Managershare：无效的会能不开就不开，能逃就逃。

转眼假期就结束。上班伊始，免不了又有一堆会议等着你。但是对于大部分人和大部分团队来说，开会往往是一天中最没有产出的部分，频繁的会议还会让人反感，丧失斗志。那么一次会议应该怎样才能避免变成一次次糟糕的会议呢？

对于我们大部分人和大部分的团队来说，开会往往是一天中最没有产出的部分。即便如此，还是有许多人被困在各式各样的会议中。开会文化滋生出更多的会议，不断向下循环，让人们毫无作为、斗志全失。

作为前谷歌日历的产品经理，我看到过许多人处理会议的方法；而现在作为谷歌风投的一位合伙人，我直接与100多家创业公司接触；我甚至教过别人怎样把会别开得那么糟糕。阅“会”无数之后，我来给出几条建议吧！

1、别开“签到会”

好吧，你肯定经历过“让我们坐在一块，让每个人谈一下你们进度吧！”这种会议完全是浪费时间而且早就过时了——过去，经理们用这种方法来确保每个员工都在干活。

事实上，大部分的状态更新只是跟会上的一两个人有关系，而其他人都是在眼巴巴地等着轮到自己说话。这种方式完全可以用在线聊天工具，更小范围的对话和邮件来代替。

2、保持“一对一汇报”的神圣感

经理们每天都忙着开会，经常取消或者延后一对一的汇报时间。但是，一对一汇报才是你日常工作中最重要的部分：它们不是为你而生，而是为了你的员工而生的。

作为经理，你的工作就是作出决策、清除障碍，并且让员工们有价值感。保证一对一的汇报时间，能够让员工们感觉到他们被关注和尊重。

3、每次会议必须有一个主人

这个人应该负责表达这次会议的目的和日程，告诉大家谁是这次会上的决策人，并且安排后续工作、发送会议纪要等等。一个有意义的会议不应该出现“这是谁组织的？”这样的问题。

除此之外，还要提前告知大家会议的目的和日程是什么：谁来下决定？哪些人参会？毕竟，没有人愿意在一头雾水的情况下走进会议室。另外，还要鼓励员工用脚投票——让他们有权拒绝参加那些连目的、日程和负责人都不明确的会议。

4、你忙，不代表你重要

很多经理人觉得忙碌显得他们很重要，于是就疯狂地用会议把自己的日历填满。但是，你是一个经理人，不是一个职业参会者好吗？这种做法只会让你的团队找不到你。如果你不是必须参加这个会议，拒绝掉就是了。如果你没有被邀请参加某个会议，也不必觉得这是针对个人的；如果你觉得自己会对一个会议会产生贡献，就提前与组织者沟通。

5、给快速决策留出时间

如果需要迅速决策，就赶紧把决策者们组织起来。要建立一种快速反应的文化。不被繁琐的会议所困扰的另外一个优势就在于，你有许多时间可以处理此类紧急状况。

6、保持小范围会议

少于5个人的会议是理想的，研究显示，当一个会议参与人数多于7个时，开会效果就开始下降了。不是所有团队的人都要参加会议的，选出几个代表即可。如果你不知道怎么小范围地开会，那就重新思考一下你的会议目标是什么。当然，有些大范围的会议也是必不可少的，在这种会议之前，要明确发言人是谁，并且留出足够的问答时间。

7、考虑到每个会议的机会成本

这个会议会化掉公司多少钱？比如，一个16个人参与的2小时会议会化掉32人时的成本，这接近一个人一周的工作时间了。这次会议要比一个员工在一周之内做的工作更重要吗？你需要找到合适的方法，来提醒每个人一场会议可能消耗的成本。

8、别把别人的时间不当时间

好好想想开会要占用你的团队多少时间。借用别人的一个小时其实和向邻居借一把梯子一样。要礼貌地询问，在十分必要的时候才去借，还给别人的时候还要说“谢谢”。

不要试图组织一场超过60分钟的会议，把30分钟定为一个标准，你会发现自己有多高效。反过来，如果你是一个参会者，就不要碰手机和电脑，以示尊重。

9、可以不赞同，但是会执行

经理的存在就是解决分歧的。如果人们不能就一件事达成一致，那么就要迅速找到那个可以下决定的人。在健康的组织里，人们可以不赞同，但是会执行最后的决定。

10、结束了，那就是结束了

你还记不记得有多少次会上的人说，“好，现在我们还有20分钟的时间，让我们再说点什么？”这太荒谬了。如果你比平时早到家15分钟，你会一直坐在车里把这15分钟用掉吗？如果你提前达到了会议目标，那恭喜你做得好！赶紧结束会议，让其他人忙自己的工作吧。

11、让一切重新开始

有时候最好的方法就是摆脱会议这一负债，让一切重新开始。我参与的一家创新企业就采用了这个做法，从1月1日开始，他们把每周的固定会议取消了，除非一项会议是必须的，并且有明确的主持人和真正相关的参会者，它才会被重新开始执行。

而结果让每个人都惊讶。过去，每周的“状态更新”会议要持续3~4个小时，现在已经完全没有了，取而代之的是一些更小型、更快速的会议。这家公司省下了几千个小时的员工时间，而现在这些时间终于可以用在该用的地方了——工作！

来源 ：Google Venture Library

文：Ken Norton    谷歌风投产品合伙人

编译：刘婕