你可能觉得自己总是准备万全,临时抱佛脚不是你的风格。然而,无论你是多谨慎的人,总会遇上计划赶不上变化的情况,导致你到最后一分钟还在冲刺。
畅销书作者达姆(Kevin Daum)在公司杂志(Inc.)中,以自身经验分享了帮助他顺利度过最后关键时刻的诀窍:
1.深呼吸,放轻松。
越是焦急,越是要冷静下来。时间紧迫当然让人一心想快马加鞭,但是若因此而出了纰漏,反而可能拖累进度。更何况,这不是你一个人努力就行了,而是所有成员都得站在同一阵线。
因此,应订定一个固定的团队会议时间,让相关人员齐聚一堂,一同规划出确实可行的计画。此外,也要确保他们对当前的工作负起当责。
2.别心软,当断则断。
追求完美,不如在能力范围内尽善尽美。因为人力与资源有限,你要很实际地去评估每个相关事项的重要性,把次要、非必要的挑出来,得舍弃的就舍弃。随著工作推进,一次次的评估,越是接近终点线,越是要去芜存菁。
3.列出待办清单。
在倒数计时的慌乱当中,工作清单让你更容易确认进度,以防有所遗漏。以达姆来说,待办清单不只协助他确认进度,也让他能注意到哪些部分遭遇了瓶颈,以便随时按现况调整做法,以达到最高效率。
4.该求救就求救。
达成任务是第一要件,所以陷入困境时,别硬是孤军奋战,或觉得拉不下脸。快向外求援吧!要注意的是,小心你找来的确实是帮手,而非扯后腿的,否则反而弄巧成拙。
5.每个小时整队一次。
这里所谓的整队,是指其它人向你报告进度,目的是确认当下状况,若有任何问题便能实时排除。因此,进度报告可以很明快,成员可以透过简讯或电子邮件简短表示一切顺利,或需要什么援助。
6.保持友好,彼此感恩。
赶进度时,每个人都象是压力锅,身为领导人的你,必须让团队成员有一个自由发泄的安全空间。即使是在百忙之中,也要想办法让大家能够放轻松,开怀大笑。
此外,忙中难免有错,此时领导人必须建立包容的文化,创造一个成员觉得能够安心承认失败的环境。当团队成员相信你会包容他们的过错,而你相信他们会坦诚时,包容的文化就会成为互信的文化。
既然突发事件难以避免,总会遇到得忙到最后一刻的情况,何不以更有智能的方式应对?
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作者:EMBA杂志编辑部
来源:EMBA杂志