随着大众传播技术的飞速发展,当前人们对信息时效性的需求有增无减,信息传播与接收的速度越来越快,对企业来说,由此产生的利润和效益会越来越高。所以,及时更新内部信息,保证管理时效不失为管理者有效的管理方法之一。

由于犯下某种罪行,有三个人要被关进监狱三年,他们分别是美国人、法国人和犹太人。监狱长答应他们三个人每人可以提出一个要求,他会尽量满足他们。美国人爱抽雪茄,就许愿要了三箱雪茄;法国人热衷于追逐爱人,他想要一个美丽的女子相伴;而犹太人要的是一部能与外界沟通的电话。

三年过后,三人刑满释放。第一个冲出来的是美国人,他的嘴里鼻孔里塞满了雪茄,大喊道:“给我火!"原来他只记得要雪茄而忘了要火了。接着出来的是法国人,只见他手里抱着一个小孩子,三年前他许愿得到的美丽女子挺着大肚子,手里还牵着一个孩子。最后出来的是犹太人,他紧緊握住监狱长的手说:“谢谢你的帮助。因为有那部电话,这三年来我每天都能与外界联系,我的生意不但没有停顿,反而成倍增长,为了表示对你的感谢,我决定送你一辆名车。"

什么样的选择决定将来你能拥有什么样的生活。不能沟通和交流,不能掌握资讯和最新信息就意味着与时代脱节,我们要接触最新的信息,了解最新的趋势,从而更好地创造个人和团队乃至组织的将来。

德鲁克说:“在人类众多的活动中,唯一一条永恒的规律就是变化。因此,只满足于今天的企业,在变幻不定的明天就会感到难以生存下去。"能够把握变化,顺应变化甚至引导变化的领导者,才是成功的领袖。

及时地沟通,得来的信息才有效用

德鲁克把沟通看作建立人与人之间关系的桥梁。

一个业余时间替人割草赚取零用钱的男孩隔几天就会请他的朋友帮他打电话给一位老妇人,电话拨通后,男孩的朋友按照事先商量好的台词问遒:“您家里的草坪需不需要割草?"

老太太回答说:“不需要,我已经有了割草工。"

男孩的朋友保证道:“我会帮您拔掉花丛中的杂草,让您的植物健康成长。"

老太太回答说:“不需要,因为我的割草工已经做了这些。" 男孩的朋友再次强调:“我会帮您把草与走道的四周割齐。"

老太太笑着回答:“这一点我请的那个割草工也已经做了,他做得很好。谢谢你,孩子,我不需要新的割草工。”

男孩的朋友挂了电话,不解地问替人割草的男孩:“我不明白,你就在老太太那儿割草,为什么还要我帮你打这个电话?"

割草的男孩笑着说:“我只是想知道她对我近期的工作有什么评价。"

只有加强与上司的沟通,你才有可能知道自己的长处与短处,才知道欠缺了什么令你的工作变得很疲惫,这样才能够了解自己的处境是什么样的。德鲁克认为这是作为一个员工或者管理者的必修课。而这种沟通不是一朝一夕就能完成的,你在进步,企业在发展,如果没有及时的沟通,内部消息不能有效传播,管理工作也就变得落后。我们知道,即使是十分真实的、很有价值的信息,一旦失去了时效,也会变成无人问津的东西。

在管理活动中,信息的搜索、加工和传递一定要快,只有这样,才能使管理者不失时机地做出反应和决策。如果信息不能及时地提供给各级管理人员及相关工作人员,就会失去“信息支持决策"的意义,甚至有可能给组织带来巨大损失。

不同信息种类有不同传递方法

通常一个企业相关的信息包括内部信息和外部信息。相对于企业外部信息而言,企业内部信息似乎更容易及时、规范、准确地收集和反映问题,于是越来越多的管理者对企业内部的信息质量要求就比外部信息的质量要求严格得多。

这一点可以通过企业网络化来达成,使得企业内部信息能及时、准确地传递与反映,同时使信息能够符合相互印证、相互监控的要求,提高了信息的相关性,成为有效信息,进而全面提高企业内部信息的质量,满足管理者与员工对内部信息的要求。另外,企业在建立并完善内部信息网络、致力于提高信息质量的同时,不能忽视企业必须接受外部信息这一重要现实。这样就要求企业内部网络必须具备能够直接连通企业外部网络的功能,为实现企业电子商务、供应链管理、客户管理等对外的网络运作做好准备。客户希望得知的程序甚至可以在网络上完整模拟,使相关的内部程序不会因为数据处理模式的更改而产生变化。

信息质量影响工作效率

在今天我们看到网络的优势在于信息的传播速度快、数据处理便捷、工作的效率高,所以才能够在极短的时间内被迅速普及。而作为一个企业,建立外部网络和内部网络的目的,就是要提高信息传播的速度,依靠计算机来便捷地处理繁杂的办公事务,为客户提供方便快捷的服务,帮助管理者做出决策,为员工及时提供咨询。

高质量的信息应当具有及时、准确、相关性高的特点

要将网络技术融人企业实际的运营当中,前提条件就是要建立起应用于企业内部的实用性较高的信息平台,以数据服务器为核心,搭建企业的内部网。与此同时,企业应以各个部门中每个员工的计算机或相关的电子工具为数据的终端,形成各部门员工之间的点对点互联,为数据的快速传递和发布提供良好的前提条件和基础。

随着操作熟练程度的增强,数据质量也会不断提高,企业决策者因此所做出的评价、判断和决策的准确性自然提高,因此而产生的计划更加科学合理所以,当企业各部门的资料都能及时准确地汇总时,经过适时、实时加工的数据和实际情况之间就具有了较高的相关性,企业的决策者就可以从阅读繁琐复杂的资料中,抽出更多时间来研究更加直观易读的数据,实现快速有效决策的目的。

为了提高数据的质量,将咨询和信息从“马后炮"向“与时俱进"改进,企业应采取的办法是及时建立内部的沟通网络,实现数据的快速传递和内部基本数据的共享,最终全面提高企业内部信息数据的质量。因此,通过企业内部的网络系统,企业的员工与员工之间、员工与管理者、管理者与管理者之间的沟通不是采用过去书面汇报、会议、电话等繁琐且耗时的低效方式进行,而是采用电子邮件、电子公告和网上讨论组等更加高效的方式进行。使企业管理者能及时了解员工的思想动态,也使员工能更加容易地向领导发表自己的意见和建议,极大地增强企业的活力及凝聚力。

总之,身为管理者,只有及时更新内部信息,才能保证管理时效及企业的长远发展。

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