德鲁克认为,最能鉴别人与人之间能力高低的关键因素,或许就是能否珍视时间,做好时间管理,就是让时间倍增。

01.

德鲁克曾经说过,想要有效管理时间,可通过4步骤达成:首要记录和分析自己每天的时间支配情形,找出浪费时间的元凶,然后集中时间做最重要的事。

Step1: 详细记录时间运用情形

德鲁克建议,欲致成效的第一步,就是记录自己真实的时间运用情形。一旦形诸文字,就可以发现自己把时间用在许多枝微末节的事情上。

唯有通过切实记录,并且反复地反省和思考究竟自己的时间如何支配,进而重新思索和安排自己的行程。

Step2: 系统化管理时间

完成记录之后,就需要进行系统化时间管理, 必须从记录中找出无生产力的活动,并且尽可能避免。

如果一项活动或某一个事项对于自己毫无贡献或可有可无,频繁参加只会徒增困扰,你该学习说“不”。

Step3: 找出完整的时间区块

无论是记录和分析时间,或是排除不重要的活动与浪费时间的因素,都是为了腾出时间做重要的事情。

有效地控制自己的时间,不但需要连续记录日志、定期分析,而且还得为重要的事情设定完成的最后期限,以了解时间是否在掌控的范围内。

Step4: 重要的事最优先,一次只做一件事

德鲁克认为,获得效能的秘诀,就是“专注”。一次只做一件事,意味着迅速完成任务,越能集中时间、心力和资源,实际完成的任务就越多、越多元。

执行的时候,决定事情该做与否,需要的不是分析,而是勇气,需要的是专心致力和决心。德鲁克的这种切实记录并加以诊断的方式,其实是向小学老师爱莎小姐学来的。

为了鼓励德鲁克把字写端正,爱莎小姐要德鲁克每个星期都要写下自己的学习记录,并且写下自己希望做到的,以及实际学习的情形。结果,这个方式,影响了德鲁克的一生。

除了在时间管理上可以看出爱莎小姐的影响之外,德鲁克也曾在《自我管理》一文中,提及自己是如何利用这种 “回馈分析法” 来发掘自己的长处。

德鲁克还指出,每当他要做出重大决策或采取重要行动时,都会事先写下自己所预期的结果,待9~12月之后,再以实际成果与当初的预期相比较。

这个方法,只要二、三年间,就能分析知道那里可以突显自己的长处,哪一方面有待加强,更重要的是,“ 回馈分析法 ” 可用来改正不良的习惯。在发掘长处的同时,还可以知道哪些事是不该做的,而且可以尽量避免。

德鲁克的“回馈分析法”可以告诉我们,只要我们开始记录自己的行为,分析自己的时间,做真正重要的事,而且有说“不”的勇气,就能管理好时间。

时间是最稀有的资源,除非能够管理时间,否则无法管好任何事。

02.

朋友A,一个优秀的律师,拥有自己的律师事务所。大家知道,律师这个行业要学习和处理的事项很多,同样需要应酬和参加交际的地方也很多。

对于朋友A而言,他的时间安排没有一摊接一摊的应酬交际,也不讲求得随机应变、机动调整,而是强调简单、效率和持之以恒。

乍看之下,这样的时间安排观似乎刻板而无趣,但其实正突显朋友A对事情专注的态度、执行的决心。

朋友A喜欢早起和跑步,这个在朋友圈里众人皆知。但令人佩服的不只是他以跑步来养生,而是自他大学毕业开始工作以来,无论是刮风下雨、腰酸头疼,甚至去出差或出国旅游,他都坚持每天跑5000米以上,从不间断。

对于朋友A来说,跑步不仅仅是是为了锻炼身体,还可以锻炼心智,培养自己的自控力。他坚信,任何的事情就如跑步一样,有一分锻炼,就会有一分收获。

换言之,如果能够不受外界任何影响,什么时候该做什么事就认真地做,锲而不舍地做,那么他花的时间必然会有代价,事情自然而然就能做好。

日复一日地早起、运动,朋友A一旦要做的事情,就专心地做、持续地做。而朋友A对生活时间上的坚持,也体现在他对工作和社交的态度上。

开始做律师助理的时候,朋友A开始做工作日志,记录每天的工作细节,记录遇到的人及联系方式,记录接触的案卷的关键点。律师助理的工作是很繁琐的,通过做工作日志,可以有效地记录工作细节。

案件一般都是有时效性的,记录可以更好地安排时间,对经常收到的应诉通知能够及时安排;能够知晓案件的答辩时效和举证期限;控制好与客户的签约时间及有效收集谈判材料。

记录好联系方式,可以增加相互之间的互动,扩大自己的人际网络。

接触案件,接触法官,出席法庭,参与辩论,参与项目运作,通过记录这些要点,并及时总结和推敲,提升效率,从一个案子可以掌握一类案件,从一个项目可以掌握一类项目,得到的是成长。

出席法庭的时候,认真记录开庭笔录和撰写结案报告,有时还大胆推演和分享相关细节给自己的同事和领导,通过输出完善自己的知识体系。

朋友A刚开始做执业律师的时候,曾和一位律师合伙人拜会一个大型的集团公司,洽谈此集团公司关于新项目投资涉及的法律事宜。

由于两人当时对于该集团的相关项目都不大了解,该集团的负责人对他们总是态度不好,两人在面谈的时候总会出现尴尬的场面。

为了得到该集团公司的认可,朋友A发奋请教一些专家学者,频繁到图书馆查阅资料,上网搜索相关文献和整理归纳。

结果三个月后,朋友A对项目相关信息了如指掌,跟该集团公司的负责人侃侃而谈,令该集团负责人和其他一些同事刮目相看,不久之后就顺利签约。

朋友A对于他不了解的或是异常的状况、问题,他会马上处理、追根究底,直到解决才肯罢休。要事第一,合理安排作息时间。

案件宗卷有问题的地方,只要朋友A觉得有问题,就会重新撰写和更正,直到他觉得已经修正合理为止。

因业绩出色,朋友A开办了一家律师事务所。刚开始的时候,因为经验不足,事务所实行的是“放羊式”管理,律师之间各自为政,效率低下。

朋友A通过记录公司的日常管理日志,结合精益管理的思想,花三个月的时间制定了律师事务所的管理制度和待办流程。聘请IT公司开发管理软件和使用CMS来管理客户,规范流程,并且纳入计算机管理,使事务所有规范可依循。

一般人觉得,像那么小的公司就开始正规管理,还花资金找IT公司开发企业管理软件,有点不可思议。一旦有了规则,可能琐碎的事情都要多花点时间走流程,似乎很麻烦且没有效率。

但是对于朋友A而言,就是靠这种任何问题都不放过、一定要从最根本最合理化的精神,才能把企业经营做到尽善尽美、彻底杜绝日后的问题。

朋友A觉得,有些事情纵然不能一蹴而就,如果觉得大方向是正确、有利的,就算花上5年、10年的时间,他也会锲而不舍地完成。因为他觉得,时间管理的理念可以应用到公司的运营方面。 

管理没有秘诀,就看你肯不肯努力下功夫。

朋友A的律师事务所,业务越做越大,已经在行业内小有名气。

在朋友A的眼中,无论是时间的管理还是企业的经营,本质其实很简单。所谓大道至简,坚持去做,不论遇到什么困难都不改变,专注地奉献投入多少心力,就会得到多少回馈。虽不华丽,却具有莫大的力量。

人的生命和精力都有限,必须全神贯注,持之以恒,方可如愿以偿。

作者简介:风信子逸轩,简书作者、Linkedin 中国专栏作家

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文章所涉及判断和结论为作者个人观点,并不代表经理人分享立场。