这10 件事情，不如留到「零碎时间」再做更有效率！

等人的5分钟、在捷运上的10分钟、讲座课程之间的下课、工作安排中穿插的缓冲、每天早起出门前的一段时间，还有各种事情提早开始与提早结束中产生的空档，我们每天的工作与生活中其实充满了「没事做的时间」，而如何善用这些零碎时间就是时间管理的关键。

要怎么善用？首先我们要知道零碎时间又能分成两种：第一种是「固定空档」，我每天早起后到开始准备出门之间有30分钟的空档，只要我能六点起床就一定能空出这段时间；又或者我每天上下班通勤时间也是固定的空档，等车与搭车时间不会有太大改变。把一些短时间可以完成的常态任务固定在这些常态空档里 ​​面做，以免干扰正式工作时的效率与节奏。

第二种则是「意外空档」，有时候要等的人迟到，有时候会议提早结束了，这些临时的小惊喜（是的，有人迟到换个角度想，我就多出了一些自己的小时间）都是我们可以好好利用的宝贵时间。但因为太意外，因此无法事先安排常态任务，于是有时候就可以把一些「紧急」琐事预留在这些空档做。没错！我说的是「紧急」琐事，因为这些意外空档其实每天都可能发生。

把那些不需要在正式工作时间做，或者会影响重要工作进度的事情，「留到」每天的零碎时间上做，因为你一定会有零碎时间，「常态琐事」就留在固定空档每天重复做，「紧急琐事」就留在意外空档抓紧时间处理。

幸好我们现在不少朋友手上都有一台行动装置，你可以用智慧型手机、平板，或随身的小笔电在短时间内完成这些任务。

这样一天就有更多时间可以运用，不过前提即今天的主题：我们必须学会把一些事情从正式工作上移出，留待零碎时间再做。

• 第一件事：看重点新闻

我自己是这样的，如果我坐上办公桌后的第一件事情是上网浏览新闻、看最新情报的话，一定会不知不觉耗费掉开头一个小时的工作时间，因为「新闻是看不完的」，而且网路会让我们透过一个连结一个连结的陷入知识的探索中。

这件事情并非不好，只是我在不对的时间做。

所以现在我都要求自己只能在零碎时间看新闻，「收集情报」对我来说是重要的每日例行任务，但这是为了可能的工作做准备，却非目前重要工作进度本身，所以不能在正式工作时间做，而要利用早起出门前、通勤时间来做。

幸好现在有智慧型手机，有「Flipboard」、「Zite」、「Feedly」这样的新闻阅读App，要在行动中看到重点新闻并非难事，甚至处理起来更有效率。而且在零碎时间看新闻还可以自然而然的限制看新闻时间，通勤等车10分钟一到我就不能看新闻了，所以我也会更加懂得抓住新闻重点来看。

• 第二件事：撰写草稿大纲

认识我的人都知道我的正职工作非常忙碌，所以很好奇我到底怎么常常还能有时间写部落格文章？这里的关键就是我要把「写一篇部落格文章」这件事情再切割成好几个小任务，其中有个任务就是「拟定大纲」、「撰写草稿」。

并且，我会在每天下班搭车（捷运、客运、火车）的路上做这件事情，通常通勤时间的捷运上网路也不通畅，所以我不会上网，而是拿出「Evernote」，开始想大纲打草稿。

虽然可能只有10～30分钟的时间，但足够了，让我回到家里坐到电脑前，就可以开始正式写文章，而不用再浪费正式时间去想要写什么。

• 第三件事：处理邮件

另外一个应该避免正式工作时间做的事情，就是打开你的电子邮件信箱，除非你的工作就是看信，要不然我相信你会有更重要的每日进度要完成，你应该先去做那些重要紧急的每日专案进度。

然后在工作的空档之间，我相信你一定每天都会有固定的工作空档，可能是工作一个小时后的休息时间，可能是中午吃完饭的午休时间，这时候再花个5分钟打开信箱去处理邮件。

邮件通常都是「要加一些额外任务给你」，但我们的正式、重要工作都还没完成就要两头忙去处理额外任务，那是不切实际且干扰效率的。会用邮件寄给你的额外任务通常也不是当下就要完成不可，因此利用零碎时间来处理邮件才是最好的工作流程安排。

• 第四件事：答覆朋友通讯

同样的道理，我们也没必要在工作时间，或者我们为自己设定的工作时间去处理朋友之间的聊天通讯，例如我每天晚上固定要空出来的写部落格时间。

反而等到有零碎时间时，尤其是意外的空档，例如会议稍微延后的5分钟，今天部落格提早写完剩下的10分钟，再打开即时通和社群去看朋友传送给你的讯息就好。

那些名之为即时讯息的内容，通常都不是本质上的即时讯息。

• 第五件事：安排日历行程

有些朋友也会习惯在正式的工作时间里，一开始就打开行事历准备安排工作，这也是一个可以「重新思考看看」的流程。照理说，一坐上办公桌就立刻知道要做什么，并且立刻开始工作才是最好的。

所以我会利用零碎时间来安排日历行程，只有打开手机上的行事历，重新安排工作不是什么难事。而且就像我前面说的，每天一定会有零碎时间，所以一定有时间可以安排行事历，不用担心没时间做，更不用在正式工作时间做。

而安排行事历最好的时间，对我来说是下班回家的路上，在高速公路客运上我就打开手机上的行事历，最好明天工作的行程安排。

• 第六件事：检视待办清单

同样的道理，你的To-Do List待办清单也是，不要在正式工作时间安排待办清单，那只是我们想要逃避工作的借口、手段而已！因为不想做正式工作、烦恼正式工作，所以用安排待办清单来「纾压」。

千万不要这样，相反的，一样把安排待办清单这件事情留到零碎时间做，像是工作完成后的空档，就是最好​​时机，可以拿出待办清单做一个顺序的微调。

• 第七件事：思考一些自己的事情

当然，零碎时间不一定要留给工作，也可以留给自己，如果生活上、人际上有什么烦恼的事情，我也会练习在正式工作时间先「暂时移开」他们，从脑中移出、从心里暂忘，记在笔记里。

然后等到零碎的空档，拿出笔记，重新思考自己的事情，把想法感觉写下来。

• 第八件事：整理工作环境

如果你想整理自己的办公室环境、书桌上杂乱的事物，那么也不是在正式工作时间做，不如留待那些「意外的空档」，花个10分钟再整理一下桌子。不要把整理当做你逃避正式工作的借口了。

• 第九件事：玩一些新玩意

看到好玩的手机游戏，看到有趣的新鲜App，看到有意思的网路文章，千万不要在正式工作时间分心，把这些东西留下来，稍后游玩或稍后阅读，因为你可以绝对的放心，每天你会有一堆零碎时间让你玩这些新玩意。

• 第十件事：听个音乐吧！

最后，当然我们不需要把零碎时间塞满要做的事情。

有时候，遇到意外的零碎时间，我们就放空一下，让自己的心纾缓一些，听个音乐或什么都不做，也是零碎时间很棒的利用。

欢迎大家一起来分享，你会把哪些事情留到零碎时间再做呢？

作者/ 异尘行者  本文原文在此。

图片来源/   Steve A Johnson via Flickr , CC Licensed