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人人都能是Office小能手。

文章来源:秋叶PPT(ID: PPT100)


Office 武林有很多门派,其中当属 Word、Excel、PPT 三派最强。今天就给大家传授 9 个 Word、Excel、PPT 三派鲜为人知的秘籍,助你打通任督二脉!



修改痕迹全知道



Office 武林中,最擅长文字处理的是谁?


没错,就是Word!




办公时,少侠们会经常收到别人的 Word 文件。如果你对其一阵痛改发送回去后,立马就有人问你:「你修改了哪里?」




于是你还得再跑过去告诉他,真是烦不胜烦 [○・`Д´・ ○]。


少侠,记住了:在收到别人的 Word 文件,如果要修改时别着急动手!先打开 Word 的修订功能,Word 就会记下你的修改痕迹并显示出来。





怎么打开?看图:



这下子再也不用担心别人不知道我们修改哪里。可是,别人已经修改过,没有留下修订痕迹怎么办?


老夫有一独门绝技叫:比较文档。只要放出此大招,就能自动比对新旧版本的差别,修改痕迹自然无处遁形!





开启方式,看下图顺序你就知道了~




一个按钮,Word 变 PPT


大 BOSS 经常会把一万多字的演讲稿/文案/策划书,啪嚓一下糊少侠们脸上,然后让少侠们一个小时内给他一份 PPT!


别怕,只要略微花点时间,快速把万字长文用样式划分大纲,就可以把 Word 大纲直接导入PPT,从 Word 变 PPT 只需要 1 秒!



操作就是这么简单!


❶ 打开 PPT,点击【新建幻灯片】,选择【幻灯片(从大纲)】;

❷ 选择 Word 文档,插入,搞定!




三步,PPT 立马变 Word


Word 能变 PPT,PPT 自然也能变成 Word!


学生党、开会党和培训,经常需要把课件、会议的 PPT 内容转成 Word 打印出来。操作需要频繁的复制粘贴,极度浪费时间和精力。




接下来用三步,就可以节省 N 小时复制粘贴工作,在几秒的时间内立马搞定。




❶ 按 F12键;


❷ 点击【保存类型】,选择【大纲/RTF文件】,确定;

❸ 使用 Word 打开。





文本智能调整


从Word 转 PPT 后,可能会碰到 2 个难题。


  • 文字内容字号大,超出文本框范围;

  • 一页的内容过多,怎么快速拆成两页?




其实 PPT 文本框有一个神奇的按钮,可以快速调整文本框的字号以及对文本进行分页和排版。


❶ 调整字号




❷ 文本分页


这个小按钮是文本框文本调整按钮,可以按要求调整文本的大小,分页,套用版面样式等,目前仅在 Word 转 PPT 的操作中看到此功能。欢迎有发现其他情况的少侠指出。



Excel 文本排版有妙招


Excel 擅长数据处理,但少侠们总被 BOSS 要求在 Excel 输入 N 多文字,而且不能排版,BOSS 看到糟糕的阅读效果,立马就来一波攻击。



你知道吗?先在 Word 排版文本,然后复制进 Excel,文本排版不会变化!


效果是不是很明显?!



Word 复制 Excel 数据有技巧


Excel 数据复制到 Word,常常会出现令人发指的情况:边缘竟然超出了纸张范围!



更坑爹的是,Excel 数据修改了,Word 无法同步,需要再修改一次,吐血!





其实,少侠们只要换个姿势,这个问题就解决了




❶ 【Ctrl+C】复制数据,在 Word 点击【粘贴】,【选择性粘贴】;

❷ 勾选【粘贴链接】,点击【Microsoft Excel 工作表 对象】,确定;

❸ 修改 Excel 数据,Word 自动更新。




Word 表格完美转到 Excel


三大门派的门徒总不喜欢做越界的事情,比如 Word 门徒总喜欢在 Word 里做表格。



大 Boss 让少侠们统计分析表格数据时,少侠们第一时间想到 Excel,复制粘贴数据,立马出现下面情况:





What?!整个表格都毁容了,Boss 肯定炒鱿鱼。有木有方法很好搞定?






❶ 按【F12】,点击【保存类型】,选择【网页文件】,确定;

❷ 打开 Excel,点击【文件 / 打开 / 这台电脑】,选择网页文件,确定;

❸ 搞定,保证 Word 表格完好复制到 Excel。




PPT 自由切换图表类型


刚进职场的少侠们对于什么情况需要用什么图表并不是很清楚,老板要看趋势,少侠们用了柱形图,结果自然加班改图表。


嘤嘤嘤~~伦家不想从 Excel 再插入新图表,然后复制粘贴到 PPT,还要改配色,能不能在 PPT 上直接更改图表?


能,而且可以保证配色不变化!




秒杀 1000 封邀请函


做工资条、邀请函是每一位职场少侠必备技能,如何只用 1 秒就可以搞定 1000封邀请函呢?如果你懂得 Word 和 Excel 的协作法门-邮件合并,那真的是轻轻松松就解决了。





❶ 点击【选择收件人】,【使用现有列表】;

❷ 选择目标 Excel,打开,确定;

❸ 点击【插入合并域】,选择目标字段;

❹ 使用预览效果,检查是否出错。


最后总结一下,今天一共讲了9个技巧:


❶ Word 修改时记得启用修订功能;

❷ Word 转 PPT,关键步骤是【幻灯片(从大纲)】;

❸ PPT 转 Word,关键步骤在于【大纲/RTF文件】;

❹ 在 PPT 点击文本框,可以快速调整文本;

❺ Word 排版文本可以复制到 Excel 单元格上;

❻ Word 复制 Excel 数据,关键步骤是【选择性粘贴 / 粘贴链接】;

❼ Word 表格完整保存到 Excel,不能遗漏【网页文件】;

❽ PPT 可以直接切换图表;

❾ 邮件合并可以实现工资条、邀请函等批量操作;



以上,希望能和大家每天进步一点点,Good luck~


Tips

学以致用,熟能生巧。

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作者:佚名
来源:每日一个技能get