阅读每封邮件，从标题判断邮件的类型，对垃圾邮件非常反感，几乎所有来自朋友或同事的邮件都能立即回复
• 50+/天：必须要有带推送功能的智能手机，利用碎片时间才能处理完每天的邮件，会为每个项目设置不同的标签颜色，知道哪些邮件需要优先处理，不过收件箱总是处理不完，甚至到了需要翻页的地步
• 100+/天：收件箱已经成为压力的来源，每天纠结于处理邮件还是不处理邮件的纠结中，希望找到一种管理邮件的方法
• 500+/天：很遗憾，我还没有碰到过这样的牛人

这个系列的文章希望对每天处理50-100封邮件的人有所帮助，目标是1、每天清空收件箱。2、掌控邮件而不是想法

谁需要用GTD方法管理邮件？

我认为是“邮件狂人”，邮件狂人是被邮件搞到抓狂的人。

通常他们都是：

• 每天收到50-100封邮件
• 基本使用邮件作为团队沟通、协作工具
• 行动和项目大多从邮件中孵化

我一个朋友刚刚进入外企工作的时候，有一点非常不习惯：即使是相隔2米远，同事也要发email沟通事情~

后来发现其实邮件本身蛮好的：

• 非即时性：这是对对方时间的尊重
• 方便归档：整个沟通过程有据可查，比空口白牙好多了。
• 便于整理：通过过滤器、标签、全文搜索，可以让项目管理井井有条

但管理不好就成了灾难。

结语：

我觉得很多生活中频繁使用的工具都没有完全将他们“个性化”，所以没有发挥出他们的最强威力，比如手机、衣柜、笔记本、汽车后备厢、水杯，等等~

每一个工具的背后都是一个小系统的形成~想到这一点，觉得很兴奋，生活还真是“越磨砺、越光芒”呢~~

下一篇文章开始具体的谈一谈“如何清空收件箱”，大家可以通过我的微博和大家分享自己管理邮件的经验，我们结伙攻顶！

整个系列文章我也做成了互动式的电子书，可以在ipad上阅读，具体请点击这里。

上面写到了：

• 现在，什么是电子邮件
• 谁需要用GTD方法管理邮件

我们这一篇来聊聊如何“改造邮箱”，一共分为三步：

• 整合邮箱
• 设置标签和过滤器
• 使用快捷键提高效率

这些步骤都很简单，一起来试试吧~

整合邮箱

把邮件都转发到一个邮箱进行处理，这样你的收件箱才称之为“值得信赖的收件箱”

如何用指定的邮箱地址发送邮件？

别怕，在你发送邮件的时候会有一个“send as”功能，不过可惜的是并不是所有的客户端都支持这个功能。

这样既可以隔离邮箱，又可以统一处理邮件，我认为是值得一试的（这里有一些相关资料）。

具体请看视频（优酷）：

http://v.youku.com/v_show/id_XNDQyNDU2MjUy.html

设置标签和过滤器

建议设置的标签：

1. 行动：可以立即执行的行动
2. 电话：存放需要打电话解决的事情
3. 等待：已经委托出去，需要等待、跟进的行动
4. 某日：暂时无法采取行动的事情
5. 参考：需要归档的文件、表格等资料
6. 外出：存放需要外出办理的事情