西装领带,一本正经地向客户/同事汇报你的工作,这种现象正逐渐过时,正式场合下的工作汇报越来越少,但你仍然需要通过某种方式(白板、书面、口头等)来表达自己的观点。来看看麦肯锡如何通过有效的汇报与沟通技巧来传达自己的观点并获得听众的认可。

如何系统化地组织你的汇报:

1、把汇报系统化。

汇报想取得成功,必须让听众按照清晰、简便的步骤,顺着你的逻辑听下去。你的汇报,是你思维过程的反映。具体方法可参见《金字塔原理:思考与表达的逻辑》。

然而,即使是结构最好、逻辑性最强的建议,仍需要证据的支持。因此,你还需要用沟通去展示你的分析。

2、电梯法则。

很多时候,你的时间并不多。要全面了解你的解决方案(或你的产品或事务),这样你才能在上下电梯30秒内向客户做出清晰而准确的解释。如果能通过“电梯测试”,那么,凭借着你对自己当前工作的理解,就足以推销出自己的解决方案。

3、大道至简:一图一事。

图表越复杂,传递信息的效果就越差。图表所要表达的意思应一目了然,无论需要什么工具,用它来实现这一点。如果你想用同一张图表来表达多种意思,那就每种意思都重画一张,在每张图上突出相关的信息。

如今,人们用来汇报的已经不仅仅是图表,也可以是三维模型,产品样本或网页。无论采取什么形式,不错的视觉辅助材料,可以产生惊人的沟通效果,你的汇报对象越明白的观点,就越容易接受你的观点。

如何获得客户的认可?

汇报的目的是让对方接受或认可,从而按照建议行事,这里介绍麦肯锡的两种途径:事先沟通和量体裁衣。

1、事先沟通。

优秀的商务汇报,应有出乎听众意料的内容。在向大家正式汇报前,与所有决策人沟通沟通你的分析结果。这样做的好处:

A、你的解决方案不会受到出其不意的强烈反对。这种做法,有助于那些需要批准或执行解决方案的相关人员达成共识,从而支持你的方案。

B、让你有机会根据组织内的各方关系对方案进行调整。

C、还可以让你对自己的分析结果进行实地检验。

这样做的结果,将使你的方案更可能获得批准和执行。

2、量体裁衣。

就是无论汇报对象有谁,都要根据不同的对象调整自己的汇报。即使对方和你是同事,他们也未必和你一样了解讨论的主题和相关知识。无论是正式还是非正式、大规模汇报会还是亲密的讨论,文本、ppt还是视听形式等,你最好事前了解他们的偏好和背景。

总结:

对于工作来讲,汇报是水到渠成的事情。系统的汇报,再加上不懈努力争取关键决策者的认可,你的建议或者成果更易于被接受。

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作者:佚名
来源:MBA智库