曾经一部电影《电子情书》让福克斯与凯莉两位陌生男女萌生情愫，情定网络。e-mail 随之风靡社交世界，犹如今天的Facebook。而美国人的生活中又多了一项日常必备：咖啡与邮件。

人类的文明发展历史其实就是信息交流的时光轴。原始社会声音共鸣，古国图画文字传承；驿站快马使者携信，贝尔电话千里传音。

年轻人说：“给我一部手机，一个wifi的信号，就能连接世界”。邮件就有这样的功能和价值。

互联网时代的发展日新月异，速度飞快，人们追求更加高效的交流工具。中国用户更是直接跨越到了即时通讯。那么老牌邮件还有存在的价值吗？很多人难以理解欧美社交中的邮件文化。数据显示，短信、社交平台、邮件三者的使用占比，国内外迥然不同。

如果说1996年美国已经开始全面互联网普及，邮件不仅是工作方式更是一种习惯和文化，智能设备和通信服务让邮件的更加便捷。也许欧美的起步快参考价值不高，那我们来对比下老邻居日本的情况。

1999年2月，日本国内推出i-mode服务，1年半的时间里发展了1400万用户，电子邮件占了业务量的三分之一。

2000年，中国移动推出“移动梦网”，废除了包月制收费，确立了的短信的收费方式，短信业务开始爆发性增长。

移动和联通达成短信互通协议后，中日人民在短信和邮件的道路上越走越远，已形成的使用习惯是无法改变的，直到移动互联网崭露头角的今天，才分别由微信和Line松动了短信和邮件在两个国家中的统治地位。

直到今天我们的即时通讯依旧以QQ、微信为主导，而这也是时代潮流阶段性导致的。邮件却仿佛成了附属品，如果没有特殊情况是不会轻易使用的。

互联网企业职场工作中很多员工对邮件的使用非常不顺手，经常出错不说，难以形成良好的check习惯才让企业为之头疼。

电子邮件是作为供信息交换的通信方式，通过网络的电子邮件系统让用户以最低廉的价格（发往世界，只需网费）、雷霆之速（几秒钟之内便可以送达），与世界上任何一个网络用户联系。电子邮件可以是文字、图像、声音等多种形式。同时，用户可以得到大量免费的新闻、专题邮件，并实现轻松的信息搜索，极大地方便了人与人之间的沟通与交流。

邮件的使用更加尊重人的选择权利，是否回复、回复内容、何时回复都交由用户决定；而且遵循了法律体系下的证据留存理念。

我们再从字面翻译，e-mail 中 mail 就是信的含义，而参照中国深厚的造字文化来看，“信”=“人言”。互联网企业已经逐步形成了以企业邮件为交流方式的标准，其商务属性更适合今天的职场工作。

那么邮件使用到底在互联网企业职场工作中扮演什么样的角色呢？让我们一起来解决那些痛点，让员工形成良好的邮件使用习惯和优秀的收发编写能力。

1. 时间尊重与内容高效

邮件的使用一直存在误区，只有工作时间才可以收发。美国大部分公共机构和私人单位都会及时回复邮件，对于大部分不需要紧急处理的事情，邮件体现了对别人时间的尊重，这是最佳的时间管理方法。

邮件的内容更突出核心重点，更全面，更有官方话语权。往往在邮件中不仅包含了正文内容，附件补充让收件用户体验达到最佳。观察后不难发现，欧美用户往往在短信使用的方式上和我们有很大区别，一句一句的发，甚至一个表情都是单独的信息发送，如果遇上年会通告或者会议纪要，恐怕20条信息都拿不下来。邮件的内容高效性是其他即时通讯无法比拟的。

邮件自身的群发属性和功能菜单决定了起商务工作中的价值。很多企业合同的签订甚至直接在邮件中直接确定，减免了会面成本，这样的案例非常多。

邮件的使用者可以根据工作的任务重要性安排主次，对提升工作效率起到了非常好的作用，贴合了互联网企业工作的KPI结果导向考核机制。

2. 历史记录的“可追溯”性

为什么使用邮件可以让工作效率提升呢？我们都知道信息的交互存在记录，邮件的使用更好的保存了每一项工作计划的进度，让历史记录可追溯，形成每个员工的档案数据库。可以完整的了解团队在合作中的明确分工和任务进展情况，实时反馈的效果也更强。

企业邮箱开通后基本能够保存5年以内的各种类型邮件内容，其附件和沟通情况一览无余，“备份”能力更强。

3. 证据留存与免责机制

其实邮件的使用除了记录存档的功能外，更多的情况下是证据留存的有效保障。当工作对接和项目实施中出现问题，对涉及的部门和岗位人员进行问责时，邮件中的收件用户和抄送用户都需要承担责任，这不仅是邮件的历史情境再现，更是对每一个邮件接收者的监督和警示。邮件的这一项功能属性是即时通讯无法实现的，它包含的是组织架构的管理本源。 

4. 企业社交属性

邮件本身就是通讯工具的一种。无论是工作还是生活，它都能具备社交的功能。电影《火星救援》中美国宇航员马克·沃特尼在火星努力寻找可以实现通讯的设备进行信息交互。网络的区域法律管理制度，每个国家都有自己的实施标准。即时通讯和社交平台也因此出现了繁荣的竞争状态，但是邮件却能超脱框架，一个“@”和准确的地址就能实现信息的交互。也是因为这个原因，欧美更加流行邮件的收发。

5. 超强搜索和监督职能

每一封邮件的收发都是重要的信息保存。通过邮件系统自身的搜索功能，关键的提取可以便捷的在时间跨度中寻找历史事件和工作。

邮件发布的内容受到每一个收件用户的监督和审阅，即使“撤销发送”也需要重新补发并且对实务操作进行致歉。邮件的内容编辑需要注意仔细查看，因为你面对的是所有涉及部门和人员的对接，抄送中难免不会缺漏和事物。

邮件的使用对于互联网企业工作来说至关重要，它体现了职场工作的专业。

PS 干货分享，职场工作中邮件的书写标准        

（图为QQ邮件发送的使用界面）

1. 邮件类型选择：不同时期与不同功能需要用户选择，一般默认为普通邮件来进行编辑。

2. 收件人：收件人地址一定要准确，否则会提示查无此邮箱的情况出现。收件人的顺序也需要仔细斟酌。

3. 发送三兄弟：

   抄送同时将这一封邮件发送给其他联系人；
   密送：同时将这一封邮件发送给其他联系人，但收件人及密送人不会看到密送人；
   分别发送：会对多个人一对一发送。但每个人将收到单独发送给她的邮件；

   这三者的最大局别就在于是否允许收件人看到这封邮件还发送给了谁。

4. 主题：对于主题不同的邮件发送会有其标准格式，但核心在于简洁准确、突出重点，让收件用户在右下角的提示中一目了然的看懂邮件主题内容，也便于在日后工作中进行关键词搜索和历史查询。

5. 工具栏使用：附件、图片等根据正文内容的需要进行添加，并且需要在解释说明中备注附件的名称和对应的解释项目。

6. 正文内容：邮件的内容格式参考书信格式最佳，称呼、问候语、正文、结语、祝语、具名和日期。

7. 签名：统一标准又各具特色的签名构成了企业邮件的特殊性。

   最后：我叫面试官再重点提示邮件的发送一定要慎重！慎重！

作者：我叫面试官   正在撰写《互联网企业职场痛点：选择与抗压》简介：互联网企业猎头顾问、HR面试官 （原创）（首发）（只在经理人分享投稿）

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