文/熊猫侠

在职场中,你是否经常遇到这些情况:

1.公司仿佛有开不完的会。

2.自己仿佛有加不完的班。

3.许多工作完成之后,又来来回回的改。

如果有,说明你和作者曾经遇到的问题一样,是时候提升一下自己的工作效率了。

《零秒工作》是一本讲述如何提高工作效率的书,尤其适合上班族阅读。掌握了快速工作的方法,职场发展也可以少走很多弯路。

本书的作者赤羽雄二,日本人,毕业于东京大学工学专业,攻读了斯坦福大学硕士学位,毕业后在全球最著名的管理咨询公司麦肯锡工作了14年,并且从零创办了麦肯锡韩国分公司。最忙碌的时候,他同时负责10余个项目。大量实际经验和咨询案例,让他能够直面职场中遇到的一些问题,进行换位思考,并给出自己的解决办法。

接下来,我将从三个方面为大家解读这本书的精华。

第一个方面,是什么导致了我们工作效率的低下?

先不要忙着认为自己能力不行,其实,有时候,让我们工作效率低下的原因与我们自身无关。

首先有公司层面的原因。比如有的公司喜欢开会,会议又多又长,开会废话连篇,事情议而不决……当每天的开会都占去了许多的工作时间,你要想完成工作,就只能加班加点了。

还比如有的公司,特别是大公司,流程复杂,层级不够扁平化,想推进一件事情,需要多位领导签字。领导们又不天天都在办公室,有的出差,有的休假的,一个申请等最后一个领导签完,经常一个月都过去了,这就没法谈效率了。这是典型的大企业病。企业有病,不能让员工吃药,所以,这个原因导致的工作效率低下跟你无关,并且基本上没法改变。

其次,是直属上司的原因。不是每个领导的能力都很强,脑子不清楚的领导也不少,尤其是直属领导。几乎每个人在职场生涯中都能遇到过脑子不清楚的领导,他交代你做一件事,他自己也不知道该怎么做,所以给你的指示很模糊,当你完成之后,他说不行,要改。你按照他的要求改完之后,他说不行,要改。你又按照他的要求改完之后,他还说不行,要改。改到最后发现又回到了你第一次完成时的样子,可时间可被延误了好多天。这就是领导不知道想要什么,让员工反复试。在公司里面,这种领导并不是少数。

如果上述两种情况不存在,那么导致工作效率低下的原因才是我们自身。

比方我们有拖延症,导致工作总不能按时完成。

比方我们工作的时候不够专注,分不清轻重缓急,经常被一些新插进来的既不重要又不紧急的工作打乱节奏。

比方工作缺乏计划性,缺乏时间管理的意识。

比方做事犹犹豫豫,不善于决断。

比方工作节奏本身就很慢,别人半天能干完的活,你一天才能干完。

比方工作完成度不好,做完的文件不断地被领导退回修改。

上面的六种情况,就是由于我们自身的原因导致工作效率低的情况。

对于由于我们自身的原因导致的工作效率低下,我们应该如何改善呢?

作者赤羽雄二说,提升工作效率有两大核心要点,一个是快,相当于英文单词中的fast;一个是早,相当于英文单词中的early。一项工作能把握这两点,效率总是差不了。

这两个词总结的很好,但是实操性不太好。如果只知道这两个字,并不能解决问题。所以,细致的作者列出了提高工作效率的八个原则。

原则1 形成整体印象

要想提高工作速度,首先对于该项工作必须有整体印象。所谓整体印象就是能感知到最终的结果。也就是我们常说的以终为始,知道结果大概是什么。

当你知道工作结果是什么,你就知道完成这项工作大概的流程和步骤,知道流程的轻重缓急,从而提前做好工作计划。

原则2 工作不要过于细致

不要过于细致,并不是指不细致,而是指不要过于细致。先完成,再完美,是比较科学的工作方法。

在作者看来,完成一项工作,基本上是一个PDCA 的闭环。所谓PDCA,是一种循环管理工具,P是指 Plan(计划)、D是指Do(执行)、C是指Check(检查)、A是指Act(改进)。

计划——执行——检查——改进,这是一个工作的闭环。如果你能提前完成工作,就可以检查一下自己工作的闭环,发现缺点进行修补,发现方向性错误还能推倒重来。如果你到截至日期才完成工作,提交给领导后,发现问题多多,再返工修改,当然效率上就差了一大截。

原则3 掌握工作的要领

工作要领就是工作要点,掌握工作要领就是知道完成一项工作需要几步,每一步的要点是什么,应该在什么时间完成。掌握要点,就可以有的放矢,把精力主要放在重要的步骤上。

原则4 形成良性循环

所谓良性循环,就是指在推进工作的时候,确保每一个环节都是朝着积极良好的方向前进。

要想走上“良性循环”,最重要的是良好沟通,推进你的工作,涉及到哪些人,涉及到哪些部门,你就要与你工作链条上的这些人建立良好的沟通。事情都是人做的,建立了良好的沟通,才能更快地推进工作。

但是,也没有必要刻意地为了良性循环而良性循环。大家都很忙,有时候你想进行良好沟通,对方没时间跟你进行良好沟通。这个时候,为了推进工作,除了提前计划、积极沟通之外,可以采取一切可以采取措施推进工作,比方利用领导施压的方式进行推进。

原则5 对改善方法本身做改善

入职一家公司,干上一段时间,不自觉地就能总结出一些改善工作效率的方法。因为一段时间之后,你对工作流程更熟悉了,对推进工作流程遇到的一些阻碍知道的更多了,对于公司的人有了更深的认识,你自然而然地就能总结出一些策略和方法出来。

作者想告诉你的是,不要停,这种改善方法的总结不要停。改善是没有止境的,即使已经总结出来的改善工作的方法,也是可以不断优化的。

原则6 凡事提前完成

这里的“凡事提前”,是指工作尽量提前一些时间完些完成。不要卡着截止时间完成。如果每次都是“卡着截止日期”完成工作,一旦需要返工,必然需要加班加点,身心俱疲。

假如你是一名公众号小编,每天晚上6点发公众号文章。你不应该下午五点半才把文章交给领导审查。万一领导当时正在开会,来不及看你的文章,或者领导认为这篇文章写的不行,需要重写,这个加班就是不可避免地了。

凡事提前的公众号小编,都是提前一周准备好下周的公众号文章,每天该发什么,都有规划;遇到热点事件,再临时写文章追一下热点。这样,整个工作做起来就比较轻松愉快。

原则7 凡事先行一步

凡事先行一步,是指比别人稍微早一些采取行动。都说笨鸟先飞,很多时候,越是聪明的鸟才越容易先飞。他们知道先行一步的好处,总是在第一时间启动工作,第一时间完成工作,这也能让领导看到他的能力,就更容易获得升职加薪。你如果工作速度慢,不妨开始早一点。如果你工作速度快,开始早一点优势更大。

原则8 尽量避免返工

在工作中,返工的情形也是时有发生的。花费了不少时间,工作有了较大进展的时候,突然意识到方向是错误的,这样的事情很常见。虽然这些情况是无法完全避免的,但我们仍然希望能够尽量避免发生。

返工不仅会花费多余的时间,还会导致团队的士气大幅下降,让工作重新回到正轨也并不容易。一旦发生了返工的情形,有时候不但拖慢了进度,甚至到最后也无法挽回已经产生的损失。

那么该怎么做才能避免这样的返工呢?

如果是初次接手某项工作,可以先向周围有经验的同事请教,理解工作的整体流程,确认好哪个部分会容易出现遗漏。前辈员工对于大部分工作都有顺利完成或者失败的经验,要向他们学习。

到这里,提高工作效率的八个原则就讲完了。但是,对一些人来说,即使知道这八项原则,也没有用。因为工作效率低,有的是方法问题,有的是思维问题,脑子反应速度慢,别人瞬间能get到的点,你半天不理解,工作效率自然不高。

所以,提高工作效率,治本之策是提高思维能力。一向细致的日本人,当然不会忘记这个问题,作者给出了提高思维能力的三个训练方案。

一是A4纸思考法

A4纸思考法就是用做笔记的形式提高自己大脑的灵活性。其要点有四:

1. 一是找一张A4纸,将A4纸横着放。

2. 左上方写标题,右上方写日期。

3. 写4~6行正文,每行20~30个字,大约花一分钟时间写完。

4. 从早上起床到晚上睡觉前写10页。

人的大脑每分钟都在产生许多的念头,你把这些念头写出来,写的内容甚至可以有“领导是不是有病,让我反复改图”这种,当然前提是不让领导看见。

当然,A4纸上重点写的还应该是接下来要做什么工作,该工作的要点是什么,需要搞定哪些人,在什么时间完成,可能会遇到哪些困难,遇到困难试着如何解决。你把工作中遇到的问题和需要处理的事情写出来,你就能慢慢条理起来。

因为人对于自己亲手写下来的东西会印象深刻,这样可以避免自己在同一个念头上反复钻牛角尖,明明效率很低却还有着『我在思考』的幻觉。

只要坚持写笔记,你的大脑可以被写作训练得条理起来。按照作者的说法,坚持三周左右,就能明显见到效果。

二是“假设性思考”

假设性思考,是指面对问题时,先做一个假设和预判,然后在解决问题的过程中不断验证自己的想法。假设性思考一点都不复杂,比方你出门的时候,感觉天气比较阴,可能会下雨,就带了一把雨伞,这就是假设性思考。因为你出门的时候还没有下雨,你基于阴天的情况,假设了未来的12个小时可能会下雨的结果,就带了伞,从而避免了下雨的时会被淋成落汤鸡的可能性。

启动任何一项工作,你都可以进行假设性思考,然后基于假设性思考,提前做一些准备,然后在解决问题的过程中不断的修正你的假设,最终得出结论。

三是“零基础思考”

零基础思考是指思考问题的本质,思考这个问题本来应该如何解决。你先不要考虑你所在公司没有钱,领导顽固不化,员工能力不够这些客观限制条件,你先想假设没有任何限制的情况下,这个问题应该如何解决。

当你在没有任何限制条件下想明白了问题的本质,再把一些具体的情况考虑进去,从而寻找比较合适的办法。

A4纸思考法、假设性思考、零基础思考,都是锻炼思维方式的方法,思维方式的训练是治本的,可以从根本上帮助我们提高工作效率。

并且这三种锻炼思维的方式,都可以借助A4纸思考法,联合使用,效果更佳。

当然,我们读书,不要太机械,作者说A4纸思考法,你不一定真用A4纸,你用自己的笔记本甚至电子笔记本都可以。

到这里,这本书就讲完了,如果你还有一些问题想与我们沟通,欢迎留言评论。

作者:熊猫侠,书入法APP运营,读书达人。

版权归作者所有,任何形式转载请联系作者。

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