当职员需要费力实现工作目标时,问题也许不在职员身上——而可能是工作设置有问题。 

规划有误的工作让大多数尽心尽力的职员很难有成功的机会,哈佛商学院的工商管理Charles M. Williams教授Robert Simons说,这也造成了现如今职场中普遍的心烦焦虑和疲惫不堪。 

 “如今的工作对于职员的期待值太高了,但他们在工作中可用资源却没有相应改变,”Simons说,“因此职员对自己的工作会有更多压力,这些压力是因为受到来自各方的施压,却没有得到需要的帮助。” 

而对管理人员来说,他们不太理解普通职员的困扰。因此Simons创造了一个解决方案:一个免费的网络职业设置的最优模型。通过它,公司可以挖掘到特殊工种的要求,并以此来测试职员是否尽到职责、是否有获得组织支持。

正如Simons所说,想要完成工作,可用资源和工作职责需要相互平衡。对于学过经济学课程的人来说,这是一个真实又简单的“供需”原理,“但我们从未想过,供需关系也适用于职业设置。” 

 “在现如今的许多公司里,职员们的应负责任比可用资源和管理范畴多得多,”Simon说,“职员能够控制的只是工作的一个小方面,而责任却是收入增长和盈利率。因此,那些缺失的是他们为了达到目标所必需的帮助与支持。”

 当用Simons创造的职业设置最优模型时,会评估以下几个方面: 

1. 此职位的员工为了完成一项工作需要什么样的资源?

资源清单包括人力、预算和资产负债表。

“试想一下,假如你正在应聘,而招聘方希望你可以努力做到1亿美金的营收,”Simons解释道,“当被告知这些重要的目标时,你想知道的第一件事情就是你手中会有什么样的资源?你会疑问:自己有多少帮手?预算是多少?” 

2. 在评估职员表现时,会使用哪些标准?

这其中需要考虑:职员如何承担责任,如何追踪个人表现,和采用哪些因素去衡量是否成功?而评估方案会包含销售和收入目标,拥有的专利数和新发产品数,和顾客满意程度。 

3. 为了实现工作目标,职员需要再去游说哪些同事?

这涉及到职员需要投入多少精力去与人沟通和督促进程,他可能需要收集数据、发现新信息、或者尝试改变他人工作。

假如职员的工作是孤立的,那么需要游说同事的范围会变小。这意味着,职员可以整天坐在工位上做自己的事情,而不用和他人交流。然而,如果工作中必须接触很多人,那么为了达成目标,需要游说同事的范围会更大。 

一位身处顾客导向型的创新公司(像亚马逊)的经理,需要大范围游说(同事)能力,以此来发现如何让顾客更满意。单独的个体无法控制公司里的所有资源,因此需要说服同事,来更好地服务顾客。

4. 当职员向他人寻求帮助时,他们可以得到多少支持?

如果他人拒绝合作,这项工作必定会失败。

 “在一些组织当中,每个员工,无论男女,都只顾着自己,”Simon说,“因为你只为自己的业务负责,没有人愿意去帮助别人。当职员需要做很多事情—找产品创新点,花时间去游说他人,但如果他们没有同事们的帮助,这些任务注定不会成功。 

在很多组织中,领导者都需要尝试去营造一个互帮互助的工作氛围。这很难实现,因为这样的氛围意味着需要创造出一个职员们可以感知集体目的性,集体认同感和信赖他人并分享胜利成果的企业文化。

以上是一个关于最优模型的截图,向管理层们展示了他们可以如何提升职员的工作水平,比如增加可用资源和降低职位要求。 

亚马逊的创始人Jeff Bezos 曾明确说过,如果你不愿意帮助同事去满足顾客的需求,那么你也不会成功。“当职员承担了太多的要求时,你需要建立一个互相帮助的企业文化,”Simons说。 

而当领导人面临以上四个问题时,必须要诚实作答,才可以真正发现该如何补救工作上的问题。由于组织属性和工种存在差异,答案也各不相同,并且很大程度上取决于公司整体运行策略下的工作目标。 

这一优化模型工具允许用户做些调整,来让职位更有吸引力,比如提高可用资源和降低工作要求。通常,当工作无法继续施展时,重要的就是要简化它,并要清楚职员不需要做哪些事情。 

 “你常常会遇见那种把太多时间用在会议和计划模型上的员工。你不停地增加任务,而没有人会考虑到职员能量、记忆力减退和优先任务太多带来的实际成本,”Simons说,“假若工作真的太复杂,而如果职员并不需要向四个人报备才能继续工作的话,我们是否可以成功呢?我们可以让那个职员远离委员会吗?” 

解决问题的过程常常很困难,因为重新分配工作和资源意味着别人也会被影响。为了帮助解决这样的公平问题,这一职业优化模型可以用来同时比较两份不一样的工作。 

在一些情况下,领导者会发现资源会被浪费,因为有的职员手中的资源太多了。而这些资源大可被分配给别人,并且使用地更合理。同时,领导者也可以要求这样的职员做更多的事情。 

Simons还在Google公司做了一个有关不同职业角色的研究,结果显示,销售和营销人员负担过重,而对于软件工程师的要求相对较轻。“职业优化模型可以帮助我们洞察每一个工种并努力做出改变,”Simons说。

为什么工作这么难

在开发这一个网络职业模型之前,Simons和他的MBA及执行教育的学生们曾经用纸模型来分析职业工种。而课堂上近三分之一的主管也开始明白,公司里的所有角色和职位都没有足够的支持来实现工作目标。 

 “ 和主管们一起做这项研究工作很有趣,因为你会看到他们脑子里的闪光点。很多人告诉我,‘现在我明白为什么那项工作很难了,’”Simons说,“这些模型都重新阐述了工作困难这一问题。” 

在要求职员全心全意聚焦于顾客时,主管们也知道好的员工会选择那些肯为他们投入资源,帮助他们完成目标的组织。“ 在高度激烈的竞争环境下,你越想要做到为顾客服务,”Simons说,“你就越需要给予员工帮助他们实现成功的利器。”

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作者:佚名
来源:中外管理杂志