Managershare:要让多功能幻灯片真正发挥作用,使用者需要具备一定的驾驭力,而这种能力我们大多数人永远无法企及。

“你总想表现自己,但他们对你说,找点正经事干吧。”我收到的一封PowerPoint卡拉OK派对的邀请函这样写道。作为一个有两年经验的银行分析师,我的工作很正经。但我没有唱歌的好嗓子,所以“PowerPoint”和“卡拉OK”这两个词都触发了我内心的一阵焦虑。

2009年年初,这场派对在布鲁克林某间地下公寓举行。幸运的是,大家的耳朵在当晚的活动中躲过了一劫——因为参与者并不是去唱歌,而是配合他们从未见过的幻灯片,轮流作即兴演讲。这类比赛也被称为“Battledecks”,在哈佛商学院(Harvard Business School)叫“商业演讲比赛”(Business Speaking Contest)。

在那个卡拉OK之夜,五花八门的演讲和阵阵哄堂大笑彰显了幻灯片软件的多种功能:独立文档、演讲材料、推销手段等等。尽管这些功能相对独立,但人们往往期待一个单独的PPT文档能集多种功能于一身。当它没能满足我们的预期时,我们往往会归咎于软件,而不是我们自己不恰当的期待。

不过,你在任何一间会议室都能找到PPT泛滥使用的受害者。某位倒霉蛋同事照本宣科地念着一张又一张幻灯片,好像幼儿园老师给小孩讲故事一样,而所有被困在会议室的人把弄着一杯凉咖啡,想找点乐子,可还是百无聊赖。大家把手机藏在桌面下方一两英寸的地方,偶尔会撇上一眼。

紧锁的眉头传递出一个讯息:“没认真听讲,真是对不住了。但鉴于这封让我心烦的意外邮件,我可能不得不离开这儿,去处理一些重要的事。”在人际交往上,这是个可行的借口,使你可以偷偷跑到旅游网站TripAdvisor上,规划下个假期该怎么过。

然而,如果只为这一点就对PPT提出批评,那说明你在Youtube上看过的TED演讲还不够多。借助PPT(或几乎任何一款演讲软件),你都可以打造出一场引人入胜的演讲。

在多数情况下,演讲惨败是因为演讲者不去设法讲故事,而是沦为了纯粹的数据传声筒。荷兰表演培训咨询公司Vanafnul的演讲技能培训师约翰•劳夫罗耶(John Rouvroye)警告称:“这就像大声朗读一本电话簿,生怕会漏掉哪处地址一样。演讲者真的应该意识到,演讲的真谛在于讲故事,而不是分享事实和数字。如果仅有事实和数字,还不如写本书,或发一封邮件。”

反过来说,在PPT中放入太多叙述性的文字,做出来的东西可能也更适于发电子邮件,而非面对面的演讲。派对上一个题为《详尽的投诉:你的旅馆是个非常差劲的旅馆》的演讲是一个突出的例子。它讲述了一件(真)事儿——两名旅客预定的房间被别人住了,他们遭到十分无礼的对待。很快,演讲者就“不得不用很长时间才能让笑声停下来,好说‘下一张幻灯片’”。

其中一张幻灯片巧妙强调了旅馆夜班职员迈克的话:“我们的客人多数都不是凌晨两点钟抵达的。”迈克职业发展的轨迹也通过简洁的线条展示了出来(注意:那条线是往下走的)。

派对上有群经验丰富的演讲者,他们总是尽力避免制作那种多功能的幻灯片,因为这类幻灯片在讲故事的同时,给了演讲者长篇大论的空间。这群富有经验的演讲者被称作“顾问”。有人自豪地向我保证,顾问的幻灯片仅用标题就能组成一段连贯的故事。

这大概就是我最喜欢的另一份内容完备的PPT文档让人着迷的原因。这套幻灯片由管理咨询公司贝恩(Bain & Company)制作,以轻松活泼的方式,指导你如何有条不紊地准备感恩节的假期(演讲集中提了五点建议:一是“化繁为简”,二是“发挥宾客之能”……)。即便是匆匆浏览一遍,你也会觉得它是独立而完整的。

显然,要让多功能幻灯片真正发挥作用,使用者需要具备一定的驾驭力,而这种能力我们大多数人永远无法企及。考虑到这一点,建议大家在使用这类幻灯片上要谨慎。

下次演讲时,先弄清楚演讲的目的是什么。在决定采用何种方式后,就不要轻易改变。不要用那种对自己和观众来说存在风险的幻灯片——除非你的同事们愿意花点时间在会议室里规划他们的假期。

本文作者是FT.com新项目负责人。

译者/倏尘

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作者:莉萨•波拉克
来源:FT中文网