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我相信小伙伴们都看过很多关于文件整理的文章,但是里面有没有试过用 Excel 来管理我们的文件呢?


那么今天这篇文章会告诉你数据透视表在文件管理里面能发生怎么样的效用,相信这是让你脑洞大开的一篇文章!


实际工作中,制作表格,可能会碰到各种各样的需求。有些需求,如果没有真正碰到过,根本没法想象。但是,碰到了,你就得想尽办法去解决问题。


这就是一个典型的文件管理问题。经常要管理很多档案、商务文件的小伙伴今天有福了。拉登教你批量管理文件的 3 个妙招,一并解决如下各种文件管理难题:


  • 如何为文件清单快速添加分类信息;

  • 如何快速统计不同类别的文件数量;

  • 如何批量创建带超链接的文件目录;


最后还有一个高效小工具,记得去查收~




 快速添加分类名称


下面是有一份文件清单表,需要给不同类型的文件添加分类名称:Excel / PPT / 电子书等。


动图中的操作要点:

❶ 插入标题行后打开筛选器;

❷ 按文件名筛选,输入包含的字符;

❸ 选中拟输入分类的区域;

❹ 输入分类名称;

❺ 按【Ctrl+Enter】批量填充到选中区域。


小知识 


筛选-选中-输入-【Ctrl+Enter是 Excel 中极其常用的一个组合拳。用来按条件筛选并批量修改数据。




按类别查看文件列表


在文件列表中,想查看某个类别下有哪些文件?利用筛选功能,轻轻松松实现。例如,查看所有 PPT 文件清单:


动图中的操作要点:

❶ 选中第一行,按下快捷键【Ctrl + Shift + L】,快速打开筛选器;

❷ 点击 B2 单元格【备注】的下拉菜单,选择筛选的文件备注。


小知识


筛选是 Excel 中最为常用的一个关键技术。看似简单轻巧,用法非常丰富,案例中的方法仅仅是冰山一角。




 按类别统计数量


想知道哪一类文件数量的多少?只要随随便便一拖就能统计出来:.


动图中的操作要点:

❶ 选择任意一个数据

❷ 在【插入】选项卡中,找到并点击【数据透视表】

❸ 把【备注】拖动到【行】区域,把【文件名】拖动到【值】区域


统计完成!


小知识


只要有分类名称,利用数据透视表就能实现快速分类汇总统计。无论你的数据是 1 行,还是 10000 行,都只需要 1 秒。数据透视表是 Excel 中最具杀伤力的核武器。




批量创建超链接


有超链接,点击就能直接打开相应的图片、照片、文档等文件。怎样在 Excel 表格中批量创建超链接呢?需要用到一个 HYPERLINK 函数 。


动图的案例中涉及的关键操作:

❶  在 C2 输入了如下公式:

=HYPERLINK("[C:\My Documents\Mybook.xls]")


❷ 向下填充公式,点击 C 列「链接」就能查看对应文件。HYPERLINK 函数的结构如下:



因为链接地址是根据 A 列的文件名动态计算的,所以填充公式后,会链接到对应的文件上,点击生成的链接也就能够查看对应的文件了。


是不是超酷炫的!


当然了,如果你需要在 Excel 表格中管理一些档案文档,首先得有一份文件清单啊!那这份清单从哪里来?


绝大多数人都只会想到手工一个个输入。可是,这种超低效率的动作……作为懒癌公益大使,拉登大叔怎么能忍!!!


如果你想知道我是怎么做的,下面给你一个梯子,自己爬过去吧

↓↓↓↓

相关阅读:要提取大量文件名到Excel表中,怎么最快?


小彩蛋


拉登大叔还有一副秘制的药方,从提取文件清单(包括子文件夹中的文件)到 Excel 表,到创建超链接一步到位!


在我们微信后台回复关键词:懒癌即可下载本文中的示例数据表,以及整个菜单文件。


小伙伴们,沉迷于手工重复性操作是病!得治!




延伸阅读:Excel 的制作提升

 Excel入门,你不能忽视的是格式和细节!

 实用!最值得收藏的 6 个高效率Excel技巧!



你平时如何管理文件?

有什么窍门可以和大家分享么?



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作者:佚名
来源:秋叶PPT