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作者:应芳萍,商务简报教练,PPT专业培训师。

编辑:丸子君


★ 本文整理自GHR云课堂,万人参与,五星好评


如何更好完成工作汇报,做出逻辑清晰的PPT,是众多职场人在实际工作中都会遇到的问题。


但现实的画风常常是这样的:


喝了很多星爸爸,汇报方案还是没思路.....

终于开始做PPT,写1页,改1页,写1页,改1页....

看着做完的PPT,总觉得哪里不对,然后推翻重来....



其实,工作汇报是有套路的,我们之所以觉得汇报难,是因为被这两个维度限制住了:一,思考的维度,二,制作的维度。


你只需要记住并熟练运用下面的『一句话公式,就可以突破上述局限,节省用来苦苦思考的时间,效率提升50%!


工作汇报一句话公式


要突破上面所说的两个极限,可以把工作汇报的内容分成两块:一,在工作汇报前应该思考哪些内容,二,如何快速呈现一个好PPT。


在此基础上,工作汇报可产生一句话的公式。简单来说就是:主体在多长时间内,向谁,用什么结构做工作汇报,以期达到他的汇报目的。


主体

时长

受众

目的

结构


公式包含五大要素,其中前四个要素都会影响到后面的工作汇报应该呈现怎样的结构,即汇报主体、汇报时长、汇报对象和汇报目的。先把四个要素理清楚,才能明确之后采用什么结构来组织工作汇报。



基本原则


工作汇报最主要的基本原则:“利他性原则”。


利他性听起来非常简单,包含两个要素,一个是他,另一个是利中国汉字中的『』完全包含了利他性原则,既要方便别人接也要方便别人看、别人拿,才可以称之为递。递身份证和机票还好,但如果在办公室递剪刀呢,是直接用尖对着别人还是手柄留给别人?这就是利他性原则。


利他性里面的『他』是听众吗?工作汇报中,从层级角度讲,会包含上级、平级,或者下属。无论给上级汇报工作,跟平级去沟通,还是给下属布置任务,都属于汇报的一种。


』——就是指工作汇报四要素中的『汇报对象』。


同样汇报内容,上级所关心的、平级所关心的,以及下属所关心的不会一致。


  • 一般来说,上级关心的内容多于同级和下属,可能出现的状况也多于同级和下属,处于不同项目和不同情境期望收到的汇报内容可有所取舍。

  • 如果是作为同级,无论从一个部门的同事还是跨部门的同级听取另外部门的汇报,则关心你汇报的内容到底跟我有什么关系,最好是把跟我有关的东西摘出来告诉我就好。

  • 如果是给下属去置工作任务,下属关心的跟同级类似,第一个是:要我干什么?第二个:标准是什么? 


汇报主体


主体分为两种,一种是为自己,第二种是为他人。


做PPT最幸福的就是为自己做PPT,自己讲自己做,按照自己的思维包括自己分析的受众,加以结合从而整理出自己思路。


做PPT最悲惨的就是为别人做PPT,很多时候不是在改PPT而是在推倒重来。如果真的是做一份给别人去讲的PPT,一个建议是无论简单还是复杂,一定先要跟对方提前达成共识,把框架列出来说明要涉及到具体的方面是否可行。


汇报时长


关于时长,时长对汇报结构会产生较大影响。


原则上时长不同,应该给出不同的汇报内容,可现实是什么样呢?举例来说,领导原计划给出40分钟来做工作汇报,可因突发情况,汇报必须压缩至20分钟。从40分钟到20分钟,缩短一半,怎么办?是快速把PPT过一遍,还是把前面讲得比较详细但后面匆匆结尾?



时长分为四种:


1、时间充分:讲整体,完完整整表述;

2、时间紧凑:选择重要章节、部分来讲;

3、时间紧张:挑选其中三个重点来讲;

4、电梯法则:完全没有时间仔细听汇报,用一句话或者用两句话来概括。如果领导只有电梯里的60秒,你只能讲一句话,讲什么?讲最重要的那个结论,最能够吸引的那个点,以便你的领导可以给你更多的时间听你汇报。



汇报目的


四要素最后一个,也是最重要的一个是汇报目的。



一般来说,工作汇报的目的会有三种:


1、理解型目的。工作成果的展示就是做了什么,没有做什么,未来即将做什么,这种可以都把它称为希望对方理解的内容,意思是不需要你做什么,只要听我讲就可以了,这是一种目的。


2、反馈型目的。比如说希望领导审批,希望领导给予建议或者是两个方案当中需要给出判断,这种称之为希望反馈型。


3、行动型目的。当我们去布置工作的时候,工作汇报的目的是希望对方马上行动,或者是旁部门需要协助的时候也是这种目的,需要对方马上行动,当你去请求一种资源支持的时候,其实你的内心也是有一种目的,就是希望领导尽快给你钱,给你人,这种时候也是希望对方以行动为目的。


三种不同的目的,目的越往下,作用越大,如果工作汇报永远只停留在第一层,以理解为目的,那么老实说在我看来跟Word一样,只要提交Word就可以了,完全没有必要做成PPT。 


三种不同的目的,所对应的工作汇报的结构也必将发生完全的改变。



一般来说结构会有四级:


1.0——主观结构

一般在工作汇报当中不太会出现。


2.0——客观结构

可分为区域、男女、大小、时间、属性,这个可把它称之为客观的存在。


3.0——模型结构

营销当中的4P,5W1E甚至是SWOT分析,都把它称为模型结构。


4.0——行动结构

当你的目的是希望对方行动,一定要注意用行动结构来做工作汇报,行动结构一般包括按照行动的主体、男女、时间、成本或价值来分。


下面一个案例来自于一家银行。银行一般会收集客户的满意度,就在门口放置客户满意度的调查,调查完以后汇总成资料。那么这个资料怎么来进行分类,才是最优化的效果?


1、分为好的和不好的,哪些是对我们银行满意的,哪些是对我们银行不满意的。

2、如果希望客户反馈意见,能够产生实效,就需要多做一步工作。很多人会在不满意里面再往下分,不满意里面我可以分为对硬件不满意,对软件不满意。


但是,如果把内容分类到这个层级,各个部门或者是责任人是否能够最准确理自己所属部分?


那如果你希望客户反映的马上能够产生实效或者是马上能够在银行当中进行推广,最有效的方法应该如何来分?


应该用行动结构来分。举例来说:


1、可以按照主体分,按照各个不同的部门来分类。

2、可以按照解决的时间分,在这不满意的建议里面有一些是很快花几分钟就能解决的,但也许有一个项目周期才能解决的,就知道有哪些比较容易,有哪些会比较难。

3、可以按照成本分,有一些改变是可以不花钱,有一些改变也许花大价钱的,根据价值,判断是否应该做或者放在那个阶段做。


通过这样分类可以快速排列优先次序。按照这个思路,对PPT内容进行改版,又会变成什么样子呢?一分二为,分成上下两个部分,第一个部分叫工作通道,第二部分叫所需支持,在所需支持部分,把内容完全拆分,把工作内容和所需要支持的部门以及立即需要支持的时间全部分列。


结构性思维


工作汇报中,很多时候大家还没想明白就随手做了,这会导致两种状况:


第一种:复制粘贴,就是把以前工作汇报的内容复制一遍;

第二种:填空,就是拿公司现有模板在标题的位置填空,在正文部分填空。


很多时候这种机械式做法会禁锢了思维,导致员工不去思考要针对谁讲,要花多长时间,以及最终要实现的目的是什么。


结论先行在PPT当中的应用


这个点大家用起来非常方便,但是并不代表它没有难度。当PPT的这一点改变的时候,它会引发一系列的改变。PPT一定要结论先行吗?不一定,写文章有总分、分总、总分总之说。


下列两种情况需要结论先行:


1、原因太复杂

2、时间不够


这两种状况需要大家不仅在做PPT时,而且在沟通时都要结论先行。跟别人沟通的时候,一旦出现别人问你或者你问别人:你到底想说什么,就是问你的结论是什么。这种情况下要做的就是——告诉对方你的结论。


结论先行在PPT里会有两种应用:


1、单页应用


单页PPT的结论先行,也称为大字报型PPT。很多人看到大字报型PPT的样式觉得很眼熟,其实工作汇报中大字报型PPT非常多,原因是模板中一般标题较大,正文相对较小,所以做出来的PPT长得都很像大字报。但大字报型PPT的要求有明确的规定,当标题和结论一致,才能把这个内容称为大字报型的PPT。



当在PPT页面输入一个直观结论时,这个页面所有内容都会为结论去服务。


如果不围绕一个结论服务,会导致内容变得多而杂,思路也会变得混乱,因为不知道单页PPT想表达什么。


所以无论是文字页面的PPT还是图表页面的PPT,请大家去遵循一个道理,先找出单页PPT的结论是什么,当我们把结论代替原有的标题,内容会发生改变。


2、多页应用


当一个PPT的内容比较复杂,或者是页数比较多的状况之下,一般建议多加一页总述页,在总述页中把后面的内容先做一个提炼和概括,继而描述具体内容。



这里有一个淘宝大学的真实案例,页数比较多,这里面用了第二部分,淘代销的基本流程,把它称之为分目录


我们看到,所有页面标题都被章节的名称《淘代销的基本流程》代替了,这是一个非常危险的事情。



PPT的标题,就像是一份报纸的头版头条,这是PPT最重要的一个位置,不能把报纸头版头条让给章节目录,不能李代桃僵


上述PPT如何修改?


修改时,可在PPT中先多增加一页总述页,主要用于概括下边的这些步骤怎么完成。


因为流程步骤比较复杂,第一步第二步,第二步里面还有一二三,第三步里面还有一些步骤,所以应该先用一页把这个内容讲清楚。


首先表明这7页PPT当中想讲的是三个步骤,第一个叫挑选,第二个叫认领,第三个叫发布,那么在认领当中他还有三步,在发布当中他还有四步,通过这样的方式让大家先明确他所涉及的内容然后再来讲挑选、认领和发布。


总结


结论一:


无论如何修改PPT,永远遵循的一个原则是——利他性原则。无论是调整内容还是用结论先行,其实都为了这个目的,利他性一般保证两个点,第一个要保证大家看得见,第二个帮助别人能够看得懂


结论二:


工作汇报有一个非常大的基准点叫解决问题,推进工作进度,PPT不管做得多美化,多漂亮,首先一定要把事情讲清楚。而结论先行是一种有效的呈现方式!

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作者:佚名
来源:环球人力资源智库