当一位员工的工作表现不佳时,主管直觉想到的是员工的问题,但有没有可能是工作的问题?

哈佛商学院教授奚蒙斯(Robert Simons)指出,一个职务所握有的资源,以及对应的责任,如果比例失衡,再优秀的员工也做不好,注定会以失败收场。是的,员工做不好,有可能是工作的错。

他在哈佛商学院实用知识网站(HBS Working Knowledge)上指出,现今的办公室里太常见,公司对员工的要求不断增加,但是要完成那些要求所需的资源,却没有跟着增加。

奚蒙斯形容:「很多员工能够掌控的只有一点点,但是他们的工作,却与公司营收成长和利润那样关键的事情,绑在一起。」设计不良的职务,会使员工深感挫折,最终疲累不振。

任何职务要成功,员工获得的资源与肩负的责任必须是平衡的。公司不妨透过以下四个问题,了解一个职务的设计是否正确:

1.出任这个职务的员工,手中握有哪些资源可以完成工作?所谓的「资源」包括,人力、预算、时间等。例如,若公司要求员工拉高营收到一亿美元,主管需要回答:「要给员工多少人力跟预算,才能达到这个目标?」

2.公司使用哪些标准,衡量这位员工的表现?他的职责为何?公司如何记录追踪他的表现?哪些因素会被用来决定他的工作表现是否成功?衡量标准可能包括,销售与营收目标、拿到几个专利,或者推出几样产品、顾客满意度等。

3.要达到目标,这位员工需要影响哪些人?他需要投入多少的时间与精力在跟其他人互动上,好让他人往需要的方向前进?

如果这个职务的工作内容,员工坐在自己的办公桌前就能完成,不太需要跟别人有什么互动,那么员工需要影响的人就不多;相对地,如果成功完成职责必须接触到许多人,那么员工需要影响的人就很多。

举例来说,在亚马逊网站担任主管,因为公司创新而且以客为尊,如果员工要找出让顾客开心的方法,例如加快出货的速度,就必须影响许多人,依赖其他同事的合作。

4.当这位员工寻求帮助时,能够获得多少?如果手中握有资源的人不愿意帮忙员工,他的工作保证做不好。

职务的内容越加越多,变得太过复杂,员工穷于应付,就容易模糊焦点,打乱事情的轻重缓急。奚蒙斯表示,一旦分析完一个职务后发现失衡,主管可以做的调整是增加资源,或者减低要求。

当一个职务出现问题时,需要采取的行动往往是将它简化,厘清员工「不应该」再继续做什么。简化指的可能是,员工要做一件事情,不需要再经过四个人同意;也可能是,不要再把员工加入公司的任何一个委员会了。

来源:EMBA杂志

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作者:佚名
来源:中外管理杂志