财税机器,来抢生意


前段时间,四大会计师事务所开发的,1个可以顶数个会计,而且可以24小时*7日的工作的财税机器人,刷屏朋友圈。尽管标题没有“震惊!…”,但是杰克还是很给面子地被震惊到了。


作为行业领先的专业服务公司,杰克认为四大会计师事务所卖的,不是“机器人”,也不是“应用程序”,而是一个业务流程与财务结合的自动化解决方案。


“说句人话吧,就是同时抢了IBM、金蝶和用友的生意。”


机器换人,兔死狗烹? 


机器人出生后,令人震惊的标题


的确,许多人担心的“许多财务人一夜之间失眠”“几十万人将愁白了头”的场景,可能出现。


原因不是因为四大会计师事务所推出了财务机器人,意味着他们即将下岗;


而是会计们从2017年起,每天都要面对的营改增+金税三期+五证合一+税收实名制认证+个人税号+国地税联合稽查+信用体系+个税改革+年报、半年报审计+汇算清缴+预算决算…


毕竟相对于几年后吃不吃得上饭的问题,最让人烦心的,还是“明天吃什么”的问题,不是么?


广阔的市场空间


不过,四大能够推出这套财务机器人,看中的就是财务自动化、流程管理这片广阔的市场空间。


换句话说,某些企业财务管理、流程管理的水平,连审计师都不能忍,都想撸起袖子自己干了。杰克在实践中,就遇到不少这样的情况。


(以下企业名字、行业均经过处理,内容仅为学习探讨之用,不代表杰克对具体某个企业的评论。如有雷同,杰克请吃饭。)


(一)颠覆形象的会计凭证


有一家美国上市公司的在华分支机构,颠覆了GAAP企业在杰克心目中的形象。


原本是非常高大上的,美国上市嘛,萨班斯法案也耳熟能详,总觉得美国上市公司不管内控还是财报,都会是非常规范的。相信绝大多数人的第一印象也是这样。但是杰克一接触到这家公司,就觉得很烧脑。


首先是会计凭证保管乱。因为财务部的分工比较细,通常每个人负责某几个科目。而这几个各自负责不同科目的会计,也会把凭证制作出来。这样分而治之的做法,虽然提升了效率,但是也导致会计凭证的保管和制作没有统一的流程。


凭证随意摆放在各位会计的桌面,远远看去,像是“占山为王”,审计师下到现场,总感觉自己是“大王派我来巡山”。一旦某个员工休假或者轮岗,那么整个凭证就会乱了套。因为下一个接手的人,并不熟悉前任的套路。


由此杰克又记起了以前在某大型运输物流集团的时候,凭证室会有一个专门的员工制作凭证。当时这位凭证专员,披着白色外套,头上戴着口罩,手上套着外科医生用的那种橡胶手套,给杰克留下了非常深刻印象。直到最近一部电影热映,才又勾起了回忆。



虽然这位凭证专员的工作,在杰克眼中是非常枯燥的,因为既要面对重复性的工作,也要忍受档案室的干燥与缺氧。


但是,重复性的工作并不可怕。所有的牛逼都是通过无数次的练习得来的。连卖油翁都说:“无他,唯手熟尔。”


但如果仅有机械性的练习,没有悟性,那才是最可怕的事情。


仅有练习,没有悟性,就很容易产生懒惰的心理。想当年杰克学习小提琴的时候,仅仅通过记忆手指在琴弦上的位置来练习歌曲,而辨音,歌曲的背后的故事,甚至乐理都还未接触到,每次练习的时候,自然是百般不情愿。


仅有练习,没有悟性,就很容易沦为形式主义。


同样也是学小提琴的故事,每天被规定要练2个小时,却对音乐本身没有思考。这么站立着的练习过程,对于小儿多动症的杰克,简直就是“度日如年”了,只能一边练习,一边在心里读秒,祈求时间快点儿过去。这样的练习效果,自然是可想而知。


针对重复又枯燥的工作,除了保持悟性,有另一个解决之道,杰克也深深记在脑里。在某次盘点的时候,对方会计云淡风轻地说了一句话:“财务部经常发生洗牌,目的就是为了缺了谁也不会乱”。


站在员工的角度,这是有益的,也是残酷的。这样一方面能让员工处于不断学习的过程中,也有机会经历整个流程。但是一方面,也导致了核心竞争力的丧失,因为员工随时处于可替代的地位。但是站在管理者的角度,这是对团队有利的,避免了老员工的惰性,同时也给了新员工的成长机会。


这种感触,在前阵子华为发起“春江水暖鸭先知,研发2000将士上前线”的时候,能够体会地更加深刻。


任总在研发将士出征大会上讲话


(二)放飞自我的会计科目


凭证乱,不仅仅是凭证摆放得乱,会计科目设置得比较放飞自我。


对于会计科目设置,可能是由于杰克业务不精,套路不深的原因,这也不能怪人家企业。我国的会计科目设置应当参照会计准则来设置,因此除了金融企业之外,基本一级、二级科目都大同小异。而IFRS并没有规定要设置统一的会计科目名称,杰克并不清楚,GAAP是否有这种规定呢?


(三)自行脑补的流程与文件


支持性文件主要靠脑补。首先是各项业务的审批流程方面,通常只会附上一份审批邮件的截图,做不到整个流程的可视化。因为电子邮件上并不会显示审批人、申请人的职位,对于我们外部审计来说,看上去简直就是一部悬疑推理片。


这样对比下来,杰克倒是觉得国内企业反而做得比较好,一般都会附上承办表之类,层层审批,这样整个逻辑链会非常清晰。不过另一方面,纸质版的签字文件,在时效性方面的确会差很多,很多支出都是需要领导签名审批,而领导通常都是很忙的,大量的时间在开会、出差等等。最后可能只是集中某一时间快速签掉一大批文件,大额的支出才过问一下。


这种稍显规范的财务审批流程,让杰克想起了华为人经常调侃的“电子流”。第一接触到这个词的时候,我还有点不理解:电子流动的方向…?为啥起了个这么抽象的名字呢?。


后来后知后觉才发现是“电子流程”的意思。看到一位前辈的博客,大到离职手续,小到手提换新,都是走电子流。杰克复制上来,给大家感受下。


神奇电子怎么流?


这位前辈提到:


我这个月换了电脑,这个过程我一共填了这些个办公电子流。 


1. 秘书MM先让我自选型号(今年我选了LENOVO X430,之前的是HP 2540P),然后秘书帮我填了“办公用品采购电子流”,权签人审批后进入采购流程。  


2. 20天左右电脑到货了,管设备的库房发邮件通知我去领电脑,为了将电脑从库房带出来再带进我的办公区,我填了“携物出门电子流”+“携物进门电子流”(是同一个电子流)。 


3.新电脑来了我又填写“办公设备维修电子流”,通知IT HELPDESK来装系统,并把老电脑的文件copy到新电脑。 


4.考完资料我又填一个“办公设备维修电子流”,让IT来格式化旧电脑。 


5. 旧电脑格式化后,填写“笔记本电脑转个人电子流”,选disposal to staff,领导审批后这台电脑才正式归我。


6. 旧电脑可以带回家的当天,填写“携物出门电子流”才能将电脑带出办公楼,并且由门口保安撕毁电脑上的资产标签。带回家另外装系统。 


7. 又过了几天,FA会计会发给我新电脑的资产编号,我要在“资产管理电子流”里面维护一下,确认这台资产目前的使用人是我,资产的所在地点是我这个办公楼的楼层,确保这台资产“可跟踪”。然后秘书MM打印了资产标签给我,贴在电脑上。 


8. 拿到资产编号后,再填写一个“卡证电子流”,办一张“笔记本出门卡”,平时带电脑出办公楼要给保安核对我出门卡和电脑上的资产标签一致。 


填了8个电子流,才完成了更换办公电脑,其实一点不繁琐,对于一个十七万人的“国际化大公司”来讲,各种闭环的电子流才实现了规范的流程,保证了资产的安全。(套话笔记本电脑转个人,你们感受下) 


PS. 如果旧电脑我不拿回家自用,我可以填“资产转移电子流”转给其他人用,或者“资产报废电子流”,报废后再填一个“资产退库电子流”将实物退到设备库房去。电子流,所有的环节和场景都已经考虑到了,小伙伴们也感受下。  


穿美国鞋,先削足适履


杰克认为,这样似乎能够解决“可视化”与“时效性”的问题。


但是为什么看起来这样好的一个制度,还是能听见很多华为人吐槽呢?


(偷偷告诉你,杰克经常逛华为心声论坛,还一集不落地追完了“枪林弹雨”系列)


以杰克所见,吐槽有两个原因,一个是“多”,一个是“僵”。多,证明他适用的场景多,甚至已经到了滥用的地步。僵,则有点无奈的感觉。我记得任总提过一句非常形象的话,穿美国鞋,先削足适履。


对于这么一个大企业来说,先僵化,后优化,再固化,也许是一种比较可行的哲学。


“电子流”不光能平衡“可视化”与“时效性”,还使共享服务、后援集中成为了可能。杰克最开始接触共享服务、后援集中这个概念,是因为在2015年ACCA举行的“全国就业力大比拼”比赛中,案例分析的对象,为“综合金融”著称的平安集团。其在2013、2014的年报里,大篇幅地描写了“后援集中平台”



平安集团2013年报节选


几年过去,不止是企业,现在四大会计师事务所,都走向了“共享服务中心”的模式,把一些重复性的,具有规模效应的,以及只涉及到简单判断的工作流程,都逐渐“外包”给了自家的共享服务中心。


的确,有了“共享服务中心”的存在,一些审计的流程会无比清晰,也把审计员从繁重而重复的劳动中解放了出来,更多投身于现场工作和分析工作。但是也许,这只是“僵化”的第一步;“优化”,则还有很大的结合空间。


很多项目的控制,底稿的编制,资料的共享,目前还是缺少可视化、标准化、一站式的指引。需要依赖合伙人、经理、项目组手动控制,需要大量的沟通成本。而这些成本,不得不转化成了审计人员的work load。因为对于专业服务人员,这些时间即是金钱,这些效率即是成本。


由此可见,无论是大型企业,还是四大会计师事务所,在“僵化、优化、固化”的路上,也是处于不断优化的阶段。换句话说,优化,也是需要不断投入成本的。


机器换财务:成本与市价孰低法


学过《企业会计准则第1号-存货》的胖友们都有印象,存货跌价准备,是以“成本与市价孰低法”为标准来判断的。对于“财务机器人将使大量财务、审计人员下岗、转型”的“震惊”,杰克认为“成本与市价孰低法” 也有异曲同工之妙。


“财务、审计”现时需要成本,“僵化、优化、固化”的财务机器人,也将需要到市面上采购。Which is Cheaper, or , when the machine will be cheaper than those?


归根结底,财务机器人,并不是拿来用“下岗”来气会计,审计这些人的。未来的财务领域,可以想象的到,如果和大数据,物联网结合起来,必定会是一片广阔的天空。


尽管当下的财务、审计工作充斥着令人无奈的重复劳动,但是任总那句“先僵化,后优化,再固化”还是一阵见血地指出了明路。


我们这些从业人员,只有在不断重复中优化,不断学习,才能在那片广阔天空降临时,抓住机会翱翔。


而如果审计一直在问会计:你什么时候给资料?会计只会一直问审计:你什么时候走。那相信等财务机器人来的时候,也会第一个对他们说:“你们,什么时候走?”


本文转载自:快跑杰克    作者: Jacky 。



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作者:佚名
来源:WESTARTIN浪潮